Электронный кадровый документооборот в организации

Электронный кадровый документооборот: эксперимент

nicomenijes / Depositphotos.com

Введение трудовых книжек в электронном виде – дело решенное (соответствующий Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” 1 сегодня подписан Президентом РФ). Такое нововведение призвано избавить кадровые службы от лишней работы, а также упростить процесс оформления и снизить издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

Положительный эффект от введения электронных трудовых книжек очевиден, однако оптимизации одного процесса недостаточно для того, чтобы избавить кадровиков от ежедневной рутины, связанной с обработкой значительного массива документов (начиная от трудовых договоров, приказов, распоряжений, заявлений, и заканчивая должностными инструкциями, штатным расписанием, графиками и т. п.). В связи с этим законодатель намерен продолжить работу над совершенствованием кадрового документооборота в рамках общего курса государства на цифровизацию экономики.

Очередным шагом в сторону прогрессивных изменений может стать организация эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, без дублирования их на бумажном носителе. Организации и проведению такого эксперимента посвящен отдельный правительственный законопроект 2 , который на прошлой неделе был внесен в Госдуму. Закрепленные им нормы касаются документов, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под роспись.

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.

Проведение эксперимента нацелено на создание и отработку механизмов ведения и применения электронных документов в трудовой сфере. Согласно законопроекту участниками эксперимента станут Минтруд России, работодатели и работники, состоящие в трудовых отношениях с ними. Причем для последних двух групп предусмотрено добровольное участие в эксперименте. В частности, работодатели смогут сами выбрать, в отношении каких видов документов, в каких структурных подразделениях и на основании каких локальных нормативных актов будет проводиться эксперимент. А работники будут вправе в любой момент отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, предполагается либо через созданную работодателем информационную систему, либо через систему “Работа в России”, к которой работодатель может присоединиться. “Использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения работником или работодателем документов в электронном виде. Использование информационной системы работодателя или системы “Работа в России” должно быть отражено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) работника, согласившегося участвовать в эксперименте”, – подчеркивается в документе.

Бремя расходов по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника, возложено на работодателя. Одновременно оговорено, что отсутствие у работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключении с ним трудового договора. Также прописано право работников обращаться к работодателю (в письменной форме или в установленном работодателем порядке через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя) с заявлением о направлении или выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений.

Часть проектируемых норм посвящена технической стороне вопроса, а именно – необходимости применения усиленных квалифицированных электронных подписей работодателя и работника при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя. По замыслу законодателя, и ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, требующих подписания со стороны работодателя, должно удостоверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В свою очередь, для заключения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров или внесении в них изменений при использовании системы “Работа в России” достаточно будет усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и простой электронной подписи работника.

В рамках эксперимента должны быть обеспечены беспрепятственный доступ работника к электронным документам, касающимся трудовых отношений, а также возможность формирования документов на бумажном носителе на основе информации из электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.

Срок проведения эксперимента ограничен периодом с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Этот период разработчики инициативы считают достаточным для того, что отработать механизмы ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также для подготовки с учетом результатов эксперимента соответствующих поправок в законодательство. Речь идет об изменениях, направленных на обеспечение нормативного регулирования цифрового взаимодействия работодателей, работников и государства в части внедрения электронного кадрового документооборота.

Отметим, выступая в начале декабря на правительственном заседании Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев подчеркнул, что сейчас трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам. “Многие из них можно перевести в электронный вид. В том числе трудовой договор, договор о так называемой полной материальной ответственности, иные виды договоров, графики отпусков, разные приказы – о командировках, дисциплинарных взысканиях, снятии взысканий. При этом эксперимент не распространяется на отчетность, я имею в виду налоговую отчетность или пенсионную”, – заявил он. Ранее Минтруд России сообщил о том, что законопроект о проведении эксперимента по электронному кадровому документообороту уже получил поддержку Российской трехсторонней комиссии.

