Приказ о представительских расходах: образец 2020

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

  • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
  • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
  • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
  • подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес – мероприятия.

когда и где было проведено мероприятие;.

Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики

Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п.

Ошибки при заполнении приказа

Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.

Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.

Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.

фактические затраты по каждой категории.

Положение об использовании денежных средств на представительские расходы

Положение об использовании денежных средств на представительские расходы определяет порядок расходования средств на представительские цели, связанные с деятельностью компании или предпринимателя, использование и отнесение их в установленном порядке на затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Это совсем другой документ, нежели приказ на проведение конкретного представительского мероприятия. В первом дают общие сведения: что отнесено к представительским расходам, а что не подходит под представительские затраты конкретного налогоплательщика в соответствии со статьей 264 НК РФ.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на представительские расходы со сметой и программой.

Приказ по организации о представительских расходах (пример)

Тип документа: Приказ

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 3,2 кб

Приказ работодателя об оплате при невыполнении норм труда неисполнении трудовых должностных обязанностей по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Составляем приказ о представительских расходах – образец

Приказ о представительских расходах – образец документа представлен на нашем портале – может потребоваться для подтверждения данного вида расходов. В чем заключается специфика составления соответствующего приказа?

удостоверить факт их обоснованности.

Оплата труда: от чего считать норматив

Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ .

Читайте также:  Как исправить в договоре ошибку

Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

  • начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
  • условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
  • все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование ( ст. 252 НК РФ ).

Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

А утверждает акт руководитель.

Спорные расходы

Важно понимать, что представительские расходы – это одни из самых спорных затрат предприятия. Налоговые инспекторы с большой неохотой признают их в составе налоговой базы. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, нужно все правильно оформить. Одним из документов, которые помогут обосновать такие расходы является приказ о представительских расходах организации.

Любые затраты, включаемые в состав расходов по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены. Конечно, конкретного перечня первичных документов, подтверждающих представительские расходы в законодательстве нет (п. 2 ст. 264 НК РФ). Однако на практике применяют ряд документов, составление которых обезопасит компанию или ИП при проверке. Один из них – приказ о представительских расходах (образец см. в конце статьи).

Что понимать под представительскими расходами? Это затраты предприятия, направленные на развитие отношений с партнерами. К ним относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

Вид расходовКомментарий
Расходы на официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации.К ним относятся затраты на ресторан, кафе или приобретение продуктов и приготовление угощения собственными силами встречающей организации.
Доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратноТолько в пределах населенного пункта (оплата авиаперелетов в такие расходы не включается).
Буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и официальных лиц принимающей организации во время переговоров.Оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации.
Оплата услуг переводчиков.Оплата услуг переводчиков, состоящих в штате компании, к представительским расходам не относится.

Давая разъяснения по вопросу оформления данного вида расходов, чиновники приводили перечень необходимых документов письмо Минфина от 01.

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны.

Перечень необходимых документов

В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

  • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
  • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Общество с ограниченной ответственностью Формат.

Блог бухгалтера-практика и юриста-аналитика

О проведении официального приема.

Пределы для нормирования представительских расходов

Если организация является плательщиком налога на прибыль, то она может представительские расходы включить в состав прочих расходов компании (264 НК РФ). При этом следует учитывать, что у данных расходов существует норма.

Важно! Норма представительских расходов составляет не более 44% от расходов по оплате труда за налоговый период, в котором мероприятие проводилось.

Пределы для нормирования представительских расходов.

Регламент использования представительских средств. Примерный образец

Утверждаю
ОАО “Фрегат“
———————— Генеральный директор
наименование организации ——————————————
наименование должности руководителя
организации
Регламент
Малиновский В.Я. Малиновский
14.05.2009 N 19 —————– ———————
подпись расшифровка подписи

Читайте также:  Как оплачивать картой мир

использования “14“ мая 2009 г.

1. Общие положения

Настоящий Регламент (далее – Регламент) регулирует порядок использования работниками ОАО “Фрегат“ (далее – Предприятие) средств на представительские нужды.

Регламент разработан в соответствии и на основании следующих нормативных актов:

Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009);

– Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (ред. от 03.11.2006);

– Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н “Об утверждении Положений по бухгалтерскому учету“ (ред. от 11.03.2009) (с Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации“ (ПБУ 1/2008), Положением по бухгалтерскому учету “Изменения оценочных значений“ (ПБУ 21/2008));

– Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 “Расходы организации“, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (ред. от 27.11.2006);

– Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009);

– Устав ОАО “Фрегат“.

2. Термины и определения

Представительские расходы – это расходы Предприятия, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Документально подтвержденные расходы – это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Обычай делового оборота – это сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

3. Состав представительских расходов

3.1. Представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.

3.2. К представительским расходам Предприятия относятся расходы на:

– официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) Предприятия, независимо от места проведения указанных мероприятий;

– проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) для

указанных лиц, а также официальных лиц Предприятия, участвующих в переговорах;

– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате Предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

3.3. Не могут быть признаны представительскими расходы на:

– организацию развлечений и корпоративных мероприятий;

– организацию отдыха сотрудников;

– профилактику или лечение заболеваний сотрудников Предприятия;

– покупку сувениров и подарков;

– обед в казино или пансионате;

– расходы по проживанию в гостиницах представителей других фирм, прибывших для ведения переговоров;

– расходы по приобретению проездных билетов для представителей других фирм, участвующих в переговорах;

– затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев.

