Составление номенклатуры дел пошаговая инструкция

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Сводная номенклатура дел, образец

У каждого экземпляра свое место хранения.

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

  • типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
  • примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
  • индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм.

Основы делопроизводства

Номенклатура дел является документом организации, представляющим собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел: правила составления

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Например, Приказы руководителя по основной деятельности в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3 02-03, 03-03, 04-03 и т.

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

Какие существуют виды

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

  • формы НД за прошлые годы;
  • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
  • учредительные документы;
  • штатное расписание;
  • планы развития предприятия;
  • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

подпись руководителя;.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Сейчас это все.

Необходимость номенклатуры дел

Зачем нужна номенклатура дел? Для ответа на данный вопрос необходимо проанализировать законодательство в области архивного хранения документов. Давайте разберемся.

Любая организация должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Два перечня утвердило Минкультуры:

  1. Приказом от25.08.2010 №558 – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
  2. Приказомот 31.07.2007 №1182 – Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Дополнительно применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению.

Более того, согласно Правилам номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3).

А в силу п. 3.4.3 Правил номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

Похожие публикации

Деятельность любой организации неминуемо связана с накоплением огромного количества разнообразных документов. Для их систематизации используется номенклатура дел, она позволяет «разложить по полочкам» исполненные документы и значительно облегчить их использование. Что такое номенклатура дел? Обязательно ли ее вести? Каких правил нужно придерживаться при составлении? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

удобный и быстрый поиск необходимых документов;.

Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение

Автор: Попова Е.Н.

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

Целевое назначение, форма и содержание номенклатуры дел

Требования к заполнению граф номенклатуры дел

Порядок подготовки номенклатуры дел

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы? Сколько хранить различные категории дел? Как и что отбирать на вечное хранение?

Ответы на эти вопросы начинаются с составления номенклатуры дел, занимающей важное место в системе делопроизводства и обеспечивающей преемственность работы с документами. Номенклатура дел лежит в основе правильной постановки делопроизводства любой организации, а обязательность ее ведения в федеральных органах исполнительной власти закреплена на правительственном уровне ― «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Как известно, номенклатура дел ― это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения, который составляется в целях:

правильного формирования документов,

учета и сохранности дел,

быстрого поиска документов в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.

Номенклатура дел должна реально отражать состав документов в организации и служить основой и постановки делопроизводства, и последующей передачи документов на постоянное и долговременное хранение. Отсутствие в номенклатуре дел документов, отражающих все функции и направления работы организации, ― это свидетельство плохого документирования ее деятельности. Кроме того, за документами, не включенными в номенклатуру дел, отсутствует должный контроль сохранности, а это может привести к утрате документов, существенно обедняет архивный фонд организации и отрицательно сказывается на полноте его состава. Обеспечивая потребности текущего делопроизводства, номенклатура дел, таким образом, выполняет и еще одну важнейшую функцию ― формирование архивного фонда учреждения.

Форма номенклатуры дел, определяемая ее целевым назначением, предусматривает 5 граф:

Срок хранения, статья перечня

Рассмотрим конкретные требования к заполнению граф номенклатуры дел.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела, который состоит из номеров структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Номера структурных подразделений, как правило, закрепляются в инструкции по делопроизводству. Индекс дела обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются друг от друга знаком тире. Например, 10-3-29, где 10 ― индекс департамента, 3 ― индекс отдела департамента, 29 ― порядковый номер дела; или 1-17, где 1― индекс отдела (или направления работы), 17 ― порядковый номер дела.

Для переходящих из предыдущего года дел индексы сохраняются. Как правило, к переходящим относятся малообъемные, копийные дела, например планово-отчетная документация отдела или копии нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения (Положение об отделе, должностные инструкции (регламенты) сотрудников и т. п.). Дела же, состоящие из 2 томов, переходящими быть не могут.

В графу 2 включается полный заголовок дела. Заголовок дела в четкой обобщенной форме отражает основное содержание и состав документации дела.