1 С текстом Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” можно ознакомиться на официальном интернет-портале правовой информации (номер опубликования: 0001201912160070).
2 С текстом законопроекта № 859678-7 “О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками” и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.

При этом эксперимент не распространяется на отчетность, я имею в виду налоговую отчетность или пенсионную , заявил он.

Закон о кадровом ЭДО

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см. « Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям »).

Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал» Подключиться к сервису

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2020 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2020 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Проблемы технического характера.

Переход на электронный кадровый документооборот

Суть законопроекта заключалась в апробации механизмов формирования, ведения и хранения кадровой документации исключительно в электронном виде без бумажных дубликатов.

Как присоединиться

Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
  4. Предварительная численность работников, которые примут участие в эксперименте.
  5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
  6. Место проведения эксперимента.
  7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.

Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении 2 к Положению.

Выгодно ли переводить кадровый документооборот в электронный вид?

Ведение цифрового документооборота в части кадрового учета и управления дает возможность не только контролировать работников, но и получить следующие преимущества:

  • сокращение трудозатрат работников;
  • возможность подписания документов работниками находящимися не в офисе;
  • ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
  • возможность выстроить процесс контроля кадрового делопроизводства;
  • прозрачность ведения кадрового документооборота;
  • гарантии безопасности документации;
  • ускорение сдачи отчетности в государственные органы управления;
  • отсутствие необходимости хранения большого количество бумажных носителей;
  • уменьшение затрат на бумагу и оргтехнику, что считается более экологичным вариантом;
  • при использовании ЭЦП (усиленной сертификатом) снижение рисков подделки документов;
  • наличие быстрого доступа к любой необходимой документации;
  • оперативность передачи отчетности государственным органам.

Специалисты нашей компании имеют реальный опыт проектов перехода на электронный кадровый документооборот, а также разработали ряд решений, о которых мы поговорим ниже, для упрощения этого процесса.

оформление всех видов отпусков;.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса. Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи. В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Участниками эксперимента стали крупные работодатели, которые частично ведут кадровый документооборот в электронном виде заключают трудовые договоры, оформляют отпуска и командировки.

Итак, если компания решилась на цифровизацию…

Первое, что потребуется сделать – на уровне компании признать значимость электронных документов. Позиция руководства в этом случае должна быть четкой – в конкретной области деятельности организация отказывается от бумажных носителей и переходит к цифровым документам, которые равносильны бумажным.

Читайте также:  Компенсация за детский садик через «Госуслуги»

Проще всего для начала отказаться от бумаги в простых процессах делопроизводства – заявки на пропуск, служебные записки и т.п. К этому же перечню можно отнести массовые документы – сведения о рабочем графике смен, письменные уведомления о составе выплат и т.д. Все эти документы не имеют строго определенной формы и не требуют наличия подписи сотрудника.

От бумаги можно отказаться и при ознакомлении сотрудников с локальными нормативными актами, приказами, инструкциями и другими подобными документами. Их можно размещать на внутренних интернет-порталах, отправлять почтой или в корпоративной системе. Даже если ознакомить персонал синформацией нужно под личную подпись, проблем не возникает – для этого достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП).

ПЭП не требует наличия сертификата электронной подписи, то есть не требуется участия удостоверяющего центра, не нужны особые технические и программные средства, при этом в ряде случаев ПЭП признается равносильной собственноручной подписи лица.

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» допускает использование ЭП и приравнивает к собственноручной подписи лица. Опять же внутренняя политика компании должна четко регламентировать порядок использования ЭП, это нужно и сотрудникам – для понимания и правильного применения, и контролирующим инстанциям и судам – чтобы при возникновении споров этот аспект принимался во внимание.

Порядок применения ПЭП в компании должно однозначно пояснять ряд моментов: как получить свой ключ ЭП, в каких случаях (с какими документами) использовать, как именно выглядит процесс подписания документа в системе – какие действия необходимо совершить. Кроме того, важно пояснить зоны ответственности сотрудника, основы и правила безопасного использования ЭП.

