Составляем номенклатуру дел отдела кадров (нюансы)

Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (Коткова Е.)

Дата размещения статьи: 25.03.2016

Конец года, помимо всего прочего, – время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел – первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров – не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г., – Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее – Правила).

Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.

Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но времени у них уйдет в разы больше.

Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях. По Правилам , отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй – за содержание. Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

Пункт 1.3.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), далее – Основные правила работы архивов.

Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

3 Основных правил работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.

Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2015, N 12

Конец года, помимо всего прочего, – время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел – первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров – не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • к содержанию ↑

    к содержанию.

    Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год

    Приказом Минкультуры России от 31.

    Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

    Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

    Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

    Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

    Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

    • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
    • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

    Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

    Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

    По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

    Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

    Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

    • индекс дела;
    • заголовок дела;
    • количество единиц хранения;
    • сроки хранения и номера статей по перечню;
    • примечания к номенклатуре.

    Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

    Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации.

    Содержание кадровой номенклатуры дел

    В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

    • формируемые кадровиками;
    • поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
    • учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

    В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

    1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
    2. Распорядительные акты по личному составу.
    3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
    4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
    5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же – справки, переписка.
    6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
    7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

    Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

    Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

    В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив.

    Заголовок дела

    В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

    Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, – Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников , Правила трудового распорядка , коллективный договор . Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией – штатное расписание , личные карточки , графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления). Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

    Совет: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

    Ситуация: в каком порядке расположить заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы) номенклатуры дел?

    При систематизации заголовков дел соблюдайте принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, расположите перед заголовками дел с приказами руководителя организации, затем разместите распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями поместите перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными). Докладные записки на имя руководителя организации разместите перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы – перед квартальными и месячными и т. д.

    Ситуация: как правильно сформулировать заголовки номенклатуры дел?

    Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты.

    Составляя заголовки для номенклатуры дел, укажите:

    • название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);
    • автора документа – наименование организации, структурного подразделения, должностного лица;
    • адресата или корреспондента документа – организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
    • краткое содержание документов дела;
    • место составления документа;
    • дату (период), к которому относятся документы дела;
    • число копий документа.
    Читайте также:  Какие документы нужно оформить после смерти человека

    Такие рекомендации приведены в пункте 4.26 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, и пункте 2.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    Такой порядок следует из пунктов 4.

    Номенклатура дел в отделе кадров

    “Отдел кадров бюджетного учреждения”, 2010, N 1

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ

    Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье.

    Состав кадровой документации

    Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Разделы 7 и 8 (“Трудовые отношения”, “Кадровое обеспечение”) могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.

    Все документы условно можно разделить на несколько групп:

    1. Локальные нормативные акты:

    – коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ;

    – правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ);

    – должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 “О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников” указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.

    2. Организационные документы:

    – журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления;

    – журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Кроме того, ст. 79 ТК РФ указывает, что, если заключен срочный трудовой договор, о его прекращении работодатель должен уведомить работника не менее чем за три календарных дня до увольнения. При отсутствии такого уведомления условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ). Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал;

    – журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов;

    – штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Хотя законом не установлены нормы, обязывающие работодателя оформлять штатное расписание, оно важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы;

    – график отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;

    – табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Установленная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее – Постановление N 1) форма N Т-12 распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. В последних используется форма, установленная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету” (ред. от 03.07.2009);

    – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ;

    – журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н “Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы”.

    3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

    – трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Напомним: ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя. Нормативные правовые акты могут предусматривать особенности заключения трудовых договоров. Например, Приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н утверждены Рекомендации по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерная форма; порядок заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий установлен Постановлением Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 (ред. от 11.03.2008). С работниками прокуратуры, замещающими должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, а также осуществляющими профессиональную деятельность по профессии рабочего, трудовые договоры заключаются по формам, установленным Приказом Генпрокуратуры России от 26.11.2008 N 242 “Об утверждении форм трудового договора и соглашений об изменении условий трудового договора”;

    – приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т. д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные;

    – документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение). Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях. Однако ведомственными правовыми актами могут быть установлены иные формы. Например, Приказом МВД России от 05.10.2006 N 780 “Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории Российской Федерации” (ред. от 09.12.2008) предусмотрены и иные виды документов, обязательные для оформления при направлении сотрудников в командировку;

    – личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС). Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником;

    – трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225;

    – прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).

    Конечно, это далеко не полный перечень. В различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.

    Понятие номенклатуры дел

    Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций (далее – Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она является основным учетным документом в делопроизводстве и используется для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а в архиве организации – для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.

    Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

    Пунктом 3.4.4 Правил установлены три вида номенклатур:

    1. Типовая – устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Например, Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена Судебным департаментом при ВС РФ 30.12.2008.