Заголовок дела с перепиской содержит следующие обязательные элементы ― указание на адресата (адресатов) и конкретные вопросы (темы) переписки. Поэтому нельзя назвать дело «Переписка по основным вопросам»; правильный заголовок ― «Переписка с федеральными органами исполнительной власти по финансовым вопросам в области социального развития» или «Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам трудовой миграции» и т. п.

Обобщающий термин «документы» в заголовке дела в обязательном порядке сопровождается перечислением их конкретных видов. Например, «Документы (предложения, заключения, справки и др.) по вопросам охраны труда».

Категорически не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т. п.), а также применение сокращенного варианта написания заголовка (например, «То же», «Переписка» и т. п.).

Читайте также:  ПФР Ставропольский край, городской округ Пятигорск

Заголовком дела, состоящего из одного документа, является заголовок документа.

В номенклатуре дел уже на стадии делопроизводства закрепляется раздельное формирование дел с разными сроками хранения. Так, документирование работы коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и т. п.) отражается в номенклатуре дел обязательно двумя делами:

протоколы заседаний совещательного органа и документы к ним постоянного хранения,

документы (проекты, приглашения, предложения и др.) по организации работы совещательного органа временного хранения.

Протоколы заседаний Координационного совета по гендерным проблемам и документы к ним

Документы (проекты, приглашения, переписка и др.) по организации работы Координационного совета по гендерным проблемам

Протоколы селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании и документы к ним

Документы (проекты, извещения, повестки и др.) по подготовке к проведению селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел; в ней против каждого заголовка дела проставляется количество томов (частей). На основании данных этой графы осуществляется подсчет количества сформированных дел и составляется итоговая запись о количестве дел отдельно постоянного и временного срока хранения. В этой итоговой записи, данные которой служат основой для планирования работы по приему документов в архив организации, реализуется учетная функция номенклатуры дел.

2.Форма итоговой записи не регламентируется в нормативных документах. Предлагаем возможный вариант итоговой записи к номенклатуре дел:

3.Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

Временного (свыше 10 лет)

По личному составу

Временного (до 10 лет)

В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела со ссылкой на статью нормативного документа, устанавливающего сроки хранения.

Сроки хранения документов определяются в типовых и отраслевых перечнях документов с указанием сроков хранения. Основными среди них являются: «Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).

При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных соответствующими перечнями документов, сроки хранения определяются путем их оценки специалистами и членами экспертной комиссии организации по предложению соответствующего структурного подразделения, исходя из научно-исторической и практической ценности документов.

Дополнительная отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к конкретному временному сроку хранения (например, «5 лет ЭПК») означает, что часть документов в этих делах может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности документов в установленном порядке должна включаться в состав архивного фонда организации.

Например, в деле переписки с вышестоящей организацией (срок хранения ― 5 л. ЭПК, ст. 33) наряду с оперативной перепиской может находиться аналитическая документация (справки, обзоры и т. п.), имеющая историческое значение.

Отметка «ДМН» (до минования надобности) в 4 графе номенклатуры дел обозначает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется непосредственно в организации или ее структурном подразделении, но не менее 1 года. Как правило, такой срок относится к копийной документации.

Приказы Росстата об утверждении форм федерального государственного статистического наблюдения. Копии

Отметка «ДЗН» (до замены новыми) обозначает, что документы (как правило, положения, инструкции, регламенты и т. п.), сохраняются до истечения срока их действия и утверждения новых документов.

Положение об отделе, должностные регламенты сотрудников. Копии

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за окончанием их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2016 г., начинается с 1 января 2017 г.