Сотрудник должен понимать, что несет личную ответственность за саму ЭП и то, что она приравнивается к личной подписи.

Что касается документов личного характера, например трудового договора, то Трудовой кодекс РФ на сегодняшний день допускает оформление кадровых документов в электронном виде только при взаимодействии с удаленными сотрудниками и с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Однако выпуск сертификата УКЭП – платная услуга, и это становится еще одним сдерживающим фактором.
Несмотря на существующие ограничения, все же частично отказаться от бумаги уже возможно. Если обобщить перечисленные выше факты, то получится небольшой список рекомендаций:

• согласование документов можно полностью перевести в цифровой вид, например запускать процессы в системе электронного документооборота, тогда бумажный документ физически появится только на конечном этапе;
• ознакомиться с инструкциями, нормативными актами и правилами сотрудники могут также в корпоративной системе или на внутреннем интернет-портале, а в качестве личной подписи удобно использовать ПЭП;
• вести справочники кадрового делопроизводства в электронном виде позволяют не только профильные HR-системы, но и другие решения;
• исключить в документообороте компании документы, которые в принципе не нужны – заявления о приеме на работу и отпуск по графику, аналогичные приказы и т.п.
• повышать квалификацию кадровых специалистов нужно в том числе и в области ИТ – знания о современных технологических инструментах помогут правильно формировать требования к внедряемым системам и эффективно взаимодействовать с ними.

Узнать больше о цифровых технологиях в области HR и законодательных аспектах их применения можно будет 20 ноября на конференции DIRECTUMEnterpriseForum 2019. Участников ждут доклады от Сколково, ООО «Локомотивные технологии», Deloitte, ПАО «Сургутнефтегаз», ГК «Р-Фарм» и др. Подробная программа и регистрация на сайте def.directum.ru

повышать квалификацию кадровых специалистов нужно в том числе и в области ИТ знания о современных технологических инструментах помогут правильно формировать требования к внедряемым системам и эффективно взаимодействовать с ними.

Переход на электронный кадровый документооборот

На 01 апреля 2020 года Министерством труда и социальной защиты запланирован старт масштабного эксперимента по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам.

В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.

В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной (подробнее в статье «Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?»).

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.

Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности: многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.

Кроме того, введение электронного документооборота необходимо отдельным категориям работников, в частности, вахтовикам, которые работают в значительном отдалении от места жительства и в межвахтовый период фактически лишены возможности оформления кадровых документов.

Вне зависимости от метода работы отдельных сотрудников у электронного документооборота масса неоспоримых преимуществ: он экономит время, трудозатраты, бумагу, офисное пространство, повышает прозрачность кадрового документооборота, обеспечивает защиту от фальсификации документов и их лучшую сохранность, облегчает и ускоряет доступ к архиву.

Учитывая все вышеизложенное, 4 февраля 2020 года Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».

Целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

В Российской Федерации это будет уже второй по счету эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Первый эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.

Эксперимент 2018 года показал следующие проблемы внедрения электронного кадрового документооборота:

  1. высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;
  2. отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;
  3. отсутствие готового программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота;
  4. необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;
  5. риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;
  6. низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам.

Вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Разберемся с особенностями нового эксперимента.

Условия участия

Принять участие в эксперименте может любая организация, изъявившая такое желание. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.

По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы (22 января 2020) желание принять участие в эксперименте изъявили порядка 80 компаний, в том числе, из числа субъектов среднего предпринимательства.

Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Информационно-техническое обеспечение

Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России», которая фактически является частью Единой системы идентификации и аутентификации (Портала государственных услуг Российской Федерации).

Таким образом, участие в эксперименте будет доступно организационно и финансово даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.

В целях проведения эксперимента на создание и обеспечение функционирования электронного сервиса системы «Работа в России» в федеральном бюджете на 2020 год предусмотрены средства в размере более 124 миллионов рублей.

Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.

Кроме того, в случае использования электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.

При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.

Документы, которые переводятся в электронный формат в ходе эксперимента

Виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, определяются каждым работодателем самостоятельно и отражаются в локальных нормативных правовых актах и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.

Сроки проведения эксперимента

В соответствии с текстом законопроекта проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

Однако в Заключении Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов по проекту указано, что продолжительность указанного срока «представляется недостаточной для достижения весьма амбициозных целей эксперимента».

Также Комитетом указано, что предусмотренные законопроектом сроки представления докладов о результатах эксперимента и предложений о внесении изменений в законодательство (для предварительных – до 1 сентября 2020 года, для итоговых – до 31 декабря 2020 года) фактически означают подведение итогов эксперимента до его окончания и тем самым «вызывают недоумение».

С учетом данных вполне обоснованных замечаний и комплексного характера вопроса, который выносится на эксперимент, требующего серьезной подготовки и проработки, высока вероятность того, что сроки эксперимента ко второму чтению законопроекта будут увеличены.

Так, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации В.Л. Вуколов в ходе заседания Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов допустил вероятность распространения эксперимента на первый квартал 2021 года.

Какие документы можно вести в электронном виде уже сейчас и без участия в эксперименте?

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает использование электронной подписи в трудовых отношениях только с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, которые дистанционными не являются, применение электронной подписи законодательством не предусмотрено (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 20.11.2015 по делу N 33-16958/2015, Определение Омского областного суда от 22.01.2014 № 33–187/2014).

Поэтому составление кадровых документов, требующих в силу прямого указания Трудового кодекса РФ росписи работника, с недистанционными сотрудниками должно производиться исключительно на бумажном носителе.

Составление таких документов в электронном виде, в том числе посредством обмена сканами собственноручно подписанных документов, создает риск признания уведомления работника о событиях, связанных с его работой, ненадлежащим.

При этом кадровые документы, которые в силу трудового законодательства работодатель не обязан объявлять работнику под роспись, компания вправе составлять в электронном виде.

К таким документам относятся, в частности, приказы о выплате компенсации за жилье иногороднему работнику, о компенсации питания в силу условий коллективного договора, о премировании, о компенсации за проезд, табели учёта рабочего времени, графики работы и отпусков, расчётные листки.

В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.

Однако справедливости ради следует отметить, что трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам, и перевод части из них в электронный формат при том, что большая часть документов останется на бумажном носителе, не является полноценным решением проблемы бумажной волокиты в кадровом деле.

Что касается нового эксперимента, то представляется, что при его планировании были учтены все проблемы, которые были выявлены в ходе проведения эксперимента в 2018 году, что означает высокую вероятность его успешного проведения и переход на полный электронный кадровый документооборот в ближайшие несколько лет.

При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.

Как кадровый документооборот становится электронным

Последние три месяца мир живет в режиме изоляции и дистанцирования. Все компании, независимо от степени готовности, должны были перейти на удаленный формат работы. В наиболее защищенном положении оказались те, кто в свое время выбрал «цифровой сценарий» и активно развивал электронные сервисы как для своих клиентов, так и для внутренних процессов.

Читайте также:  Консультация юриста по семейным вопросам Санкт-Петербург

Цифровизация кадрового документооборота была высокорисковой инициативой

Курс на цифровизацию в Ак Барс Банке был определен стратегией на 2016-2021 годы. В рамках ее реализации в 2018 году был принят проект внедрения электронного кадрового документооборота. В то время, да и сейчас, такой подход встречался нечасто — мало кто из компаний инвестировал в этот инструмент из-за жестких законодательных ограничений.

