Как вклеить вкладыш в трудовую книжку образец

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

К сожалению, подавляющее большинство сотрудников отдела кадров, даже имея за плечами большой опыт в трудовой сфере не всегда знают, как решить ту или иную проблему, связанную с трудовыми книжками. К таким проблемам относится обязанность вшить вкладыш в трудовую книжку работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Как мы знаем, трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника. Но, как ни странно, деятельность может быть настолько активной, что предоставленных трудовой книгой бланков, в некоторых случаях. просто не хватает для того, что бы указать очередную запись.

В этом случае работодатель или сотрудник отдела кадров должны незамедлительно прореагировать и вшить недостающий бланк. Подробнее о вкладышах для трудовой книжки узнаете из другой нашей статьи.

Но вшить просто так – удел неграмотных специалистов. Необходимо соблюсти особенную процедуру, а также знать все необходимые тонкости и нюансы. Если вы еще не обладаете подобной информацией – наша статья для вас просто находка.

Нормативно-правовые документы и акты

Несмотря на то, что ранее мы сказали о том, что ни один нормативно правовой акт не дает разъяснения по поводу того, как именно стоит производить процедуру вшивания бланка, некоторый из актов в трудовой сфере законодательства все же говорит о том, как поступать в ситуации, если листы в трудовой просто на просто закончились.

Хорошим примером является статья 38 в Постановлении Правительства № 225, датированного 16.04.03 года, посвященном трудовым книжкам.

Данной статьей устанавливается факт возможности вшивания бланк в трудовую книжку, но только в случае если остальные страницы закончились. Самовольное вбивание бланка в трудовую, в которой еще осталось свободное место, считается порчей трудовой книжки и документ будет подлежать восстановлению в виде выдачи дубликата (см. тут).

Пошаговая инструкция

Несмотря на то, что вшивание одного листа занимает примерно от десяти до пятнадцати минут, эта процедура обладает рядом нюансов.

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

Для того чтобы правильно вшить бланк в трудовую, вам понадобится выполнить следующие действия:

• специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
• далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
• регистрирует его в специализированной книге организации;
• ставит на бланк соответствующий штамп;
• заполняет его;
• заполняет титульный лист вкладыша;
• ставит нужную запись под нужной нумерацией.

На этом этапы вшивания бланка закончены, теперь стоит разобраться в нюансах.

В какое место вшивать?

Неопытные сотрудники одела кадров понятия и не имеют, куда нужно вшивать бланк. Многие пытались прилепить его к титульному листу, к оборотной стороне книги, по центру или же просто вложить без использования ниток и иголки.

На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Чем именно подшивать?

Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка.

Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец работы на видео:

Что делать если нет штампа?

Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.

Первое – это срочно заказать штамп и получить его в течение дня или на следующий день.

Также можно поставить информацию о том, что бланк вшит простой ручкой на месте где должен находиться штамп.

Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.

Если возникли ошибки при сшивании

Часто бывает так, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.

Если бланк неправильно пришит – осмотрите трудовую, если есть возможность его отсоединить без порчи трудовой – сделайте это, а бланк уничтожьте.

Если нет возможности отсоединить бланк, то вам придется восстанавливать трудовую книжку работника, то есть делать ему дубликат.

В случае если в бланке допущены орфографические ошибки и их можно исправить – постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его.

Взамен вытащенным бланкам вы должны с большей долей внимательности вставит новые.

Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?

Законодатель не оговорил возможности использования вместо бланка новой трудовой. Но если внимательно изучить некоторые статьи законодательства в сфере трудового права, можно прийти к ряду ответов.

Трудовой кодекс в статье 66 говорит о том, что у работника должна иметься одна трудовая книжка (подробнее тут). То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.

Также стоит помнить о том, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как подделка документов и такая практика в последние годы встречается довольно часто. Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.

Заключение

Настоящий работник отдела кадров (об ответственном за трудовые книжки — тут) должен разбираться во многих тонкостях и быть готовым к любым событиям. Поэтому если вы являетесь сотрудником отдела кадров, уделите этой статье пристальное внимание. Также, если вы работник и видите, что скоро ваша трудовая книжка закончится – также не проходите мимо этого материала.

Дело в том, что именно вы должны проверить за сотрудником отдела кадров правильность заполнения вашей трудовой не допустить наличие ошибок в таком важном документе.

Внимательность и аккуратность – лучшие союзники работников отдела кадров не только в этой ситуации, но и в принципе в их работе.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец вкладыша и нюансы процедуры мы приведем в статье. Рассмотрим, как на практике может быть решена эта задача.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: особенности процедуры

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать. При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

С 01.01.2023 применяются вкладыши в трудовую книжку нового образца. Что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

• берется иголка с ниткой;
• вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.

С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) четко указано, что штамп необходимо ставить на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). Если же на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Правил).