Графа 5 «Примечание» служит для указания следующих дополнительных сведений:

а) о месте хранения подлинников документов в случае, если в структурном подразделении формируется дело из их копий;

Государственные контракты, по реализации мероприятий Государственной программы «Доступная среда на 2011-2015 гг.». Копии

Подлинники в Финансовом департаменте

б) о переходящих делах;

Документы (информации, справки, докладные записки и др.) по оперативной деятельности отдела

в) о должностном лице, ответственном за формирование данного дела;

г) о ведении документов в электронном формате (отметка «ЭД» ― электронный документооборот);

Переписка с департаментами Министерства по вопросам организации деятельности учреждений медико-социальной экспертизы

Применение отметки «ЭД» связано с внедрением электронного документооборота. Так, для федеральных органов исполнительной власти в настоящее время является обязательным переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. В этой связи в соответствии с рекомендациями Росархива (письмо Росархива от 29.04.2011 № 6/850-А) разрабатываются перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Например, в Минтруде России такой перечень утвержден приказом от 23 мая 2013 г. № 212. Состав документов, определенных для существования только в виде электронных версий, может быть применим и для других организаций ― это документы временного срока хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Номенклатура дел ― это систематизированный перечень документов, т. е. документы располагаются по определенной системе. Как правило, номенклатура дел строится по структурной схеме, т. е. разделами и подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются по порядку закрепленных за ними индексов. Вместе с тем в небольших организациях, не имеющих закрепленной структуры, разделами номенклатуры дел могут служить направления деятельности (например, организационная работа, финансирование, бухгалтерский учет, кадровое обеспечение и т. п.).

Внутри разделов и подразделов номенклатуры дел документы также располагаются в определенном порядке, в первую очередь ― по их значимости. Порядок расположения дел является единым для всех разделов номенклатуры дел. Общая схема расположения дел, принятая, например, в номенклатуре дел Минтруда России, начинается с законодательной и нормативной базы деятельности, потом располагаются переписка, протоколы и другие дела постоянного хранения, тематические подборки документов, специфическая документация (финансовая, статистическая и т. п.), в завершение ― планово-отчетная и делопроизводственная документация. Переписка, протоколы, статистика и другие однотипные документы формируются блоками в одном месте. Внутри этой общей схемы документы тоже располагаются в определенном порядке с учетом значимости и взаимосвязей документов. Например, блок переписки по значимости документов выстраивается следующим образом:

с федеральными органами исполнительной власти,

с подведомственными федеральными органами исполнительной власти,

с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации,

с подведомственными организациями,

с прочими организациями.

В соответствии с нормативными требованиями номенклатура дел составляется ежегодно в 4-м квартале текущего года на следующий год на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности каждого структурного подразделения организации. В крупных организациях со сложной структурой работу по подготовке номенклатуры дел целесообразно начинать еще раньше. Обычно подготовка номенклатуры дел начинается ещё в 3-м квартале предшествующего года (сентябрь), когда управление делами (служба ДОУ) направляет во все структурные подразделения письмо о подготовке номенклатуры дел с указанием срока представления проектов номенклатур дел департаментов и отделов. К письму прилагается форма номенклатуры дел, а также краткие указания по ее заполнению.

Разработанные в соответствии с вышеизложенными требованиями проекты номенклатур дел структурных подразделений представляются в архив организации. Проекты анализируются, при этом особое внимание уделяется полноте состава документов, включению в номенклатуру дел аналитической документации, документов коллегиальных и совещательных органов (комиссий, рабочих групп и др.), документов, отражающих новые направления деятельности (например, в номенклатуре дел Минтруда России на 2017 г. отражены такие новые направления работы, как обучение компьютерной грамотности пожилых людей, внедрение Перечня тяжелых работ, при выполнении которых запрещается применение труда женщин, и др.).

Отдельные ошибки устраняются в рабочем порядке. В случае если проект номенклатуры дел не соответствует предъявляемым требованиям и составлен с серьезными недостатками (нарушена систематизация дел, заголовки дел не содержат всех необходимых элементов, неправильно применяются статьи перечней и т. п.), готовится заключение с разъяснениями допущенных ошибок, а также исправленный вариант проекта номенклатуры дел, который направляется в структурное подразделение для согласования. Уточненные и доработанные проекты номенклатуры дел структурных подразделений включаются в сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел организации выносится на рассмотрение экспертной комиссии. Согласованная ЭК номенклатура дел на очередной год представляется в установленном порядке на утверждение руководителю организации. Выписка из утвержденной номенклатуры дел организации направляется в структурные подразделения для практического применения.