Например, трудовой договор, договор материальной ответственности, ученический договор не могут подписываться электронным способом. В трудовом кодексе в явном виде указано, что эти документы подписываются собственноручно живой подписью. Поэтому создание инфраструктуры под этот проект было высокорисковой инвестицией. В тот момент Ак Барс Банк поверил в цифровое будущее, взяв на себя риски перехода на цифровой кадровый документооборот. Ситуация с пандемией показала, что этот выбор был верным.

Этапы внедрения проекта

Проект внедрения электронного кадрового документооборота подразумевает четыре составляющие, которые должны работать вместе.

Первая — создание инфраструктуры для выпуска электронных подписей в виде удостоверяющего центра.

Вторая — техническая система, которая обеспечивала бы сам документооборот.

Третья — методическая составляющая, то есть перестройка кадровых процессов и кадрового учета.

И четвертая — это фронтовая система, которая бы делала механизм подписания и хранения документов удобным, доступным и понятным. Лучше всего в качестве такой системы подошел банковский корпоративный портал.

Без создания удостоверяющего центра мы не смогли бы двигаться дальше: это дорого и экономически неоправданно. Облачными электронными подписями, купленными во вне, пользуются, как правило, маленькие компании. Подписи нужно покупать каждый год. И в масштабах Ак Барс Банка с численностью 5,5 тысяч сотрудников это расходы не менее 15 млн рублей ежегодно. В 2019 году удостоверяющий центр был запущен в промышленную эксплуатацию.

Мы начали с четырех кадровых документов, которые с юридической точки зрения можно подписывать электронно: график работы, табель учета рабочего времени, приказ на очередной отпуск и карта эффективности сотрудника. Этот опыт позволил нам создать канву, механизм, чтобы в дальнейшем при возможности перевести все документы в электронный вид. И эта возможность появилась.

Полный кадровый ЭДО как эксперимент Минтруда

В апреле этого года Государственной Думой был принят законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Его цель – отработка механизмов ведения документов в цифровом виде без дублирования на бумажном носителе и подготовка предложений по внесению изменений в законодательство.

Как результат, цифровизация кадрового документооборота — это не предположение или допущение. Это свершившийся факт.

В эксперименте участвуют 70 компаний, в том числе и Ак Барс Банк. Это те компании-новаторы, которые готовы экспериментировать и у которых подготовлен фундамент для создания инфраструктурной и методической базы.

У нас есть собственный удостоверяющий центр. И это наше преимущество при реализации эксперимента. Другим участникам только предстоит долгий путь формирования технологических возможностей.

Результаты внедрения ЭДО

Внедрив эту технологию раньше, мы уже повысили свою производительность и оптимизировали процессы. Главное преимущество электронного кадрового документооборота — экономия рабочего времени сотрудников. Это самый дорогой ресурс, и мы должны тратить его в первую очередь на создание ценности. Чтобы поставить на документ свою подпись, сотрудник должен приехать в головной офис. Если это удаленный сотрудник, то необходимо использовать почтовые пересылки. Они создают риск нарушения сроков, установленных в законодательстве, и тратят время администраторов, которые принимают, обрабатывают и передают документ. В масштабах Ак Барс Банка это колоссальные временные затраты.

Подписание одного документа всеми сотрудниками в очном формате стоит банку в среднем 1 млн рублей. Например, три тысячи сотрудников были переведены в марте на удаленный режим работы. Стоимость очного подписания приказа на переход — 700 тысяч рублей. И подписав его уже электронной подписью, мы сэкономили эту сумму. На подписании карты КПЭ у четырех тысяч сотрудников Ак Барс Банк сэкономил еще 800 тысяч. Таким образом, только на двух документах мы сэкономили 1,5 млн рублей.

Также, внедрение электронного кадрового документооборота способствовало, в том числе и увеличению темпов роста производительности за прошлый год. Мы планировали повысить свою производительность на 18%, а она увеличилась на 26%.

Безусловно, как и в любом другом проекте, мы сначала инвестируем в создание инфраструктуры, потом получаем экономию и видим эффект от внедрения при выходе на самоокупаемость. В данном проекте результаты показывают, что все усилия и вложенные ресурсы стоят того.

