Как списать расходы на проезд работника в командировку

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход.

Порядок учета командировочных расходов в 2019 – 2020 годах

Учет командировочных расходов расчет и оформление.

Похожие публикации

Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой.

Как списать расходы на проезд работника в командировку

Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он едет в командировку на личном автомобиле? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ? Какие документы оформить?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Трудовой кодекс РФ и положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749), не ставят обязанность работодателя возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно в зависимость от вида транспорта, которым сотрудник добирается до места назначения. Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 27.11.2019 № 03-03-07/92053.

Расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте могут быть закреплены в нормативном акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) в перечне расходов на проезд или в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. В таком случае они возмещаются по КВР 112 (122, 142) и подстатье 226 КОСГУ (п. 46.5 порядка, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н, п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 85н, 209н). В ином случае эти расходы следует квалифицировать как закупку через подотчетное лицо по КВР 244. Такие разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212. Полагаем, этой логикой можно руководствоваться и в целях применения Порядка № 85н.

В письме от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 специалисты Минфина России допускают принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов (если работник приобрел ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом). Применительно к действующим редакциям инструкций записи будут следующими:

Дебет КРБ 1 106 34 343 Кредит КРБ 1 208 26 667 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 343 Кредит КРБ 1 106 34 343 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

По нашему мнению, компенсационный характер выплаты расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов. Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ закреплены в перечне командировочных, в учете можно сделать запись:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 401 20 226 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 667 – приняты расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень командировочных, то приобретенные ГСМ необходимо оприходовать:

Дебет КПС (000) 1 105 33 343 Кредит КПС (КРБ 244) 1 208 34 667 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н, п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Списание фактически израсходованных ГСМ, ранее принятых к учету, оплаченных сотрудником в командировке, отражается на основании акта (ф. 0504230), составленного комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденного руководителем учреждения с приложением к нему путевого листа:

Дебет КПС (000) 1 401 20 272 Кредит КПС (000) 1 105 33 443 – списана стоимость израсходованных ГСМ (п. 26 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету ф. 0504505 (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). К нему сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 Положения № 749).

Возмещение сотруднику произведенных расходов отражается записями:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 567 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 304 05 226; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КРБ 244) 1 208 34 567 Кредит КПС (КРБ 244) 1 304 05 343; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы не закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н).

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Пунктом 48.1 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 222 КОСГУ. Возмещение расходов сотрудника на приобретение ГСМ удовлетворяет понятию компенсации в натуральной форме, соответственно, может быть отнесено на подстатью 214 “Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме” КОСГУ в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 142) (п. 10.1.4 Порядка № 209н).

2017 02-05-11 52212.

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

в месяц, если двигатель 2 000 куб.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях.

Читайте также:  Кредитный брокер: реальный шанс получить заем

В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям. Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены Положением № 749 . Этим документом, в частности, установлено следующее:

– в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем;

– поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой;

– местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором.

Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются:

– служебное задание, утверждаемое руководителем учреждения, которым определяется цель его командировки (п. 6 Положения № 749);

– оформляемое в единственном экземпляре и подписанное руководителем учреждения командировочное удостоверение, которым подтверждается срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения № 749).

Размеры возмещаемых расходов на проезд

В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд к месту служебной командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения № 749).

Согласно п. 11 Положения № 749 размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры возмещения указанных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, ограничены Постановлением Правительства РФ № 729 . В частности, расходы на проезд сотрудника казенного учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

– водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в указанных размерах производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Обратите внимание

Превышение расходов на проезд, если они произведены сотрудником с разрешения или ведома руководителя, может возмещаться только за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Для гражданских служащих установлены иные ограничения. Так, расходы на проезд гражданских служащих к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также на проезд из одного населенного пункта в другой (если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах) воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам (п. 21 Порядка № 813 ):

Гражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «руководители»

Не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров

По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса

Гражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «помощники (советники)», «специалисты»

Не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров

По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения

Гражданские служащие, замещающие главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы

Не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров

По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения

Обратите внимание

По решению руководителя (уполномоченного им лица) гражданскому служащему при наличии обоснования могут быть возмещены расходы на проезд к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы – воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом сверх норм, установленных Порядком № 813 и условиями, в пределах средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание соответствующего государственного органа (п. 24 данного порядка).

Документальное подтверждение расходов на проезд

В настоящее время проездные документы чаще всего приобретаются в электронной форме, то есть в виде электронного билета. Как же документально подтвердить расходы, связанные с приобретением такого билета?

Сначала отметим, что электронный билет используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании, в котором информация о перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на транспорте.

На железнодорожном транспорте с 01.01.2012 применяется форма электронного проездного документа (электронного билета), утвержденная Приказом Минтранса РФ от 31.08.2011 № 228. Согласно п. 2 данного приказа контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Контрольный купон оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Учитывая изложенное, по мнению Минфина, документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (Письмо от 08.11.2011 № 03‑03‑06/1/719).