Номенклатура дел лежит в основе правильной и эффективной организации делопроизводства, поэтому стоит потратить время и силы на ее качественную подготовку.

Кроме того, за документами, не включенными в номенклатуру дел, отсутствует должный контроль сохранности, а это может привести к утрате документов, существенно обедняет архивный фонд организации и отрицательно сказывается на полноте его состава.

Составление индивидуальной номенклатуры дел

Составление индивидуальной номенклатуры дел – трудоемкая кропотливая работа, требующая постоянной корректировки, изучения и применения нормативных документов. Наличие номенклатуры дел учреждения не усложняет его работу, а наоборот, упорядочивает ведение делопроизводства, исключает путаницу в делах, неучтенные дела, разные версии отчетов, дублирование документов и пр. При составлении индивидуальной номенклатуры дел, происходит количественная и качественная оценка дел, ведущих каждым специалистом учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел упрощает работу проверяющих и проверяемых – это важный момент при прохождении процедуры лицензирования и аккредитации общеобразовательного учреждения.

Номенклатура дел (далее – НД) – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

— систематизация и закрепление индексов дел;

— распределение исполненных документов в дела;

— ускоренный поиск документов в деле;

— установление сроков хранения дел;

— для учета ведения дел сотрудниками учреждения.

Виды НД: типовая, примерная, индивидуальная (составляется для конкретного учреждения с учетом специфики его работы).

НД составляется в конце календарного года и корректируется с учетом ежегодной ревизии дел. НД утверждается и вводится в действие приказом директора школы с 01 января нового календарного года ‹Приложение1›. Номенклатура дел является обязательной для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел Муниципального общеобразовательного бюджетного учреждения средней общеобразовательной школы № 3 р.п. Октябрьский представлена в ‹Приложение2›.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Под “делом” понимают группу документов, систематизированную по определенному признаку, а также книгу учета, журнал.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
  • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему дело не должно превышать 250 листов;
  • при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “том 1”, “том 2”.

Документы внутри дела располагаются в определенной последовательности (по принципу систематизации):

  • вопросно-логический (чередуется письмо-запрос, письмо-ответ);
  • хронологический (например, в дело помещены документы за 1-й квартал, за 1-е полугодие, за календарный год);
  • алфавитный (формы Т-2 работников по алфавиту).

Срок хранения дела

Срок хранения дела определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003) (Делопроизводители этот документ называют – “Перечень Козлова”) ‹Приложение3›.

Работа с “Перечнем Козлова” заключается в следующем:

— по указателю вида документов определяются номера статей перечня;

— затем по номеру статьи из перечня, состоящего из 12 разделов, определяется срок хранения документов;

— срок хранения документа с указанием статьи вносится в номенклатуру дел.

Правила оформления номенклатуры дел

  • Формат страницы А4;
  • Текст – шрифт “Times New Roman”;
  • Наименования разделов с указанием индекса –16-й кегль; индексы, заголовки дел – 14-й кегль;
  • Скрыть сетку таблицы номенклатуры дел, кроме строки с цифрами;
  • Каждый раздел номенклатуры дел оформляется с нового листа;
  • Каждый лист номенклатуры начинается строкой с цифрами 1, 2, 3, 4, 5;
  • Между заголовками дел – пустая разделяющая строка;
  • Под последним номером раздела – выписка из номенклатуры дел раздела;
  • В конце даются три свободных номера для заведения новых дел в течение года;
  • Номера статей строго под сроком хранения – Постоянно ст. 37а;
  • В номенклатуре дел 4, 5 колонки таблицы заполняются с использованием “Перечня Козлова”.
Читайте также:  Как купить квартиру без ипотеки и кредита

Расположение дел по степени важности

  1. Законы, постановления, инструктивные письма (вышестоящих региональных, федеральных организаций);
  2. Устав, локальные акты (положения) учреждения;
  3. Коллективный договор;
  4. Лицензия, свидетельство о регистрации, об аккредитации, о постановке на учет в налоговом органе и др.;
  5. Приказы, распоряжения (вышестоящей районной организации);
  6. Приказы, распоряжения учреждения;
  7. Протоколы учреждения;
  8. Штатное расписание;
  9. Должностные инструкции;
  10. Планы;
  11. Отчёты, сведения;
  12. Договоры;
  13. Акты;
  14. Списки;
  15. Документы;
  16. Переписка;
  17. Журналы, книги.