Последние три месяца мир живет в режиме изоляции и дистанцирования.

Организация внедрения систем электронного документооборота в кадровой службе

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 14.12.2019 2019-12-14

Статья просмотрена: 189 раз

у сотрудников появляется возможность коллективно обрабатывать документы, что исключено при бумажном делопроизводстве;.

Электронный кадровый документооборот: все про эксперимент

С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194.

В эксперименте приняли участие ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

Основными задачами эксперимента являлись:

— апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

— оценка затрат и выявление проблем от ведения кадровых документов в электронном виде;

— подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

— подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ.

По итогам эксперимента Минтруд планировал подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.

Эксперимент проводился в 4 этапа.

1

Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов организаций, необходимых для проведения эксперимента, содержащих процедуры его проведения, а также перечень ответственных лиц.

Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии таковой) с иными представителями работников для участия в эксперименте.

Все возникающие вопросы о мероприятиях первого этапа его участники обсуждали в Минтруде

2

Подготовка корпоративных информационных систем, уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости)

3

В конце августа каждая организация, участник эксперимента, подвела итоги и направила в Минтруд такую информацию:

— оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента;

— анализ эффекта ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;

— предложения по внесению изменений в законодательство РФ в данной сфере.

Ход мероприятий третьего этапа обсудили с участниками в Минтруде

4

В Минтруде подведены общие итоги эксперимента

— заключение трудовых договоров;

— оформление служебных командировок;

— извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;

— ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска;

— ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

— представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости;

— заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

— заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

— ведение учёта рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;

— получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

— ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.

19 октября Минфин подвел и озвучил итоги проведенного эксперимента, по итогам которого, с учетом мнения участников эксперимента, выявлены следующие недостатки и замечания:

— необходимо законодательно закрепить унифицированные требования к универсальной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений;

— необходимо решение вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно);

— по мнению делового сообщества, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности;

— проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами;

— при потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии;

— Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапной и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о трудовой книжке норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации.

Несмотря на выявленные недостатки и пробелы, электронный документооборот имеет явные преимущества:

— ускорение процессов подписания кадровых документов;

— контроль за подписанием кадровых документов в электронном варианте более эффективен;

— сохранение документов в течение более длительного времени по сравнению с бумажными;

— экономия пространства для хранения;

— снижение затрат на оргтехнику и расходные материалы;

— обеспечение доступа к архиву документов;

— оперативное предоставление документов контролирующим органам.

Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

По итогу Минтруд предлагает принять в следующем году Закон об электронной трудовой книжке. В соответствии с ним работодатели будут передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Работники смогут видеть в информационной системе записи, которые делает работодатель, и направлять свои данные работодателю в электронной форме.

Таким образом, законодателем планируется более раннее введение электронных трудовых книжек, по сравнению с иными кадровыми документами, однако, запланировано принятие различных законопроектов в следующие сроки:

декабрь 2018 года — по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,

июль 2019 года — в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

Хотелось бы отметить, что уже на данный момент действующее законодательство позволяет использовать некоторые кадровые документы в электронном формате:

— трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);

— акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам;

— сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах;

— иные документы, в которых не нужна подпись, также могут быть сформированы в форме электронного документа.

Однако, большая часть кадровых документов пока должны вестись на бумаге.

Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо при отсутствии таковой с иными представителями работников для участия в эксперименте.

ЭЛЕКТРОННЫЙ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ

В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики являются одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Не обделяет ее вниманием и государство: в 2017 году была утверждена “Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы”, в рамках которой реализуется программа “Цифровая экономика”.

Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Как должно выглядеть будущее кадрового документооборота?

Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь возможность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и “живые” подписи на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом, разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.

Почему это важно?

Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя очевидны:

– экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);

– повышение мобильности сотрудников – документы можно подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;

Читайте также:  Пошаговая инструкция по подготовке к инвентаризации

– ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;

– упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;

– повышение прозрачности кадрового документооборота;

– улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;

– экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;

– снижение затрат на бумагу и забота об экологии;

– снижение риска подделки документов (при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи);

– обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;

– гарантия более оперативного представления документов контролирующим органам.

Что делается на государственном уровне?

Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Крупные российские работодатели выступили участниками эксперимента: ОАО “Российские железные дороги”, АО “Газпромбанк”, ПАО “АВТОВАЗ”, ПАО “РОСБАНК”, ПАО “Мечел”, АО “Северсталь Менеджмент”, ПАО “Ростелеком”, ООО “Яндекс”.

Эксперимент должен помочь:

– протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

– оценить затраты на внедрение и полученный эффект;

– выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.

Законодательные изменения планируются не ранее IV квартала 2018 года.

План проведения эксперимента Минтруда

– подготовка проектов и утверждение локальных нормативных актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;

– организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента.

– подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);

– уточнение локальных нормативных актов для проведения эксперимента (при необходимости).

– реализация эксперимента в выбранных компаниях;

– подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.

– общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент:

– заключение трудовых договоров;

– оформление служебных командировок;

– извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;

– ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска;

– ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

– представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости;

– заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

– заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

– ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;

– получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

– ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.

Разве это новая идея?

Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений был разработан Минэкономразвития России еще в 2016 году. Мотивировано его создание было экспертными оценками доли расходов компаний на бумажные документы: в частности, расходы на бумажные кадровые документы достигают в среднем 5% от оборотных средств компании. Внедрение безбумажного взаимодействия могло бы устранить эту неэффективность.

Предполагалось, что электронную подпись на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:

– принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи;

– работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом;

– работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).

При этом в законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования электронной подписи (ЭЦП), а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет касался подписания ЭЦП документов о приеме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника.

Законопроект так и не был принят, однако к осени этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда.

Что не так с действующим законодательством?

В настоящий момент существуют некоторые законодательные пробелы, мешающие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.

В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись является полным аналогом собственноручной “живой” подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов. Так в чем же подвох?

Дело в том, что отношения между работодателем и работником регулируются прежде всего Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Согласно вышеупомянутой статье ТК РФ в форме обмена электронными документами с дистанционными работниками могут осуществляться:

– заключение трудового договора;

– ознакомление с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями и требованиями работодателя;

– запрос и выдача документов, связанных с работой.

В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи Кодексом не предусмотрено. Именно такие разъяснения давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.

Неужели это никак нельзя обойти?

В настоящий момент рискованно внедрять использование электронных подписей только на тех документах, для которых Трудовым кодексом РФ напрямую установлена необходимость подписания. Это касается прежде всего трудового договора и дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании.

Между тем некоторые кадровые документы не требуют ознакомления с ними работников и проставления собственноручной подписи. Это касается, например, табелей учета рабочего времени, графиков работы и отпусков, расчетных листков. В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрен уже сейчас.

Однако для достижения существенных показателей экономии времени кадровых специалистов необходимо, чтобы в электронный формат была переведена большая часть кадровых документов. Таким образом, у компании есть выбор: либо идти на риск и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия соответствующих законодательных изменений, либо вести себя консервативно и ждать результатов эксперимента Минтруда.

Что говорят суды?

Судебную практику по использованию электронного кадрового документооборота в настоящий момент еще нельзя назвать сформированной. Есть лишь небольшое количество судебных дел на эту тему.

Из судебных дел очевидно, что в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой. Например, в определении Омского областного суда от 22.01.2014 N 33-187/2014 компания расторгла трудовой договор с работником на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник обратился в суд с целью восстановления на работе и выиграл, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась.

При этом есть и противоположные решения. Например, определение Московского областного суда от 21.04.2014 по делу N 33-8606/2014: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.