Ранее такой конретики в НПА по трудовым не было, но, как правило, штамп ставился на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.

Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.

Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Образец рукописной записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, форму которой с 01.09.2021 работодатель может разработать самостоятельно.

Как с 1 сентября быть с книгой учета по старой форме, если она еще не закончилась? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Где можно скачать образец вкладыша?

Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.

Итоги

Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках. При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.

Ознакомиться с прочими нюансами кадрового документооборота вы можете в статьях:

• «Составляем срочный трудовой договор — образец на 2021 год»;
• «Как написать уведомление о расторжении договора — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – пошаговая инструкция, требования и образец

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя оформлять ряд обязательных документов в процессе приема на работу сотрудника и увольнения с нее. Одним из таких документов является трудовая книжка, которая призвана подтвердить стаж работы человека. Если она заполняется полностью, то требуется вшивать вкладыш в нее.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Работодатель обязан заполнить трудовую книжку на протяжении 5 дней с момента приема на работу соискателя. В трудовую книжку (вкладыш) вносится следующая информация:

• место работы;
• занимаемая должность;
• сведения о переводе (если он был);
• изменения наименования предприятия (если они были);
• дата увольнения;
• причина увольнения.

Все записи не должны сокращаться, за исключением той информации, которая может по общепринятым правилам быть сокращена. Естественно, что со временем листы в трудовой книжке могут закончиться. И именно тогда требуется вшить вкладыш.

Как это сделать?

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.

Если рассуждать логически, то согласно инструкции, нумерация в трудовой книжке и вкладыше должна быть сквозной, следовательно, вкладыш необходимо вшивать после последнего листа, перед обложкой.

Первый шаг

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Потребуются нитки, игла и шило. В обязательном порядке следует удостовериться, что действительно в трудовой книжке нет чистых листов для записи сведений о приеме или увольнении.

Вкладыш следует пришить к заднему листу обложки, лучше всего даже к самому развороту. Необходимо сделать несколько стежков, чтобы в дальнейшем вкладыш не выпал. Нитки рекомендуется использовать приглушенных тонов.

После вшивания книжка и вкладыш должны составлять единый документ. Не допускается вклеивание вкладыша либо фиксация степлером. Этот запрет закреплен в пункте 38 Инструкции по ведению трудовых книжек.

Второй шаг

Как вшить вкладыш в трудовую книжку пошагово? Теперь можно внести запись непосредственно во вкладыш. Кстати, первый и второй шаги можно поменять местами.

На первый лист вкладыша заносится информация о физическом лице, которому трудовая книжка принадлежит.

На титульном листе книжки необходимо сделать отметку о том, что выдан вкладыш.

Третий шаг

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Теперь, когда информация о сотруднике заполнена, можно переходить к внесению записи о приеме или увольнении, переводе.

В книге движения трудовых книжек также делается отметка о том, что произведена процедура выдачи вкладыша.

На этом процедура вшивания закончена.

Если не вшить вкладыш?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вроде бы понятно, а если этого не сделать? Прежде всего, у владельца такой книжки могут возникнуть в дальнейшем проблемы при приеме на работу в другой организации, при оформлении пенсии.

Сам вкладыш без трудовой книжки не является действительным, даже если на нем стоят печати и записи.

Требования к бланку

Как вшить в трудовую книжку вкладыш и где его взять? Сам бланк вкладыша должен быть установленного нормативными актами образца и изготовленный исключительно на предприятии «ГОЗНАК». На предприятия возложена обязанность по закупке таких документов. Соответственно, у работодателя всегда должен быть определенный запас таких документов. Хотя на практике обычно сам работник приобретает вкладыш, чтобы отдел кадров вшил его в трудовую книжку.

Штамп, подтверждающий выдачу вкладыша

Ни инструкцией, ни другими нормативными актами не предусмотрено место, где должен проставляться штамп о том, что выдан вкладыш. На практике такую отметку проставляют либо на первом титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне обложки.

В данном случае ни первый ни второй вариант не будут считаться нарушениями, главное, если ставится отметка на титульной странице, чтобы она не закрывала сведения о ее владельце.

Образец штампа также не предусмотрен нормативными документами. Поэтому вокруг этого вопроса множество споров. Некоторые специалисты кадровых служб утверждают, что это должен быть именно оттиск, другие утверждают, что можно делать запись от руки и заверять печатью предприятия. Поэтому все же рекомендуется приобрести штамп, который можно найти практически в любом магазине канцтоваров или заказать у организации, занимающейся изготовлением печатей или предоставляющей полиграфические услуги.

Главное, если проставляется штамп, то он должен быть заполнен. Эта запись должна содержать данные вкладыша. Серия и номер могут отличаться в зависимости от даты выпуска. Обычно это семь цифр и две или три буквы серии. Вкладыши, приобретенные после 2010 года, имеют серию ВТ-I, а до 2003 года – АТ, а цифровая кодировка в таких вкладышах и трудовых книжках состоит из римских цифр. Соответственно, запись на штампе может быть следующей:

«ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия АТ № IIVIV».