В номенклатуру дел вносятся дела, имеющие заголовки и обозначенные индексами дела 01 – 01, 01 – 02, 01 – 03 . 02 – 01, 02 – 02, 02 – 03 и т.д.

Первые две цифры обозначают, индекс раздела номенклатуры дел учреждения, вторые две цифры – порядковый номер дела, которое заведено в данном разделе.

Номенклатурой дел МОБУ СОШ № 3 р.п. Октябрьский предусмотрены следующие разделы: 01 – организация управления, 02 – канцелярия, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – кадры, 05 – безопасность жизнедеятельности, обеспечение безопасности образовательного процесса и условий труда, 06 – библиотека, 07 – социально-психологическая служба, 08 – медицинская часть, 09 – финансово-хозяйственная деятельность.

Заголовок дела составляется по следующим признакам:

номинальный признак (приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, должностные инструкции работников и др.);

предметно-вопросный признак (переписка с МКУ “Отдел образования администрации Чунского района” и др.);

корреспондирующий признак (входящая, исходящая корреспонденция);

авторский признак (указание автора);

хронологический признак (отчет школы за 2011/12 учебный год);

географический признак (переписка со школами со школами Чунского района).

В заголовке дела используются термины:

  • Книга . (Книга учета личного состава, алфавитная книга);
  • Журнал . (Журнал учета пропусков уроков, журнал движения обучающихся);
  • Переписка с .
  • Документы . (документы по одному вопросу, в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовке дела не используются:

— Термины “разное”, “общая переписка”, “черновики”, “документация” и др.;

— Одно слово “списки”, “акты”, “отчеты”, “справки” (необходимо уточнение – “списки многодетных и малообеспеченных семей”; “акты по приемке готовности школы к учебному году”; “отчеты по движению обучающихся” и пр.).

Если в дело помещена копия документа, то на копии документа указывается слово “копия”, подлинник в деле № 02-15.

Этикетка дела должна соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел учреждения, что облегчает учет дел. Примеры этикеток представлены в ‹Приложение4›.

Экспертиза ценности документов определяется экспертной комиссией, которая создается на основании школьного положения об экспертной комиссии и приказа директора школы.

Ценность документов определяется по срокам хранения:

  • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • постоянного срока хранения (75 лет и более).
  • Приложение 1
  • Приложение 2
  • Приложение 3
  • Приложение 4

Список используемой литературы

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003);

2. Письмо Министерства образования Российской Федерации “Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях” от 20.12.2000 № 03-51/64;

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.);

4. Рабочая книга школьного администратора. Делопроизводство в школе. Выпуск 3. Издательство “Аркти”, Москва: 2008 г.

5. Фильшина И.В. Конспект устной лекции “Формирование номенклатуры дел ОУ”. ОГАОУ ДПО “Институт развития образования Иркутской области”, 2010 г.

Срок хранения дела определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 06.

Составление номенклатуры дел пошаговая инструкция

1. Номенклатура дел.

2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

3. Установление сроков хранения дел.

4. Правила формирования и оформления дел.

1. В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура делсистематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено, и поиск его не будет вызывать никаких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

2. Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме.

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

3. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

· Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

· Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.

Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.

Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с 1 января 2001 года.

4. Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование делагруппирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:

· наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено), указывается непосредственная подчиненность;

· наименование структурного подразделения;

· индекс дела по номенклатуре (Например, Дело №06–03, где 06 – это индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела в номенклатуре);

· заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;

· документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют – судебные дела, личные дела, переходящие дела;

· группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения (например, документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);

· дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1, т.2» и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Читайте также:  Виды Арбитражных Споров

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объем которых свыше 250 листов, составляют отдельный том.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ – ответ помещается за документом – запросом.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.

Составление номенклатуры дел пошаговая инструкция

Материал помещен в архив

ОСНОВНЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОСТАВЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

2. Особенности работы по созданию номенклатуры

4. Основа для составления сводной номенклатуры

5. Порядок работы над созданием номенклатуры дел

6. Как пользоваться перечнями типовых документов при определении сроков хранения документов организации?

7. Согласование номенклатуры дел организации

8. Утверждение номенклатуры дел организации

9. Новая номенклатура каждый год

11. Схема построения номенклатуры дел

12. Обязательные реквизиты номенклатуры дел

13. Номенклатура дел должна быть по-настоящему рабочим документом

Основные понятия

Основная ответственность за составление номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) (канцелярию, общий отдел, секретариат и т.д.). Однако заведующий архивом либо лицо, ответственное за архив, всегда должны принимать участие в данном процессе, так как номенклатура дел – основа для наведения порядка в работе с документами.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Особенности работы по созданию номенклатуры дел

В работе над номенклатурой дел можно выделить две основные особенности.

Во-первых, номенклатура – это не просто перечень заголовков дел, а систематизированный перечень.

Во-вторых, в номенклатуре в обязательном порядке должны быть определены сроки хранения дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Нормативное регулирование

Основные нормативные документы, регламентирующие порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4);

• Основные правила работы архивов организаций центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5;

• Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.07.2009 № 23 (далее – Методические рекомендации № 23).

При составлении номенклатуры дел используют также устав, положение об организации, штатное расписание организации, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, решения Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ (далее – Департамент) об изменении сроков хранения отдельных категорий дел и документов, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел.

Основа для составления сводной номенклатуры дел

Основа для составления сводной номенклатуры – номенклатуры дел структурных подразделений и общественных органов (профсоюзного комитета, комиссии по оздоровлению и санаторно-курортному лечению работников, Совета трудового коллектива и т.д.).

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. В случае если организация претерпела серьезную реорганизацию или в ней вообще не было номенклатуры дел, работу над этим документом не следует откладывать до конца текущего года. Необходимо приступить к составлению номенклатуры немедленно.

Порядок работы над созданием номенклатуры дел

Назначение ответственного за делопроизводство и архив

Рассмотрим порядок работы над созданием номенклатуры дел.

В том случае, если организация состоит из нескольких структурных подразделений, приказом руководителя организации назначается ответственный за делопроизводство и архив в каждом структурном подразделении. Это важно для всей дальнейшей системы работы по созданию архива. Кандидатура ответственного за делопроизводство и архив согласовывается с начальником структурного подразделения.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство и архив в структурном подразделении, совместно с коллегами составляет перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности такой структуры. Сотрудник службы ДОУ или заведующий архивом оказывает структурным подразделениям консультативно-методическую помощь.

Определение сроков хранения документов

На практике (особенно если номенклатура дел составляется впервые) обычно это происходит следующим образом: в службу ДОУ поступают перечни заголовков дел от каждого структурного подразделения. Сотрудник службы ДОУ, ответственный за составление сводной номенклатуры дел организации, из предложенного перечня составляет по установленной форме номенклатуру дел структурного подразделения, редактирует заголовки дел, определяет сроки их хранения и соответствующие статьи по перечням (типовым, ведомственным).

В настоящий момент действуют два перечня типовых документов:

1. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения. Перечень утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38 (далее – Перечень-2001);

2. перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным и информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организации с указанием сроков хранения. Перечень утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее – Перечень-2006).

