Аренда личного автомобиля в служебных целях

Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ) 1 .

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта 2 . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой 3 , а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 “Путевой лист легкового автомобиля” указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России 5 . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа 6 , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Необходимо отметить, что такая запись, как “разъезды по городу”, налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

  • реальная протяженность маршрута;
  • фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
  • фактический расход топлива на 100 км;
  • нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы “пик”, климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 “Арендованные основные средства” в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 “Расходы организации” суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.

На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет “Налог на доходы физических лиц” —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,

эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Статья опубликована в журнале
“Налоговая политика и практика”
№ 8 август 2010

1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.

Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения.

Страховка

За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.

Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются.

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права см.

Как оформить использование личного транспорта сотрудника

Использование личного автомобиля в служебных целях можно оформить несколькими способами.

Один из них — прописать в трудовом договоре или соглашении к нему сумму компенсации за пользование имуществом сотрудника (ст. 188 ТК РФ). Но есть нюанс — в налоговых целях расходы на выплату такой компенсации можно учесть только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если ограничиться этой лимитированной суммой, работник не сумеет покрыть расходы даже на ГСМ, не говоря о других тратах (техобслуживание, ремонт, страховка и т. д.).

Вариант получения от сотрудника автомобиля в безвозмездное пользование мы не рассматриваем, так как у компании могут возникнуть проблемы с налогом на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ), а сотруднику такое положение дел, скорее всего, будет невыгодно.

Наиболее подходящим с точки зрения налоговых последствий вариантом является оформление с сотрудником договора аренды автомобиля. На этом способе остановимся подробнее.

Один из них прописать в трудовом договоре или соглашении к нему сумму компенсации за пользование имуществом сотрудника ст.

Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Выглядеть это может следующим образом.

5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор пунктами следующего содержания:

«5.3. С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:

  • на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
  • на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.
Читайте также:  Может пенсионер быть признан малоимущим?

5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».

Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного образования «Специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16

по художественной гимнастике»

(МБУ ДО СДЮСШОР № 16)

14 августа 2018 г. г. Н. Новгород

На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 № 12

1. Установить с 01.09.2018 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства:

– на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

– на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:

– ежемесячную компенсацию – в последний день месяца;

– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Петрова, 15.08.2018 Е. Е. Петрова

водитель Иванов, 14.08.2018 И. И. Иванов

2018 к трудовому договору от 11.

Аренда автомобиля учредителя: какой договор нужно оформить?

При использовании личного автомобиля учредителя в служебных целях отношения учредителя (без оформления трудового с ним договора) с организацией (на ОСНО, УСН доходы минус расходы) могут быть оформлены одним из следующих способов:

– выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
– аренда транспортного средства с экипажем либо без экипажа (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);
– безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).
Верно?

Подскажите, какие налоги придется платить в каждом из 3-х случаев? Какой лучше оформить договор? Возможно оформление путевого листа за весь месяц?

Ответ на вопрос №1
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях возможна только сотруднику организации, с которым заключен трудовой договор. Данная компенсация предусмотрена ст. 188 ТК РФ, в которой прямо указано, что компенсация выплачивается работнику организации за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Следовательно, учредитель организации, с которым не заключен трудовой договор, на данный вид компенсации рассчитывать не может.

С уважением, А. Грешкина

Ответ на вопрос №2
Договор аренды транспортного средства без экипажа.

На основании ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
При этом, организация, являющаяся арендатором транспортного средства, должна ежемесячно начислить арендодателю, арендную плату за пользование автомобилем. В договор аренды можно включить пункты о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы на приобретение бензина и прочих ГСМ: кассовые и товарные чеки. Путевыми листами подтверждается производственный характер расходов.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк путевого листа самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (Письмо МФ РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

В случае предоставления в аренду учредителем какого-либо имущества (в том числе, автомобиля), доходом учредителя является сумма арендной платы и организация должна выполнять функции налогового агента по НДФЛ. То есть, согласно ст. 224 НК РФ, в день выплаты дохода (перечисления арендной платы), организация, выплачивающая доход учредителю, должна исчислить, удержать из дохода и перечислить в бюджет сумму НДФЛ по ставке 13% (Письма МФ РФ от 16.08.2013 N 03-04-06/33598, от 29.12.2016 N 03-04-05/79439, от 27.08.2015 N 03-04-05/49369, 09.04.2012 N ЕД 4-3/5894, Определение ВАС РФ определение от 13.01.2016 N 304-КГ15-17425).