    2. Примерная – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Носит рекомендательный характер. В качестве примера можно привести:

    – Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 “О документации детских дошкольных учреждений”, содержащий Примерную номенклатуру дел детского дошкольного учреждения и Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений;

    – Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утвержденные Минобразованием России 11.05.1999.

    3. Индивидуальная – устанавливает состав дел конкретной организации, формируется на основе типовой и примерной номенклатур дел.

    Как правило, номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении организации, а затем на их основе формируется сводная номенклатура дел организации. Мы особое внимание уделим порядку составления номенклатуры дел кадровой службы.

    Работу по составлению номенклатуры дел рекомендуется поручить службе документационного обеспечения управления организации совместно с архивом. Форма сводной номенклатуры дел утверждена в Приложении 7 к Правилам. Приведем образец данной формы и пример заполнения, используя выдержку из Примерной номенклатуры дел театра, утвержденной протоколом экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 19.12.2003 N 14 (далее – Примерная номенклатура дел театра).

    Индекс│ Заголовок дела │ Кол-во│Срок хранения│ Примечание

    дела │ │ед. хр.│ и N статьи │

    01-01 │Устав, свидетельство о │ │Пост. │

    │государственной регистрации │ │13А, 15 ПТД │

    01-02 │Свидетельство о постановке │ │5 л.* │*После

    │юридического лица (театра) на │ │169 ПТД │снятия с

    │учет в налоговом органе │ │ │учета

    01-03 │Инструкции, методические │ │3 г.* │*После

    │указания и рекомендации │ │10Б ПТД │замены

    │Министерства культуры России, │ │ │новыми

    06. Работа с кадрами

    06-01 │Персональные должностные │ │75 л. ЭПК │*Включаются

    │инструкции работников театра │ │Реш. ЦЭПК от │в состав

    │ │ │27.10.2003 │личных дел

    06-02 │Типовые должностные инструкции │ │3 г.* │*После

    06-03 │Инструкции, методические │ │3 г.* │*После

    │указания о работе с кадрами │ │10Б ПТД │замены

    06-04 │Приказы директора театра по │ │75 л. ЭПК │

    Читайте также:  Как получить 10 тысяч на каждого ребенка

    │личному составу │ │6Б ПТД │

    Из п. 3.4.6 Правил следует, что номенклатура дел организации составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год. В конце каждого года номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением, уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе типовой и примерной номенклатур дел путем перенесения предусмотренных ими заголовков дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированных с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

    При составлении номенклатуры дел вначале определяют список документов, образующихся в деятельности организации, путем изучения состава и содержания имеющихся в организации документов. Учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел (п. 3.4.7 Правил).

    Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации, нашедшая отражение в штатном расписании. Разделами номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. д.) (п. 3.4.8 Правил). Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел учебного заведения можно установить следующие разделы: дирекция, учебная работа, учебно-воспитательная работа, производственная практика и др.

    Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел отдельных подразделений. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации определена в Приложении 8 к Правилам. Она должна быть подписана руководителем соответствующего подразделения. Ниже приведем образец заполнения формы номенклатуры дел структурного подразделения организации, руководствуясь Примерной номенклатурой дел театра.

    Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив.

    Что такое переходящие дела?

    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

    Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

    Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

    Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

    На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

    Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

    Варианты номенклатуры дел.

    Кто ведет номенклатуру дел

    Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

    номер и дата составления,.

    Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:

    Документы по одному вопросу и связанные последовательностью делопроизводства

    Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения (указывается разновидность документов)

    Документы об обучении персонала (планы, графики, программы и др.)

    Приложения к какому-либо документу

    Документы к приказам о проведении служебных расследований (объяснительные записки, акты и др.)

    Группировки документов одной разновидности (во множественном числе)

    Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)

    Переписка с разными корреспондентами (указание, с кем и по какому вопросу)

    Переписка с учебными заведениями о прохождении стажировки студентами

    Переписка с определенными корреспондентами (указывается только общее видовое название)

    Переписка с ООО «Ромашка» о прохождении медицинских осмотров работниками

    Плановая или отчетная документация (указываются периоды, за которые составлены документы)

    Отчеты или планы

    Годовые отчеты по движению кадров

    Содержащие несколько частей или томов (составляется общий заголовок)

    Журналы учета: о приеме работников. Том 1. О переводе. Том 2. Об увольнении. Том 3.

    По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.

    Приказы по личному составу прием, перевод, увольнение работников.

    Составляем номенклатуру дел отдела кадров (нюансы)

    Материал помещен в архив

    ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

    Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

    Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

    Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров (см. приложение к материалу).

    Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены дела с распорядительными документами (8-1 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии»; 8-2 «Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.)»; 8-3 «Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных)»). При этом дело с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, помещено впереди, несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (1-е экземпляры находятся в канцелярии). За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале – прием, перевод, увольнение, поощрение работников (срок хранения – 75 лет), затем – отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных (срок хранения – 3 года).

    Следует обратить внимание на то, что согласно приведенному в приложении примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии – соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к делам с аналогичными заголовками будет добавлено слово «Копии»). Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе кадров. В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.

    Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно добавить ссылки на место их хранения, например: «Подлинники – в канцелярии».

    За распорядительными документами помещены дела с организационными документами (8-4 «Положение об отделе. Копия»; 8-5 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»; 8-6 «Штатное расписание предприятия. Копия»; 8-7 «Правила внутреннего трудового распорядка»). В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся 2-е экземпляры соответствующих документов, а 1-е находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии и (или) бухгалтерии.

    За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов (8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним»), планами и отчетами (8-9 «План работы отдела кадров на 2008 год»; 8-10 «Отчет о работе отдела кадров за 2008 год», 8-11 «Статистические отчеты по кадрам»). В отделе кадров хранятся 1-е экземпляры протоколов, планов и отчетов.

    Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-12 по индекс 8-23). Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек работников (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам – Книге учета личных дел и Книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним. Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.

    Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела № 8-19, 8-20). В приведенном примере переписка сформирована в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не имеющими связи между собой при решении вопроса, поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов – «переписка», «сведения» и др. Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены такие отдельные дела под заголовками: «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 1», «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 2».

    Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных (с индекса 8-24 по индекс 8-26).

    В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).

    В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

    В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

    – Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38);

    – Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

    В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне 2006 г. – пунктами. Соответственно, в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.

    При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения – 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов (в т.ч. и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинниками приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) – 3 года.

    Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.

    Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.

    На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений.

    После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.

    Читайте также:  Адресная справка на ребенка

    Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).

    Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук


    Частное унитарное предприятие «Вихрь»
    Отдел кадров

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
    15.12.2007 № 8-36
    г.Минск

    За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов 8-8 Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним , планами и отчетами 8-9 План работы отдела кадров на 2008 год ; 8-10 Отчет о работе отдела кадров за 2008 год , 8-11 Статистические отчеты по кадрам.

    Составляем номенклатуру дел отдела кадров (нюансы)

    • Главная
    • Поиск
    • О проекте
    • Связь
    • Вопрос – ответ 2020! Страница 1
    • Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела?

    Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела?

    Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются: индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
    Законодательством обязанность ведения номенклатуры дел в организации не установлена. Организация самостоятельно принимает решение о ведении номенклатуры дел, исходя из объемов документооборота, количества структурных подразделений и других потребностей. Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел в организации. Утверждается номенклатура дел руководителем организации до начала года, на который она составляется.

    Порядок составления номенклатуры дел отдела
    Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения (абз. 1 п. 1.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Федеральным архивным агентством 19.07.2018 (далее – Методические рекомендации 2018 г.)).
    Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Одно дело – это одна папка или несколько, в зависимости от количества документов, в которой помещены документы по одному вопросу (п. п. 95, 97, 98 ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013)).
    Номенклатура дел предназначена для систематизации исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
    Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. п. 4.14, 4.15, 4.16 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее – Правила)).
    Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке (абз. 9 п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.).
    Форма номенклатуры дел приведена в Приложении N 25 к п. 4.18 Правил и представляет собой таблицу, в которой указываются следующие графы:
    1 – индекс дела (цифровой или буквенно-цифровой) (п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013) состоит из двух частей: номера (кода) структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (п. 3.4.9 Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)).
    Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01-02, это означает, что дело составлено в подразделении 01 (например, отдел кадров) и является группой документов типа 02 (например, срочные трудовые договоры);
    2 – заголовок дела – это обобщенное описание документов, которые будут подшиваться в конкретную папку. Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.
    Например, вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационные документы, далее – содержащих распорядительные документы, затем – содержащих плановые и отчетные документы.
    Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
    3 – количество томов (частей) – эта графа заполняется по окончании календарного года, когда известно точное количество дел, учет которых ведется организацией;
    4 – срок хранения и номер статьи указываются со ссылкой на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее – Перечень).
    Срок хранения с отметкой “ЭПК” (экспертно-проверочная комиссия) означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение;
    5 – примечание – в графе проставляются отметки о заведении дел (в том числе электронных), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов. Заполняется в течение года.
    По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (см. Продолжение приложения N 25 к п. 4.18 Правил).