4. Перечень лиц, имеющих право получать средства
в подотчет на представительские расходы

Право получать наличные денежные средства в подотчет на представительские нужды имеют следующие должностные лица Предприятия:

– генеральный директор Предприятия;

– первые заместители генерального директора Предприятия;

– руководители структурных подразделений;

– работники коммерческой службы Предприятия (отдела маркетинга, отдела рекламы, отдела сбыта);

– работники, назначенные ответственными за проведение официального представительского мероприятия приказом генерального директора или письменным распоряжением руководителя структурного подразделения Предприятия;

– секретарь генерального директора Предприятия.

5. Документальное оформление представительских расходов

5.1. При организации представительских мероприятий руководитель структурного подразделения, проводящего данное мероприятие:

– издает письменное распоряжение о назначении ответственного за его проведение и о разработке сметы расходов;

– издает письменное распоряжение о направлении приглашений на мероприятие, содержащее в обязательном порядке цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации;

– утверждает программу встречи с указанием даты, места

и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Читайте также:  Образец соглашения об отсутствии претензий у сторон

5.2. Для получения денежных средств на представительские нужды сотрудник, назначенный ответственным за официальное мероприятие:

– составляет смету затрат на представительские мероприятия;

– визирует смету затрат у вышестоящего руководителя и главного бухгалтера Предприятия;

– в установленном на Предприятии порядке подписывает завизированную смету у генерального директора Предприятия.

После утверждения сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

5.3. После проведения официального представительского мероприятия сотрудник, назначенный ответственным за мероприятие, должен в 3-дневный срок предоставить в бухгалтерию отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) с оправдательными документами.

5.4. Из подотчета денежные суммы, выданные на представительские расходы, списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих осуществленные расходы.

5.5. В первичных учетных документах, подтверждающих фактически произведенные затраты на проведение представительских мероприятий, должны быть указаны:

– дата и место проведения делового представительского мероприятия;

– Ф.И.О. приглашенных лиц;

– Ф.И.О. участников мероприятия со стороны организации;

– конкретное назначение расходов;

5.6. По каждому случаю приема делегации или проведения другого официального представительского мероприятия необходимо составление исполнительной сметы или акта. Документ “Исполнительная смета“ должен содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов.

5.7. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.

5.8. Произвольно составленные документы не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.

6. Нормы отдельных видов представительских расходов

6.1. Общий годовой фонд расходов на представительские мероприятия Предприятия устанавливается в размере, не превышающем 4% от

расходов Предприятия на оплату труда за этот период.

6.2. Устанавливаются следующие нормы отдельных видов представительских расходов:

Наименование расходов Лимит расходов
1. Расходы по проведению
официального приема лиц (из
расчета на одного человека в
день) Не более 3000 руб/чел.

2. Расходы на питание во время
переговоров (из расчета на
одного человека в день,

включая переводчика и
сопровождающих лиц) Не более 2000 руб/чел.

3. Оплата услуг переводчиков,

не состоящих в штате
организации, принимающей
делегацию 3500 руб. в час.

Стоимость работы за полный рабочий день –
20 000 руб.

Стоимость работы переводчика,

владеющего редкими и восточными языками,

составляет 25 000 руб. в день либо
4000 руб. в час.

При организации загородных и
заграничных мероприятий услуги перевода
приобретаются с наценкой 20 – 50%
4. Транспортное обслуживание 500 руб. в час

6.3. Расходы на обслуживание иностранных делегаций автомобильным транспортом предусматриваются в сметах расходов из расчета почасовой оплаты по ставкам оплаты предприятий, предоставляющих услуги такси.

6.4. При составе делегаций свыше 5 человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета 1 переводчик или сопровождающий не менее чем на 5 членов делегации.

6.5. Во время обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом иностранных делегаций, количество участников со стороны Предприятия не должно превышать количество участников со стороны иностранных делегаций.

7. Общее планирование представительских расходов
Предприятия

7.1. Организует разработку годового бюджета представительских расходов главный бухгалтер Предприятия.

7.2. Ежегодно, не позднее 20 ноября, руководители структурных подразделений Предприятия и секретарь генерального директора готовят примерные сметы затрат на представительские нужды в течение года и передают их в бухгалтерию.

7.3. Главный бухгалтер оформляет годовой бюджет представительских расходов и передает на утверждение генеральному директору Предприятия.

8. Контроль за правомочностью списания средств
на представительские расходы

8.1. Контроль за правомочностью списания средств на представительские нужды осуществляет комиссия (приложение 1 ) в составе:

– генеральный директор Предприятия (председатель комиссии);

– главный бухгалтер Предприятия;

– начальник административно-хозяйственной службы Предприятия.

——————————–
Указанный документ может быть разработан с учетом специфики конкретной организации.

Сроки деятельности и полномочия комиссии по проверке правомерности списания средств на представительские нужды утверждают приказом генерального директора.

8.2. Подтверждением правомочности списания средств на представительские расходы является акт о списании, оформленный надлежащим образом (приложение 2 ).

——————————–
Указанный документ может быть разработан с учетом специфики

Документ Исполнительная смета должен содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов.

Prom-Nadzor.ru

Общие положения.

Учет представительских расходов: все официально

В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Добавить комментарий