При этом, выплаты по гражданско-правовым договорам, касающимся передачи имущества в аренду, не подлежат обложению страховыми взносами (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19).

Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля без экипажа, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

С уважением, А. Грешкина

Ответ на вопрос №3
Договор аренды транспортного средства с экипажем.

Согласно ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Таким образом, сутью договора аренды транспортного средства с экипажем является предоставление, помимо транспортного средства, также и услуг по управлению транспортным средством силами арендодателя.

Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля с экипажем, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Вознаграждение за услуги, связанные с технической эксплуатацией и управлением автомобилем, выплачиваемое арендодателю, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Письмо МФ РФ от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495

Документальным подтверждением оказанных услуг, связанных с технической эксплуатацией и управлением автомобилем являются акты приема-передачи услуг, о чем сказано в Письме МФ РФ от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780.

Доход физического лица от сдачи в аренду транспортного средства с экипажем облагается НДФЛ. Организация, выплачивающая физическому лицу указанный доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязаны исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится по ставке 13%, на дату фактического получения дохода (день перечисления арендной платы), при каждой выплате. НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем перечисления арендной платы арендодателю (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Согласно официальной позиции контролирующих органов, в договорах аренды транспортного средства с экипажем, рекомендуется отдельно указывать саму сумму аренды транспортного средства и сумму вознаграждения за услуги управления автомобилем, так как страховые взносы начисляются в следующем порядке:
– сумма оплата за аренду транспортного средства не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ)
– сумма вознаграждения за услуги управления автомобилем облагается взносами на ОПС и ОМС (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ)

Письмо МФ РФ от 01.11.2017 N 03-15-06/71986

С уважением, А. Грешкина

Ответ на вопрос №4
Безвозмездное использование автомобиля по договору ссуды.

Для целей налогообложения получение имущества в безвозмездное пользование (ссуду) рассматривается, как безвозмездное получение имущественного права (а не самого имущества). В связи с этим, согласно разъяснениям в Письмах МФ РФ от 17.02.2006 N 03-03-04/1/125, от 14.07.2008 N 03-03-06/4/47, от 17.10.2005 N 03-03-04/4/63, от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 28.02.2019 N 03-03-07/12958:
Доход в виде безвозмездно полученных имущественных прав подлежит включению в состав внереализационных доходов на основании п. 8 ст. 250 НК РФ.

Поэтому, если учредитель передает своей организации имущество в безвозмездное пользование по договору ссуды, то у организации возникает доход по п. 8 ст. 250 НК РФ.

У учредителя налогооблагаемого дохода не возникает.

С уважением, А. Грешкина

Ответ на вопрос №5
Новые правила оформления путевых листов с 01.03.2019.

В связи с вступлением в законную силу с 1 марта 2019 года Приказа Минтранса РФ от 21.12.2018 N 467, изменится порядок оформления путевых листов. Указанные изменения относятся ко всем организациям и ИП, владеющим транспортными средствами, либо арендующим их, для совершения коммерческих транспортных перевозок и перевозок для собственных нужд.
Изменения предусматривают, что путевой лист оформляется:
– до начала выполнения рейса, если он продлится больше смены или рабочего дня водителя
– до начала первого рейса, если за смену или рабочий день водитель делает один или не-сколько рейсов
– если транспортное средство используется несколькими водителями, то путевые листы оформляются на каждого водителя отдельно, при этом, отметка о контроле технического состояния транспортного средства перед рейсом, а также, дата, время и показания спидометра при выезде проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Дата, время и показания спидометра при заезде транспортного средства на парковку, проставляется в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку.

Следовательно, с 1 марта 2019 года путевой лист оформляется на каждую смену (рабочий день) водителя транспортного средства. Один путевой лист на несколько дней можно выписать только в том случае, если водитель выезжает в длительный рейс, продолжительностью несколько дней. До указанных изменений, порядок заполнения путевых листов позволял оформлять документ на несколько дней, но не больше чем на месяц (п. 10 Порядка, утвержденного Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152).