Таким образом, каждая компания должна самостоятельно оценивать свои правовые риски при внедрении кадрового электронного документооборота.

Что мешает внедрению на практике?

Помимо законодательных препятствий, существуют и другие ограничения, мешающие бизнесу внедрять новые технологии. Даже если соответствующая законодательная база будет принята, останутся сдерживающие факторы для практического внедрения безбумажного взаимодействия.

– Отсутствие готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота

В настоящее время отсутствуют сформированные решения для российского рынка, позволяющие автоматизировать кадровый документооборот и существенно экономить время кадровых специалистов. Разработка подобных решений требует существенных инвестиций, а также занимает значительное время. Для многих компаний подобные инвестиции будут окупаться слишком долго или не окупятся вообще. Безусловно, на Западе есть популярные и хорошо зарекомендовавшие себя на практике IT-решения для кадрового учета, однако адаптация таких продуктов под российское законодательство также требует существенных материальных и временных затрат.

– Высокая стоимость выпуска ЭЦП

Внедрение электронного кадрового документооборота предполагает выпуск квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника. Стоимость выпуска квалифицированной ЭЦП сейчас колеблется в диапазоне 1 – 3 тысяч рублей на сотрудника в год. Для многих компаний (особенно в отраслях с высокой текучестью персонала) подобные затраты нивелируют всю экономию от внедрения электронного документооборота.

– Сложности “массового” получения ЭЦП

Представим, что компании с 1 000 сотрудников необходимо в течение короткого срока выпустить ЭЦП на каждого из них. Для этого каждому сотруднику необходимо лично явиться в удостоверяющий центр либо оформить нотариальную доверенность на человека, который будет получать подпись. Организовать этот процесс для работодателя достаточно сложно. В качестве альтернативы компания может сама стать удостоверяющим центром. Однако этот вариант также достаточно сложен и требует получения лицензии от Федеральной службы безопасности.

– Стоимость обслуживания IT-решения для автоматизации

Для корректной работы IT-решения для кадрового документооборота требуется постоянная техподдержка. В зависимости от размера компании для этих целей придется нанять одного или нескольких сотрудников, затраты на которых, вероятнее всего, превысят экономию, которая компания получит за счет сокращения трудозатрат кадровых специалистов.

– Невозможность подписания документов задним числом

Некоторые компании опасаются использования ЭЦП из следующих соображений: при использовании ЭЦП будет проставляться дата подписания документа, что не позволит скрыть нарушение срока подписания документов. Законодательством установлено, что определенные кадровые документы должны быть подписаны до свершения какого-либо события: например, приказ о приеме на работу должен быть подписан не позднее трех дней с момента фактического начала работы.

– Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников

Не стоит забывать, что в составе работающего населения все еще есть достаточная доля людей старшего поколения, не владеющих на нужном уровне навыками работы с персональными компьютерами и смартфонами, а также скептически настроенных по отношению к новым технологиям. Более того, для многих людей бумажные документы всегда будут выглядеть весомее электронных в плане доверия к ним. Внедрение кадрового электронного документооборота в компании может вызвать у таких сотрудников неприятие и сопротивление.

И новые технологии, и законодательство не стоят на месте и постоянно меняются в соответствии с изменением потребностей и условий внешнего мира. Благодаря государственной поддержке цифровизации экономики в Российской Федерации можно предположить, что введение повсеместного кадрового документооборота будет осуществлено в обозримом будущем, в течение ближайших 5 – 10 лет. Внедрение будет происходить сначала в наиболее крупном бизнесе, а постепенно и в более малочисленных компаниях.

– заключение трудового договора;.

Кадровый электронный документооборот. Особенности. Внедрение. Сложные моменты

При оформлении приказов по личному составу прием, перевод, увольнение работника, дисциплинарные взыскания возможные риски имеют как правовой, так и организационный характер.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Добавить комментарий