Кроме того, при определении сроков хранения номенклатуры дел необходимо применять следующие нормативные документы:

• постановление Белкомархива от 28.04.2004 № 4 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38»;

• постановление Минюста РБ от 31.08.2007 № 58 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38»;

• постановление Минюста РБ от 28.07.2009 № 59 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82»;

• постановление Минюста РБ от 19.03.2010 № 21 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 13 февраля 2006 г. № 1 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82»;

• постановление Минюста РБ от 01.11.2010 № 86 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82»;

• постановление Минюста РБ от 01.06.2011 № 121 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82»;

• постановление Минюста РБ от 24.10.2011 № 234 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 13 февраля 2006 г. № 1 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82».

Постановления содержат изменения и дополнения, которые вносятся в соответственный Перечень типовых документов.

Существует еще один Перечень типовых документов – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее – Перечень-1988). Однако государственные архивные учреждения не рекомендуют использовать его в работе, так как это документ не существующего в настоящее время государства. В то же время необходимо отметить, что только Перечень-1988 содержит сроки хранения по таким направлениям деятельности организаций, как научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа; проектирование, строительство, реконструкция; качество продукции, технический контроль, стандартизация; охрана окружающей среды и некоторым другим.

В связи с этим можно рекомендовать использовать Перечень-1988 документов для определения сроков хранения документов, не предусмотренных ныне действующими перечнями типовых документов, следующим образом: сроки хранения документов, предусмотренные Перечнем-1988, согласовать на заседании экспертной комиссии своей организации и при составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» сделать пометку «Протокол заседания ЭК от _____ № _______».

Как пользоваться перечнями типовых документов при определении сроков хранения документов организации?

В графах 3-4 перечней отражены сроки хранения документов.

В графе 3 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях Списка № 1 и в негосударственных организациях, индивидуальных предпринимателей. В графе 4 – в организациях Списка № 2.

Произвольное изменение сроков хранения документов, указанных в перечнях, не допускается.

Негосударственные организации, индивидуальные предприниматели, хоть и не являются источниками комплектования для государственных архивов, при определении сроков хранения пользуются графой 3 так же, как и государственные организации Списка № 1.

Согласование номенклатуры дел организации

После того как номенклатура дел структурного подразделения составлена, она визируется заведующим архивом и возвращается в структурное подразделение на подпись руководителю.

На основании номенклатур дел всех подразделений и общественных органов службой ДОУ создается сводная номенклатура дел организации. Подписывает номенклатуру дел начальник службы ДОУ, визирует заведующий архивом и далее номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии (далее – ЭК) организации. Согласование с экспертной комиссией обязательно оформляется протоколом.

Организации Списка № 1 согласовывают сводную номенклатуру дел также с экспертно-методической комиссией (далее – ЭМК) государственного архива (раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования).

Организации Списка № 2 и негосударственной формы собственности номенклатуры дел с государственными архивами не согласовывают, однако раз в 5 лет согласовывают с центральными экспертными комиссиями (далее – ЦЭК) вышестоящих организаций при их наличии.

Утверждение номенклатуры дел организации

После согласования с ЭК (при необходимости – с ЭМК, ЦЭК) номенклатура дел утверждается руководителем организации. Только затем руководителю каждого структурного подразделения передается номенклатура дел его подразделения (выписка из номенклатуры дел организации) для того, чтобы сотрудники с 1 января будущего года завели дела в соответствии с номенклатурой.

Номенклатура дел ежегодно уточняется, в нее вносятся дополнения и изменения. Номенклатура дел структурных подразделений с изменениями и дополнениями подписывается у руководителей структурных подразделений, и далее проводится работа в вышеуказанном порядке.

Перечень утвержден постановлением Белкомархива от 06.

Номенклатура дел – как формируется, примерный образец

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

В конце года туда отправляются

  • личные дела сотрудников, которые были уволены,
  • приказы и распоряжения,
  • бухгалтерская документация,
  • выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.


Приказ№ 273 номенклатуры товаров и услуг.
Индексы цен и дефлятор ВВП: для чего рассчитываются?

Функциональное назначение номенклатуры дел.

Добавить комментарий