2012 N ЕД 4-3 5894, Определение ВАС РФ определение от 13.

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

АРЕНДА ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА ИЛИ КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ИМУЩЕCТВА

Если работник использует собственную технику в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация согласно ст. 188 ТК РФ.

Выплачивая компенсацию, организация экономит на страховых взносах и НДФЛ.

Размер возмещения организация устанавливает самостоятельно и отражает его в трудовом договоре с работником. Эту сумму организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль.

Преимущества и недостатки схемы

Действительно, с такой компенсации ни НДФЛ, ни страховые взносы не уплачиваются (п.З ст.217 и подп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Однако следует иметь в виду, что в целях исчисления налога на прибыль компенсации нормируются.

Лимиты установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • для мотоциклов – 600 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 рублей в месяц.

Причем, по мнению проверяющих органов, расходы на бензин, страховку и ремонт автомобиля уже заложены в установленные в 2002 году размеры компенсаций. И несмотря на то что сейчас Правительство РФ рассматривает законопроект об увеличении данных сумм, к сожалению, скорее всего, повышение будет незначительным.

Одно радует, что нормирование применимо только для отражения расходов по налогу на прибыль или УСН.

Так, в письме от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 Минфин России указал, что возмещение в соответствии с соглашением сторон трудового договора расходов работника, связанных с использованием его личного имущества (автомобиля) в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей, не облагается НДФЛ. Размер возмещаемых расходов подтверждается расчетами компенсаций, документами, свидетельствующими о принадлежности используемого имущества физическому лицу, а также о фактическом использовании имущества в интересах работодателя, и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Президиум ВАС РФ (см. Постановление от 30.01.2007 № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731) также указал, что эти нормы предназначены для целей налогообложения прибыли. Поэтому они не могут применяться по аналогии к другим налогам.

Те же рассуждения можно применить и по отношению к страховым взносам. В своих письмах Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 и ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 сообщают, что конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Поэтому компенсация не облагается страховыми взносами в размере, предусмотренном в таком соглашении.

Читайте также:  Порядок наследования личных неимущественных прав

Главное – правильно оформить документы. Использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями работника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. На это указывает и Минздравсоцразвития России (письма от 06.08.2010 № 2538-19, от 26.05.2010 № 1343-19).

Кроме того, необходимо составить:

  • приказ руководителя об использовании машины работника и выплаты ему компенсации;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, в котором прописать соответствующие условия использования его имущества (их можно указать и в самом трудовом договоре по вновь принятым работникам);
  • запросить копию технического паспорта транспортного средства работника;
  • путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

Как мы видим, документов придется оформить много, однако экономию схема даст несущественную.

Аренда транспортного средства выгоднее компенсации

Если вместо компенсации за использование личного транспорта с сотрудником оформить договор аренды машины, схема будет выгоднее!

Так, арендную плату полностью без ограничений организация может учесть в составе расходов согласно подп.10 п,1 ст.264 НК РФ. Кроме того, она вправе отразить и расходы, связанные с содержанием арендованного имущества. Конечно, если в договоре аренды указано, что их финансирует арендатор. Кроме договора основанием списания указанных затрат будут:

  • копия технического паспорта транспортного средства работника;
  • путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

Не облагается арендная плата и страховыми взносами, так как согласно п.4 ст.420 НК РФ выплаты, связанные с передачей в пользование имущества, не относятся к объекту обложения взносами.

А вот НДФЛ с арендной платы работнику уплатить придется: она признается его доходом и облагается налогом в полной сумме по ставке 13% (30% с доходов иностранцев).

Помимо арендной платы можно также оплачивать бензин, ремонт, страховку на авто, если документы выписаны на организацию. Эти суммы учитываются для налога на прибыль без обложения налогами и взносами.

Обратите внимание!

Компания может заключить с работником:

  • либо договор аренды транспортного средства с экипажем;
  • либо просто договор аренды, но в этом случае все функции водителя должно выполнять отдельное лицо (штатный водитель либо сотрудник, который сдает авто в аренду, но при этом совмещает и функции водителя).

Рассмотрим нюансы каждого договора.

Отношения сторон по договору аренды транспортного средства с экипажем регулируются статьями 632-641 ГК РФ.

