Электронный документооборот между организациями

Электронное взаимодействие с контрагентами: как это работает и как перейти на ЭДО

Гражданское законодательство (статья 434 ГК РФ) разрешает заключение сделок путём составления и подписания договора в виде электронного документа или обмена электронными документами. При этом письменная форма договора будет считаться соблюдённой.

Документооборот между контрагентами в рамках исполнения сделки подчиняется условиям договора или дополнительного соглашения к нему, это позволяет сторонам самостоятельно согласовать между собой формы и способы обмена документами.

На практике встречаются несколько вариантов информационного и документального взаимодействия контрагентов:

  1. Полностью бумажный документооборот — он хотя и практикуется, но всё реже.
  2. Комбинация электронного и бумажного взаимодействия — на текущий момент самый распространённый способ, который можно реализовать в разных вариациях. Например, предварительное согласование сделки вести путём обмена электронными письмами или сообщениями в мессенджерах, сам договор заключить в бумажном виде, а в дальнейшем оперативное взаимодействие вновь перевести в электронный формат.
  3. Сочетание бумажного документооборота и ЭДО — когда первично создаются и подписываются электронные или бумажные документы, которыми обмениваются стороны, а затем документы дублируются во втором формате — бумажном (распечатка электронных документов) или электронном (создание скан-копий бумажных документов).
  4. Полностью безбумажный документооборот на всех этапах заключения и исполнения сделки — от согласования условий договора, его составления и подписания до обмена электронными документами в процессе исполнения сторонами своих обязательств. В этом случае контрагенты используют только электронные документы, подписанные электронными подписями сторон (их официальных представителей).

С точки зрения закона стороны вправе использовать любой вариант из перечисленных. Но во избежание претензий и споров необходимо выполнить ряд обязательных условий:

  1. Согласовать все существенные условия сделки.
  2. Согласовать порядок информационного и документального взаимодействия.
  3. Выполнить требования к форме договора (простая письменная, нотариальная).
  4. Подписать документы надлежащим образом (выполнить требования к подписи, включая подписание документа уполномоченным на это лицом).
  5. Обеспечить обмен документами, который бы позволял точно определить, от кого они исходят и кем приняты.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны при условии, что соблюдены все требования к их составлению и подписанию. Но только ЭДО способен обеспечить высокий уровень оперативности взаимодействия, при котором все вопросы можно решать в онлайн-режиме.

Внедрение электронного взаимодействия с контрагентами требует минимального пересмотра устоявшихся схем работы. Ключевое изменение состоит в том, что все те привычные документы, которые ранее составлялись в бумажном виде и подписывались собственноручной подписью, больше не потребуют распечатки, а сразу будут подписываться электронной подписью и отправляться контрагенту. Для хранения таких документов используется электронный архив, к которому можно обратиться в любой момент, в том числе при необходимости распечатать нужный документ. Чаще всего услуга оператора ЭДО включает и хранение документов в облаке.

Что нужно для организации электронного взаимодействия с контрагентами:

  1. Электронная подпись. Рекомендуется получить квалифицированный сертификат. Оформление КЭП не только позволит работать с контрагентами, но и даст дополнительные возможности, такие как подписание документов для отправки в государственные органы, участие в госзакупках и коммерческих тендерах. Такая подпись признаётся любой инстанцией на территории всей страны.
  2. Программно-техническое обеспечение электронного документооборота для его удобства, автоматизации и информационной безопасности — услуги оператора ЭДО и необходимый набор предоставленных им сервисов.
  3. Согласование порядка и условий электронного взаимодействия с контрагентами — уже существующими и новыми.

ЭДО позволяет составлять, оформлять и направлять любые документы, которыми обычно обмениваются контрагенты, включая:

  • договоры и приложения к ним;
  • доверенности;
  • дополнительные соглашения;
  • счета-фактуры;
  • накладные;
  • акты сдачи-приёмки работ (услуг, товаров);
  • универсальные передаточные документы;
  • акты сверки;
  • уведомления, письма;
  • претензии.

Благодаря технологии межоператорского роуминга электронное взаимодействие возможно независимо от того, с каким оператором ЭДО работает контрагент.

уведомления, письма;.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.
Читайте также:  Частичный возврат денег по чеку онлайн-кассы

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, . В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от № /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от № /169@».

К таким документам относятся:

  1. требования о представлении пояснений;
  2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
  3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
  4. налогового уведомления;
  5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
  8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Однако важно правильно организовать электронный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

рассылка напоминаний и уведомлений;.

Принципы работы в Диадоке

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

Читайте также:  Заявление о прекращении регистрационных действий

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.

М15 накладная на отпуск передачу материалов.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Таких сервисов в России несколько десятков.

Основные функции электронного документооборота

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

  • Уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену (важно при обмене счетами-фактурами);
  • Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
  • Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
  • Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
  • Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
  • Реализует обмен приглашениями.

Реализует обмен приглашениями.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

интеграция с сервисами, которые уже используете CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.

Переход на электронный документооборот: как трансформироваться быстро и грамотно

Делимся пошаговым алгоритмом перехода на ЭДО: как сделать это быстро, без существенных затрат и с максимальным бизнес-эффектом.

Читайте также:  Отсрочка уплаты госпошлины в суд общей юрисдикции

Привет! Меня зовут Елена Пискунович, я директор департамента портальных решений ГК «КОРУС Консалтинг», разработчика ИТ-решения по электронному документообороту. По обращениям клиентам мы замечаем, что их главная проблема – непонимание, с чего начать, какие предпринять шаги и в какой последовательности. Многих останавливают сложившиеся представления о том, что переходить на ЭДО – долго и дорого. И наконец, особенно пугает перспектива оцифровки большого объема документооборота, работы с внушительным количеством контрагентов и сложными процессами согласования.

Чтобы развеять страхи и вдохновить вас на трансформацию, делюсь пошаговым алгоритмом перехода на электронный документооборот: как сделать это быстро, без существенных затрат и с максимальным бизнес-эффектом.

Вторые составляются в любом удобном формате доп.

Нюансы, связанные с работой ЭДО

Конечно же, есть и минусы. Переход на электронную систему приведет к затратам в самом начале, но в дальнейшем все компенсируется за счет снижения уровня расходов.

Более важно здесь рассмотреть адаптацию людей к новой системе: для некоторых резкий переход от бумаг к электронному варианту станет стрессом. Проблема должна решаться путем обучения и мотивации – можно учредить премии за быстрый переход к новому виду работы.

Всегда нужно помнить, что данные можно потерять по многим причинам: как от обыкновенного сбоя в системе, так и от компьютерного вируса. Поэтому, всегда нужно иметь резервную копию данных. В большинстве случаев, информация автоматически записывается на независимый носитель ежедневно. Желательно, чтобы оборудование с такими данными находилось в отдельном помещении. В таком случае ущерб будет небольшим.

Как наладить работу с документами.

Электронный УПД
и особенности формата утвержденного Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@

Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г.

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота.

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами (ст. 3 Закона № 63-ФЗ). Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов.

При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом № 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Порядок направления требования о представлении документов информации и порядок представления документов информации по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи определены Приказом ФНС России от 17.

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

  1. ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
  2. Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
  3. Налоговый кодекс РФ.

Подписание контрагентами соглашения об ЭДО.

Выгрузка электронных документов в файл

Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа.

Преимущества 1С-ЭДО.

Добавить комментарий