В гражданской авиации применяется форма электронного пассажирского билета, утвержденная Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. При приобретении сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), документами, подтверждающими факт оплаты, по мнению Минфина, являются (Письмо от 04.07.2011 № 03‑03‑07/24):

– чек контрольно-кассовой техники;

– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

– подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

– другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом факт произведенной перевозки удостоверяет распечатка электронного документа – электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Бюджетный учет расходов на проезд

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 № 180н, расходы по оплате проезда к месту служебной командировки и обратно – к месту постоянной работы транспортом общего пользования (соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

В силу п. 83 Инструкции № 162н для учета казенными учреждениями расчетов с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг применяется счет 208 22 000.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен быть организован в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н ). Отметим, что данные формы утверждены Приказом № 173н . Причем если аналитический учет ведется в карточке учета средств и расчетов, то при оформлении журнала операций расчетов с подотчетными лицами графы 6 и 7 «Остаток на начало периода» и графы 11 и 12 «Остаток на конец периода» могут не заполняться.

Читайте также:  Как посчитать эффективную процентную ставку по вкладу?

Бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм на основании данных утвержденного авансового отчета. При этом дата утверждения авансового отчета руководителем учреждения является датой признания расходов в бюджетном учете. Основные проводки, связанные с учетом расчетов с сотрудником, направленным в служебную командировку, по выданным за счет бюджетных средств в подотчет суммам на приобретение проездных билетов приведем в таблице.

Не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров.

Оплата питания

Налоговики считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных. Поэтому если работодатель возмещает стоимость питания отдельно, такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли, и с них следует заплатить страховые взносы и НДФЛ.

Даже если компания вообще не выплачивают суточные, а только возмещает расходы на питание, подобные затраты не уменьшают прибыль и включаются в базу по взносам и по НДФЛ. Дело в том, что стоимость питания не упомянута среди командировочных расходов ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках.

Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Есть дела, выигранные компаниями (см., например, постановление ФАС Московского округа от 07.11.12 № А40-112186/11-20-455). Но также есть дела, выигранные инспекторами (см, например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.03.12 № Ф03-912/2012).

На наш взгляд, безопаснее предотвратить конфликт, и не отражать стоимость питания в налоговом учете, а взносы и НДФЛ лучше заплатить.

Это следует из пункта 18 Положения о командировках.

Как списать расходы на проезд работника в командировку

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Работники могут направляться работодателями в командировку в разными целями, в том числе с целью закупки от имени учреждения товаров, работ и услуг. От того, с какой целью направлен работник и на что ему выдан аванс подотчетных средств, зависит бухгалтерский учет.

Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

Проводки по бухучету командировочных расходов

Дебет

Кредит

Название операции

Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия.

Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия.

Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства

Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов

Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции

Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями

Выделен НДС по командировочным расходам

НДС направлен к вычету

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника

Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Дебет

Кредит

Название операции

Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя

20, 23, 25, 26, 29 (44)

Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем.

Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)

НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса».

Дебет

Кредит

Название операции

Куплен билет командируемому работнику.

Билет выдан работнику

20, 23, 25, 26, 29 (44)

Списаны расходы на покупку билета

НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Прибытие и выход работника на службу в обязательном порядке должны быть зафиксированы приказом.

Учет и налогообложение командировочных расходов

  • Направление работников в командировки
  • Документальное оформление командировочных расходов
  • Бухгалтерский учет командировочных расходов
  • Командировочные расходы для целей налогообложения

Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации – далее ТК РФ).

Трудовой кодекс (ст. 168 ТК РФ) устанавливает обязанность работодателя возместить работнику следующие расходы, понесенные в связи со служебной командировкой:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ). Трудовое законодательство определяет только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, то есть, организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.

Понятие служебной командировки относится к сфере трудового законодательства и не распространяется на отношения между сторонами договора подряда, которые регулируются нормами гражданского законодательства (см. главу 37 “Подряд” ГК РФ). Если заказчик-организация предусматривает необходимость выполнения работ подрядчиком – физическим лицом вне места его постоянного жительства (в том числе на территории иностранного государства), порядок компенсации расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен в договоре подряда.

Такие дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора. При этом размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки.

главу 37 Подряд ГК РФ.

Командировка и расходы на проезд

Сначала вспомним, что командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ).

В силу статьи 168 ТК РФ компания обязана компенсировать работнику его затраты на проезд.

Из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Постановление № 749), следует, что работодатель оплачивает расходы по проезду в командировку и обратно к месту постоянной работы.

Заметим, что к затратам на командировки предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Перечень не облагаемых НДФЛ доходов приведен в статье 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством, в том числе возмещение командировочных расходов, включая затраты на проезд до места командирования и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

письмо Минфина РФ от 16.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России. Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации – покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже). А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях.

И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета.

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Читайте также:  Сбербанк Онлайн « СВОЁ

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

  • 700 руб. в день для командировок по РФ;
  • 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
  • расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы Письмо Минфина России от 25.