При заключении договора Гражданским кодексом РФ установлены следующие ограничения:

1. Обязанность по содержанию (техническому обслуживанию, ремонту и т.п.) переданного в аренду автомобиля с экипажем согласно ст.634 ГК РФ возложена на арендодателя. Данная норма является специальной и имеет приоритет перед общей нормой п.1 ст.616 ГК РФ, которая возлагает обязанность проведения капитального ремонта переданного в аренду имущества на арендодателя, а текущего – на арендатора. Поэтому арендодатель не вправе переложить часть обязанностей по содержанию автомобиля на арендатора, так как это является обязательным условием договора, установленным Гражданским кодексом РФ (императивной нормой). Данные расходы должен нести работник, а организация затем их возмещает в составе арендной платы или на иных согласованных сторонами условиях.

А вот в договоре аренды (без экипажа) данные расходы может нести и арендатор.

2. Одно из обязательных условий, которое должно быть оговорено в договоре аренды с экипажем, касается оплаты услуг сотрудника-водителя. Его услуги по управлению оплачивает арендатор. При этом организация, выплачивая доходы сотруднику за пользование его транспортом по договору аренды, по отношению к нему выступает в роли налогового агента (п.1 ст.226, подп.4 п.1 ст.208 НК РФ). Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы вознаграждения, включая не только арендную плату, но и выплату за управление автомобилем.

Поименованные выплаты целесообразно в договоре аренды автомобиля с экипажем предусмотреть отдельно. Это нужно для снижения налоговой нагрузки по страховым взносам. Дело в том, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не являются объектом обложения страховых взносов.

Получается, что организация не облагает взносами суммы, начисленные за предоставление автомобиля сотрудника в аренду. Однако это не освобождает ее от исчисления взносов с вознаграждения, причитающегося за оказание услуг по управлению и эксплуатации автомобилем. Взносы перечисляются полностью, за исключением взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и взносов на страхование от несчастных случаев в ФСС (подп 2 п 3 ст422 НК РФ).

Если в договоре отдельно не предусмотреть выплаты за предоставление автомобиля в аренду и его управление, то налоговики могут потребовать исчислить взносы со всей суммы.

Ну и конечно, если в организации есть водители и она заключает просто договор аренды автомобиля без экипажа, то НДФЛ удерживается лишь с арендной платы, страховые взносы с нее уплачиваться не будут. В то же время с оплаты труда водителя придется исчислить все «зарплатные» налоги и взносы.

3. Если иное не предусмотрено договором, текущие затраты на приобретение ГСМ, оплату услуг мойки и автостоянки и разных сборов относятся к расходам, связанным с эксплуатацией транспортного средства, их несет арендатор одинаково в обоих договорах.

4. Затраты на страхование транспорта на основании ст.637 ГК РФ по договору аренды с экипажем несет арендодатель (в данной ситуации сотрудник) при условии, если страхование обязательно в силу закона или договора.

Исключение: если организация заключит договор аренды без экипажа, то стоимость страховки она может учесть у себя при налогообложении.

5. Условиями договора может быть предусмотрено предоставление транспортного средства в аренду не на весь день, а только на определенное время. При этом порядок распределения эксплуатационных расходов необходимо также предусмотреть в договоре.

Вывод: договор аренды транспортного средства более выгоден для организации, чем договор аренды с экипажем. Однако первый из них можно заключать только при наличии трудовых обязанностей сотрудника по вождению автомобиля.

см включительно 1200 рублей в месяц;.

22.08.2010

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях.
Что выбрать: компенсацию или аренду?

Далеко не у каждой организации имеется в собственности транспортное средство. А необходимость в перемещении есть практически у всех. В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях?

Возможны два варианта возмещения расходов работника:

  • выплата компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
  • заключение договора аренды транспортного средства (без экипажа либо с экипажем).

Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.

Выплачиваем компенсацию

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

  • приказа руководителя организации, в котором указываются размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  • документов, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля ( копия ПТС – если используется личный автомобиль; копия доверенности на управление транспортного средства – если работник управляет автомобилем по доверенности);
  • путевых листов (или иных документов), подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях.