    Особенности составления номенклатуры дел отдела кадров
    Алгоритм составления номенклатуры дел отдела кадров может быть следующим (с учетом п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.):
    1. Составить перечень документов отдела кадров.
    2. Сформулировать заголовки (наименования) дел.
    3. Систематизировать заголовки дел внутри раздела номенклатуры дел.
    4. Присвоить делам индексы.
    5. Определить сроки хранения дел.
    6. Составить номенклатуру дел отдела кадров.
    7. Передать номенклатуру дел отдела кадров в подразделение, ответственное за подготовку сводной номенклатуры дел.
    8. Ознакомить с утвержденной номенклатурой дел работников отдела кадров для руководства ею в течение года.

    Пример. Заполнение номенклатуры дел отдела кадров организации Общество с ограниченной ответственностью “Норман” Отдел кадров НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2020 г. Индекс делаЗаголовок делаКоличество томов (частей)Срок хранения и N статей по ПеречнюПримечание 12345 02. Отдел кадров 02-01Приказы по основной деятельностиПостоянно – до ликвидации общества (если присланы для сведения, то до минования надобности) (ст. 19 Перечня) 02-02Правила внутреннего трудового распорядка1 год после замены их новыми (ст. 381 Перечня) 02-03Положение об отделе кадровДо минования надобности (ст. 33 Перечня) 02-04Должностные инструкции работников50/75 лет, а типовые – 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня) 02-05Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод и др.)50/75 лет (ст. 434 Перечня) 02-06Приказы по личному составу (о предоставлении ежегодно оплачиваемых отпусков, отпусков в связи с обучением, командировках)5 лет, об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет (п. п. “б”, “в”, “г” ст. 434 Перечня) 02-07Приказы по личному составу (о дисциплинарных взысканиях)3 года (п. “д” ст. 434 Перечня) 02-08Трудовые договоры, соглашения об их изменении, расторжении50/75 лет ЭПК (ст. 435 Перечня) . 02-19Трудовые книжкиДо востребования (не востребованные работниками – 50/75 лет) (ст. 449 Перечня) 02-20Личные карточки работников50/75 лет ЭПК (ст. 444 Перечня)Переходящее . Начальник отдела кадровСтепановаВ.И. Степанова 27.12.2019 СОГЛАСОВАНО

    Особенности составления номенклатуры дел юридического отдела
    Основными задачами юридического отдела является проверка локальных нормативных актов, а также другой внутренней документации на соответствие законодательству РФ, подготовка заключений по правовым вопросам, договорная работа, участие в судебных делах, подготовка материалов для привлечения к дисциплинарной ответственности работников.
    Для систематизации документооборота в юридическом отделе создается примерный перечень номенклатурных дел, который включает в себя различные виды документов, необходимые в работе юридического отдела.
    Алгоритм составления номенклатуры дел юридического отдела может быть следующим (с учетом п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.):
    1. Составить перечень документов юридического отдела.
    2. Сформулировать заголовки (наименования) дел.
    3. Систематизировать заголовки дел внутри раздела номенклатуры дел.
    4. Присвоить делам индексы.
    5. Определить сроки хранения дел.
    6. Составить номенклатуру дел юридического отдела.
    7. Передать номенклатуру дел отдела кадров в подразделение, ответственное за подготовку сводной номенклатуры дел.
    8. Ознакомить с утвержденной номенклатурой дел работников юридического отдела для руководства ею в течение года.

    Пример. Заполнение номенклатуры дел юридического отдела организации Общество с ограниченной ответственностью “Норман” Юридический отдел НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2020 г. Индекс делаЗаголовок делаКоличество томов (частей)Срок хранения и N статей по ПеречнюПримечание 12345 04. Юридический отдел 04-01Положение об отделеДо минования надобности (ст. 33 Перечня) 04-02Поручения руководства организации; документы (доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению5 лет ЭПК (ст. 17 Перечня) 04-03Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации5 лет (после истечения срока действия доверенности или ее отзыва) (ст. 36 Перечня) 04-04Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов5 лет (ст. 13 Перечня) 04-05Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами. Копии5 лет (после принятия решения по делу; подлинники хранятся в судебных делах) (ст. 143 Перечня)* возможно формирование дела по конкретному судебному спору . 04-17Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам5 лет (ст. 12 Перечня) . Начальник юридического отделаКрасновО.В. Краснов 27.12.2019 СОГЛАСОВАНО

    Л.В. Попова
    ООО “Управляющая компания “КВС”

    Составить перечень документов юридического отдела.

    Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

    Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

    Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

    Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

    Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

    При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

    • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
    • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

    Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

    • приказы;
    • договоры;
    • учетные документы;
    • карточки;
    • трудовые книжки и т. д.

    В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

    В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.



    Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота.

    Добавить комментарий