Что такое разъездная работа и командировки

Разъездная работа — это когда сотрудник постоянно работает вне организации и все время перемещается по определенной территории. География таких поездок может быть разной: по городу, региону или даже по всей стране. В 2016 году я помогал лесоперерабатывающему комбинату продавать стройматериалы. Нужно было организовать продажи в 16 регионах России. Каждый месяц я посещал по пять разных городов и жил в каждом по четыре дня. Иногда просыпался с утра и не мог сразу вспомнить, где нахожусь. Это была разъездная работа.

Командировка — это когда работодатель отправляет работника в служебную поездку в конкретное место с конкретным заданием на конкретный срок.

Компенсация расходов. По закону работодатель обязан компенсировать работникам в командировках и во время разъездной работы следующие расходы:

  1. Проезд и проживание.
  2. Суточные — это, как правило, питание в поездках.
  3. Дополнительные траты, если работник согласовал их с работодателем. Например, на почтовые отправления, использование личного автомобиля, оплату услуг курьера, канцтовары.

Обычно деньги на проживание, проезд и суточные расходы выдают перед поездкой или на несколько поездок сразу. А компенсацию за использование личного автомобиля начисляют в конце месяца вместе с зарплатой.

Работник должен отчитаться перед работодателем о всех расходах, кроме суточных. Компенсация суточных выдается не на конкретные траты, а за каждый день, который работник провел в поездке. Работодатель выделяет сотруднику фиксированную сумму, а уж на что тот их потратил — это его дело.

Чтобы отчитаться, работник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему чеки и счета, подтверждающие расходы. Бухгалтер или финансовый контролер проверяет документы и согласовывает отчет, если все нормально.

Недостаточно просто прийти к начальнику и сказать: «Я потратил все деньги, что мне дали на поездки». Нужно отчитаться о расходах, для этого работник предоставляет работодателю авансовый отчет

Как оформляется командировка. Каждая командировка оформляется приказом, который подписывает директор. Приказ должен иметь номер, дату, указание длительности командировки и конкретного места, куда едет сотрудник.

На время командировки работнику могут выдать командировочное удостоверение. Сейчас это необязательный документ, но многие фирмы по старинке его используют. На обратной стороне удостоверения есть место для отметок об отъезде и прибытии.

Вот работник приезжает в другой город и приходит в компанию, куда его командировали. Он предъявляет командировочное удостоверение, а сотрудник компании ставит отметку о прибытии. По этим отметкам работодатель может понять, что сотрудник действительно побывал там, куда его отправили.

Работодатель оформляет такой приказ на каждую командировку. В документе указывается место командировки и срок поездки. Работника знакомят с приказом под подпись Бланк командировочного удостоверения. Этот документ доказывает, что человек не просто так путешествует по стране, а работает в поездке и находится под защитой Трудового кодекса На обратной стороне командировочного удостоверения проставляются отметки об отъезде и прибытии. Так работник может подтвердить, что действительно куда-то ездил, а не отсиживался дома и проедал командировочные

Как оформляется поездка при разъездной работе. Каждая организация сама решает, как ей оформлять поездки разъездных сотрудников. Обычно такую информацию указывают в положении о разъездном характере работы и в должностной инструкции работника. Расскажу, как это было у нас.

В начале каждого месяца разъездные работники согласовывали с руководителем план поездок. Этот документ в разных компаниях выглядит по-разному : единого шаблона нет. В нашей организации это был просто список мест с датами посещения. Я сам составлял план, утверждал его у директора и ехал. Но есть фирмы, где руководитель устанавливает план единолично без совещаний с работниками.

Когда план поездок согласован, под него верстается бюджет — расчет предстоящих расходов работника. Бюджет основывается на стоимости бензина, плате за гостиницу и суточных по количеству дней. После согласования бюджета бухгалтерия перечисляет работнику деньги на поездки. Или не перечисляет, потому что «пока денег нет, поезжайте в долг, а мы потом все вернем». Кредитовать работодателя или нет — личный выбор работника, но я бы не советовал соглашаться ехать «в долг»: не факт, что эти деньги потом удастся вернуть.

В чем разница. Грань между командировками и разъездной работой очень тонкая. Но принцип такой: разъездная работа — это постоянно, а командировка — разовое событие, связанное с конкретной задачей.

Условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовом договоре. Там же очерчивается территория, по которой придется перемещаться. Если работника отправляют за пределы этой зоны, то поездка оформляется как командировка. Если же он перемещается по «домашней» территории, то это обычная разъездная работа.

Некоторых работников можно отправлять в командировки только с их письменного согласия. Например, женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет, вправе не ехать, если не хотят. А беременных женщин вообще запрещено привлекать к командировкам, даже когда они сами не против.

Но на разъездную работу эти ограничения не распространяются. А еще разница есть для сотрудников госучреждений: там размер возмещения командировочных расходов определяет государство. Значит, конкретная организация не может взять и урезать его по своему желанию. А вот компенсации для разъездной работы государство уже не регулирует.

После согласования бюджета бухгалтерия перечисляет работнику деньги на поездки.

Добавить комментарий