При выплате компенсации стоит учитывать несколько моментов:
– компенсация выплачивается только в тех случаях, когда автомобиль используется в производственной деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
– размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце;
– в те периоды, когда автомобиль не эксплуатируется в связи с отсутствием работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный), компенсация не выплачивается.
В целях налогообложения прибыли законодательством предусмотрены нормы расходов на выплату компенсации.

Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства

Тип транспортного средстваПредельные нормы компенсации в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно1200
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см1500
Мотоциклы600

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:

  • договор аренды транспортного средства. К нему должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
  • акт приема-передачи автомобиля;
  • путевой лист.

Остановимся на каждом из документов более подробно.
Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.
Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства.

Договор аренды автомобиля
с экипажем
Договор аренды автомобиля
без экипажа
Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиляПредоставляются арендодателемНе предоставляются арендодателем
Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии (включая текущий и капитальный ремонт)Исполняется арендодателем.
Договором может быть предусмотрено иное
Исполняется арендатором
Оплата труда водителяВозлагается на арендодателя.
Договором может быть предусмотрено иное
Возлагается на арендатора.
Договором может быть предусмотрено иное
Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средствомПроизводится арендодателем.
Договором может быть предусмотрено иное.
Возлагается на арендатора.
Договором может быть предусмотрено иное
Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, расходных материалов и т. п.)По соглашение сторон

Обратите внимание! Заключать договор аренды в случае, если в рабочее время автомобиль используется для нужд работодателя, а в оставшееся – на усмотрение работника, неграмотно с юридической точки зрения. Дело в том, что нельзя передавать имущество в аренду с девяти до восемнадцати и забирать обратно с восемнадцати до девяти. При аренде предполагается, что собственник фактически (а не формально) передал имущество арендатору, арендатор пользовался им в течение определенного срока, а затем вернул собственнику. Совместное использование имущества противоречит сути арендных отношений.
Кроме того, при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил (с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором). Но как может арендатор брать на себя какие-либо обязательства, связанные с состоянием автомобиля в день возврата, если он не контролирует использование автомобиля в нерабочее время?

Таким образом, оформление договора аренды более уместно в случаях, когда сотрудник временно не использует принадлежащий ему автомобиль и готов предоставить его предприятию на возмездной основе.

Кроме договора, в обязательном порядке должен быть оформлен и акт приема-передачи автомобиля. Форму акта стороны вправе разработать самостоятельно. Вместе с тем в ней должны быть все основные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • подписи указанных лиц.

Настоящим актом Плюшкин И. П., паспортные данные: _____________________________________, проживающий по адресу __________________________ и именуемый в дальнейшем Арендодатель, с одной стороны, и ООО «Импульс» в лице директора Маркина П. П., действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем Арендатор, с другой стороны, подтверждают следующее:

ТИП ТС:
Марка, модель:
Идентификационный номер (VIN):
Год выпуска ТС:
Модель, номер двигателя:
Шасси (рама) №:
Кузов №:
Цвет:
Мощность двигателя:
Рабочий объем двигателя:
Серия и ГТД:
Паспорт ТС:
Выдан:
Выявлены следующие повреждения:

1. В соответствии с п.___ Договора аренды автомобиля от ___, заключенного между Арендодателем и Арендатором, Арендодатель передал Арендатору автомобиль.
2. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение ГСМ, организация должна составлять путевые листы.
Как правило, компании, арендующие автомобили у сотрудников, не являются автотранспортными. Форму путевого лица они могут разработать самостоятельно. Учтите лишь, что любой первичный документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В путевом листе желательно зафиксировать и такие данные, как показания одометра (пробег в километрах) на начало и конец дня и маршрут следования автомобиля. Контролирующие органы считают, что без этих сведений невозможно просчитать расход бензина, который учитывается при исчислении налога на прибыль (чеки АЗС подтверждают лишь приобретение ГСМ, но не его расход), ни сделать вывод о производственном характере поездки.

Организация ООО «Импульс», г. Челябинск, ул. Красная, 2, тел. (351) 222-22-22
Автомобиль Nissan Almera А999АА 174

Главный бухгалтер ____________________________ Щербенок Н.А.

Обратите внимание! Путевые листы организации составляются на срок от 1 дня до 1 месяца. Разработанные формы путевого листа и периодичность их составления закрепляется в учетной политике организации.