Как вшить второй вкладыш в трудовую книжку?

Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.

Если сделана неправильная запись?

Как вшивать в трудовую книжку вкладыш, образец которого представлен выше? Без человеческого фактора в нашей жизни никуда, и если после вшивания запись испорчена, то в новом бланке не допускается вносить изменения. Придется все расшить и вставить новый бланк.

Если вкладыш был получен от работодателя, то следует составить акт о том, что бланк был испорчен, и уничтожить его. Если уже внесена запись в трудовую книжку о том, что выдан вкладыш, то потребуется внести запись о том, что штамп недействительный.

Вместо заключения

Можно ли использовать что-то другое вместо вкладыша? На этот вопрос можно однозначно ответить – нет. Не допускается использовать новую трудовую книжку. Согласно статье 66 Трудового кодекса, у физического лица может быть только одна трудовая книжка. Факт наличия второй трудовой книжки может расцениваться как подделка документов. Хотя последнее время такое встречается достаточно часто.

Самим же работникам кадровых служб следует быть всегда внимательными и аккуратными, так как ошибки в их деятельности могут привести к тому, что у физического лица в дальнейшем могут возникнуть проблемы в трудоустройстве в другую компанию и при оформлении пенсии.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

• раздел сведений о работе на 8 разворотах;
• раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте Youtube. В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

• зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности>
• вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку>
• применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

• трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой>
• вкладыш разворачивается посредине>
• шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке>
• при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)>
• нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать?

Должностные лица любого кадрового подразделения должны знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Эта процедура необходима для внесения сведений о работе человека, если отведенные для этого страницы в нужном разделе данного документа закончились. Дополненный вкладышем формуляр должен сохранить свою юридическую действительность, что обеспечивает соблюдение правил ведения этих бланков.

Зачем нужен вкладыш

Правительство РФ в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 раскрыло порядок действий работодателя в ситуациях, когда пустые страницы одного из разделов трудовой книжки закончились.

Так, как вшивается образец вкладыша в трудовую книжку зависит от содержания искомого раздела: дополнение новыми листами может потребоваться для блока данных:

• о работе;
• о награждениях.

Заполнение вкладыша производят по правилам, которые применяют в отношении трудовых книжек. На факт наличия вкладыша в самой трудовой должен указывать штамп работодателя с приведением сведений о серии и номере бланка.

Чтобы подшить вкладыш в трудовую книжку, кадровому работнику обязательно необходим штамп. Собственноручная надпись о введении дополнительных листов в формуляр не имеет юридической силы.

Порядок работы с вкладышами

Вкладыш может использовать только в качестве дополнения к трудовой книжке. Без основного документа эти страницы недействительны.

Законодательно чётко утверждено, как пришить вкладыш в трудовую (фото см. далее) – дополнительный лист должен быть надежно скреплен с книжкой. Примеры этой процедуры показывают, что при прошивке необходимо придерживаться правил кадрового делопроизводства по ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Алгоритм действий кадрового работника таков:

1. В конец формуляра между последней страницей и обложкой.
2. После заполненного раздела, который подлежит дополнить новыми данными.

Далее смотрите на фото, как подшить вкладыш в трудовую книжку. Пошаговая схема действий следующая:

• трудовую книжку разворачивают;
• вкладыш необходимо развернуть посередине;
• бланки прокалывают шилом (делают 4 прокола) и скрепляют нитками;
• концы нити выводят наружу с последующей их фиксацией узлом.

Чтобы закрепить узел и предотвратить его развязывание и/или протирку, рекомендуем наклеить на него этикетку из бумаги с надписью о том, что документ прошит и скреплен печатью. Дополнительный уровень защиты может быть обеспечен при помощи сургучной печати. Хотя мероприятия по закреплению узелков не являются обязательными для исполнения.

Распространенные ошибки при работе с вкладышем

Если кадровый инспектор при исчерпании лимита свободных страниц в одном из разделов трудовой книжки не стал вшивать вкладыш, а начал делать записи в пустых графах другого блока документа, это считается нарушением порядка оформления такого типа формуляров.

Исправление ошибки возможно одним способом – признанием записей недействительными и последующим их внесением в требуемый раздел.

Вкладыш нельзя заменять:

• другими бланками;
• чистыми листами;
• незаполненными страницами чужих трудовых книжек.

Недействительность процедуры вшивки будет зафиксирована, если надпись с указанием на факт наличия вкладыша будет сделана от руки. Для этой цели можно использовать только специальный штамп.

При нарушении нормативных требований по оформлению вкладыша работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП России.