Комментирует Н. В. Ермолаева, заместитель руководителя отдела бухгалтерского и налогового консалтинга ГК «ВнешЭкономАудит»:
Для того чтобы исключить из расчета «неслужебный» пробег, можно снимать показания одометра:
− в понедельник – на начало дня, когда работник отдает машину в распоряжение организации;
− в пятницу – на конец дня, когда работник ее забирает.

Помимо путевых листов нужно иметь кассовые чеки АЗС , подтверждающие затраты на приобретение ГСМ.
Суммы арендной платы, а также все затраты на содержание автомобиля и ГСМ можно включить в состав расходов. При выплате арендной платы организации необходимо удержать НДФЛ по ставке 13% (или 30%, если физическое лицо -нерезидент РФ).
Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются. Дело в том, что выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, страховыми взносами не облагаются. Исключение: выплаты по договору аренды с экипажем в части оплаты услуг водителя. Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем рекомендуется указывать две суммы: арендной платы и оплаты услуг водителя. На вторую сумму нужно будет начислить страховые взносы.

Оставить комментарий.

Трудовой договор или допсоглашение

Идея использовать личный транспорт сотрудника для целей организации может возникнуть одновременно с трудоустройством, либо в будущем. От этого напрямую будут зависеть условия и порядок оформления первичного документа. Итак, придется оформить:

  1. Трудовой договор. Когда гражданин нанимается на работу со своим автомобилем, что будет использоваться для служебных целей. Здесь сразу целесообразно указывать условия и размер выплаты компенсации за эксплуатацию авто для рабочих целей. Они должны быть понятными, полностью покрывать понесенные гражданином затраты.
  2. Дополнительное соглашение. Практикуют, когда идея привлечь транспорт сотрудника для рабочих целей возникла в будущем, когда он уже находился в штате. В этом случае просто подписывается дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору. Оно становится его неотъемлемой частью.

Помните, должным образом подписанное и зарегистрированное дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому тут важна не форма, а наполнение документа, подписанного сторонами.

Идея использовать личный транспорт сотрудника для целей организации может возникнуть одновременно с трудоустройством, либо в будущем.

Аренда личного автомобиля в служебных целях

Аскерова Р. В.
практикующий юрист

«Требуется менеджер по продажам. Наличие собственного автомобиля обязательно, выплачивается компенсация». Такие объявления о приеме на работу не редкость. Действительно ли «упрощенцу» проще или выгоднее использовать в производственных целях автомобиль работника, выплачивая ему соответствующую компенсацию, чем приобретать машину в собственность или брать в аренду на организацию?

На практике в большинстве случаев между работодателем и работником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, выступает в роли арендодателя, работодатель же является арендатором автомобиля. Транспортное средство в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию (ст. 645 ГК РФ). Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора (ст. 643 ГК РФ). Государственная регистрация при его заключении не требуется.

Помимо основных пунктов (арендатор, арендодатель и объект) в договоре также целесообразно указать, в каких целях арендуется автотранспортное средство, срок аренды и сумму ежемесячно вносимой арендной платы. Но для начала необходимо составить приказ.

Общество с ограниченной ответственностью
«Авангард»

от 05 июля 2014 г.

Приказ.

В связи с производственной необходимостью в осуществлении регулярных перевозок сотрудников организации

  1. Для обеспечения бесперебойной работы организации в период с 01 июля по 30 сентября 2014 года арендовать легковой автомобиль без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации с выплатой арендной платы в сумме 12 000 руб. в месяц.
  2. Специалисту отдела кадров О. В. Александровой ознакомить сотрудников организации с данным приказом.

Генеральный директор _____ Ф Р О Л О В _________ /Фролов Е. Н./

Специалист отдела кадров _____ А Л Е К С А Н Д Р О В А _________ /Александрова О. В./

После издания приказа стороны согласуют условия аренды и составляют договор. Размер арендной платы может устанавливаться по усмотрению сторон договора аренды либо определяться ценами, которые устанавливаются или регулируются уполномоченными на это государственными органами или органами местного самоуправления (п. 1 ст. 424 ГК РФ). На практике распространены случаи заключения договоров аренды с условием существенного уменьшения размера арендных платежей в течение определенного периода (так называемые «арендные каникулы»).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Особенностью договора аренды транспортного средства с экипажем является обязанность арендодателя нести ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортным средством.

При согласовании размера арендной платы (цены сделки) необходимо учитывать положения раздела V.1 НК РФ. Так, в абз. 3 п. 1 ст. 105.3 НК РФ прямо указано, что цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, а также доходы (прибыль, выручка), получаемые лицами, являющимися сторонами таких сделок, признаются рыночными. Взаимозависимость лиц определяется на основании положений ст. 105.1 НК РФ. При этом к сделкам между взаимозависимыми лицами приравниваются сделки, предусмотренные пп.пп. 1–3 п. 1 ст. 105.14 НК РФ.

Факт передачи автомобиля арендодателем арендатору необходимо подтвердить актом приема-передачи, который составляется в произвольной форме.

Приложение № 1
к договору аренды
транспортного средства без экипажа
от 30.07.2014 № 8

Акт приема-передачи транспортного средства.

Колесников Артем Валерьевич, паспорт серия 18 04 № 614892, выдан Тракторозаводским РОВД г. Самары, 17.06.2005, проживающий по адресу: г. Самара, ул. Н. Отрады, д. 10, кв. 25 (далее – Арендодатель), с одной стороны, и ООО «Авангард» в лице генерального директора Фролова Евгения Николаевича, действующего на основании Устава (далее – Арендатор), с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

В целях исполнения Договора аренды транспортного средства без экипажа от 30.07.2014 № 8 Арендодатель передает, а Арендатор принимает транспортное средство со следующими характеристиками:

  • марка – chevrolet aveo 1,6;
  • регистрационный знак – М348УХ;
  • идентификационный номер (VIN) – SKFBUAG01U5601324;
  • тип – легковой;
  • категория – В;
  • год выпуска – 2013;
  • двигатель – № IC17 715648W;
  • цвет – черный;
  • мощность двигателя (кВт/л. с.) – 85,3 кВт/116 л. с.

Повреждения и неисправности на момент передачи: не обнаружено.

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в состоянии, пригодном для эксплуатации.

Согласованная стоимость передаваемого автомобиля – 515 000 руб.

Пробег – 10 000 км.

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующие документы:

  • паспорт транспортного средства серии 3415 № 293532, выданный МОГТО И РАМТС ГИБДД ГУ МВД РФ по Самарской области (копию);
  • свидетельство о регистрации транспортного средства серии 3450 № 107800, выданное МОГТО И РАМТС ГИБДД ГУ МВД РФ по Самарской области;
  • талон технического осмотра автомобиля;
  • страховой полис ОСАГО.

Также следует обратить внимание на то, что в полисе ОСАГО могут быть указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. В случае если работодателю необходимо, чтобы им управляли другие люди, работник должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к управлению автомобилем неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре. Если к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц, то страховать автогражданскую ответственность водителей арендатора не нужно.

К сведению, если автомобилем будет управлять человек, не вписанный в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 500 руб. (ч. 1 ст. 12.37 КоАП РФ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание (спецодежда, питание и т. п.) несет арендодатель.

По окончании договора аренды возврат автомобиля также следует оформить актом приема-передачи транспортного средства, только уже арендатором арендодателю.

Не вызывает сложностей и учет арендованного автомобиля в целях применения УСН. Более того, для фирмы на «упрощенке» аренда транспортного средства сотрудника имеет свои преимущества. Компания на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» может уменьшить базу по «упрощенному» налогу на сумму арендных платежей, указанных в договоре, и расходов на техническую эксплуатацию автомобиля (например, ГСМ). При этом затраты должны быть подтверждены документами. Признать их в расходах можно только после фактической оплаты.

При любом варианте договора аренды плата за использование автомобиля будет являться доходом сотрудника, с которого нужно удержать НДФЛ. Сложнее дело обстоит со страховыми взносами. По общему правилу страховые взносы на арендные платежи не начисляются. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний нужно начислять и платить, только если это прямо прописано в договоре аренды транспортного средства с экипажем. Однако такой договор является смешанным, в нем два объекта – аренда и оказание услуг. При заключении подобного соглашения компании-арендатору придется начислить и заплатить страховые взносы с вознаграждений, выплаченных за оказание услуг перевозки и техобслуживания автомобиля. Если стоимость этих услуг не выделена в договоре отдельной суммой, взносы нужно начислить и заплатить со всей стоимости договора. Дело в том, что фирмы не вправе дифференцировать платежи и самостоятельно рассчитывать базу для начисления взносов, разделяя суммы договора аренды на собственно аренду и вознаграждение за услуги сотруднику.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Выплаты работникам по договору аренды автомобиля не являются объектом обложения страховыми взносами.

Таким образом, при расчете налога на УСН арендные платежи учитываются в расходах в полном размере, в то время как компенсация за использование личного автомобиля работника при списании в расход лимитируется.

Особенностью договора аренды транспортного средства с экипажем является обязанность арендодателя нести ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортным средством.

Аренда авто с экипажем

Один из вариантов аренды автомобиля – это его оформление вместе с водителем или экипажем. Такая формулировка используется в нормативных документах. В этом случае работник оказывает услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Владелец машины в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного объекта, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Такие выводы следуют из статьи 634 Гражданского кодекса.

Помните, в соответствии со статьей 633 ГК РФ договор аренды с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому контракту не применяются правила об обязательной регистрации, предусмотренные пунктом 2 статьи 609 ГК РФ.

Cоглашение об аренде транспорта с экипажем подразумевает два вида выплат:

  1. оплата непосредственно аренды автомобиля,
  2. оплата услуг по управлению им.

Что касается бухучета, то такие траты признаются расходами по обычным видам деятельности на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99). Согласно пунктам 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы по поддержанию арендуемых основных средств в исправном состоянии относятся к тратам по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). В зависимости от места использования арендованного оборудования расходы на его ремонт отражаются по дебету соответствующих счетов по учету затрат организаций в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В учете для отражения подобных операций используются следующие корреспонденции счетов:

  • ДЕБЕТ 001 — автомобиль передан в организацию по договору аренды;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» — начислена арендная плата и плата за услуги по управлению автомобилем;
  • ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» — начислен налог на доходы физических лиц с сумм по договору аренды транспортного средства с экипажем;
  • ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 50 — выдача начисленных сумм;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.2.1 — начисление ЕСН в федеральный бюджет;
  • ДЕБЕТ 69.2.1 КРЕДИТ 69.2.2 — начислены страховые взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.3 — начисление ЕСН в фонд медицинского страхования.

оплата услуг по управлению им.

Гражданско-правовой договор

Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права. Такой договор может быть обоюдовыгоден.

Плюсы такого решения:

  • владелец автомобиля сам определяет, в каком виде предоставить транспорт – с экипажем, без него;
  • автовладелец может и сам осуществлять перевозки людей и грузов, если имеет соответствующие права;
    оговаривается время использования транспорта, вплоть до почасового.

Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.

И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования.

справочник по законам, документам, инструкциям, предписаниям, директивам

Считалось, что не платить ЕСН с компенсаций за использование личного транспорта можно лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

Налоговое планирование: как оформить отношения с сотрудником с личным автомобилем?

  • Отношения с сотрудником с личным автомобилем
  • Дополнительно: ответственность работника
  • Страховые взносы и взносы “на травматизм”
  • НДФЛ
  • Налог на прибыль

По правилам трудового законодательства сотруднику, который использует личный автомобиль в интересах работодателя, полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). В то же время транспортное средство (далее – ТС) работника можно взять в аренду, оформив соответствующий договор (ст.ст. 642 – 649 ГК РФ).

Однако договор аренды транспортного средства лучше заключать без предоставления услуг по управлению: ведь наличие экипажа предполагает, что его члены являются работниками арендодателя (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ), а это требование в рассматриваемой ситуации нереализуемо (сотрудник не может заключить трудовой договор сам с собой).

Таким образом, основными способами по оформлению отношений с работником, использующим собственный транспорт в служебных целях, являются:

  • заключение договора аренды транспортного средства без экипажа;
  • выплата компенсации за использование личного имущества.

Рассмотрим подробнее, какие последствия с точки зрения налогообложения возникают у организации при каждом из них.

635 ГК РФ , а это требование в рассматриваемой ситуации нереализуемо сотрудник не может заключить трудовой договор сам с собой.

Добавить комментарий