Протокол проведения мероприятия образец

• Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
• Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?

Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.

Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).

Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

• либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
• либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
• а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

Текст протокола состоит из двух частей:

• вводной и
• основной.

Образец полного протоколам. в Примере 1.

Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

В таком протоколе указывают только:

• список присутствующих,
• рассматриваемые вопросы и
• принятые решения.

Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

• Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
• заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии ­печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос­архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

• исключение из вводной части повестки дня;
• центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
• оформление информации о присутствующих;
• правила оформления основной части.

Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления протокола заседания собрания.

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.

О заполнении протокола совещания при учреждении

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

1. Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
2. Далее дата и место проведения.
3. Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
4. Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
5. Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
6. Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Что такое профсоюз

Это свободное общественное собрание людей, объединенных общим родом деятельности одного предприятия. Профессиональный союз трудящихся не зависит в своей работе от органов власти или работодателя. Работник, не состоящий в профсоюзе, вынужден отстаивать собственные интересы самостоятельно. Права членов профессионального объединения перед руководством защищает председатель организации. Его избирают на коллективной встрече: составляется протокол о выборе председателя профсоюзной организации, подписывается председателем и секретарем.

Целью создания профсоюза является:

• отстаивание прав и интересов работников компании;
• утверждение коллективного договора или других внутренних локальных актов;
• оказание правовой помощи коллективу;
• ведение переговоров с руководством организации с целью урегулирования противоречий, связанных с трудовыми отношениями;
• принятие мер для устранения случаев нарушения трудовых прав сотрудников;
• мотивация персонала;
• контроль за соблюдением условий труда на рабочем месте;
• помощь в решении вопросов по выплате заработной платы;
• правовая защита в случае незаконного увольнения.

Законодательно не утверждена форма протокола заседания, поэтому оформляется она в свободном виде с занесением обязательной информации.

отстаивание прав и интересов работников компании;.

Пример

№01- РК Руководство по качеству

Уполномоченный по качеству, независимо от своих должностных обязанностей несет ответственность за:

– обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества

– проведение анализа работы СМК

обеспечение высшего руководства информацией по работе СМК

– распределение и координацию задач по работе и улучшению СМК

– привлечение необходимых ресурсов для работы СМК

– создание и обеспечение функционирования процедур внутреннего обмена информацией по вопросам результативности СМК, обеспечению понимания требований заказчиков и их выполнению.

В ходе проверки предоставлен план внедрения СМК. Дата утверждения плана 15.02.201_ г.

Исполнение работ по внедрению СМК отслеживалось в плане. Ход исполнения документирован в файле MS Project «План внедрения СМК_15_02_201_. mpp »

Дополнительные ответственность и полномочия определены в Положении о службе качества. Дата утверждения положения 09.03.201_г. Положение подписано и актуально.

Анализ работы СМК осуществляется на оперативном уровне. Проверены протоколы еженедельных совещаний (выборочно) №2 от 12.03.201_г, №8 от 23.04.201_г, №18 от 02.07.201_ г.

В протоколах указаны мероприятия по СМК, распределение задач, сроков и ответственных.

Также, анализ СМК осуществляется на уровне высшего руководства. Проверены протоколы анализа СМК со стороны руководства № 1 от 14.06.201_ и № 2 от 21.12.201_ г.

Ресурсы для функционирования СМК выделяются в полном объеме. Проверен состав статей бюджета на СМК. Проверено исполнение бюджета на дату проведения аудита.

Внутренние коммуникации по вопросам СМК действуют эффективно.

№ 02 – ДП «Управление записями по качеству»

Под чертой в скобках указываются фамилии дол жностных лиц, выступавших на заседании совеща нии , и краткое содержание выступлений при рас смотрении соответствующего вопроса.

ПРОТОКОЛЫ

Протокол — это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговор­ной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоко­лов определены параграфом 4.3 Типовой инструк­ции по делопроизводству. В соответствии с Инст­рукцией протокол составляется на основании:

1) записей, произведенных во время совещания (заседания)[54]

2) представленных тезисов докладов и выступле­ний

4) проектов решений

5) других документов и материалов протоколь­ного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответствен­ными структурными подразделениями (должностны­ми лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения токольного мероприятия. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Запи­си во время заседания, сбор материалов и подготов­ка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников подразделений, готовивших матери­алы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания. Про­екты соответствующих пунктов протокола визиру­ются подразделением (должностным лицом), от­ветственным за подготовку. На протоколе, содер­жащем информацию ограниченного распростране­ния, проставляется пометка Для служебного Текст протокола, как правило, со­стоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий

3) присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов,

Соответствующих пунктам повестки дня. Текст каж­дого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска Текст выступления прилагается. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полнос­тью, при необходимости приводятся итоги голосо­вания. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте прото­кола после соответствующего постановления (реше­ния)[55] .

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановле­ния (решения) по соответствующим вопросам. Про­токол подписывается председательствующим на за­седании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных со­ветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и поряд­кового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в деральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассыла­ются заинтересованным организациям и должност­ным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотре­ние вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандарт­ном бланке протокола или на общем бланке феде­рального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа — слово ПРОТО­КОЛ— печатается от границы верхнего поля про­писными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру

2) вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интер­валами, печатается через интервал и выравнивается по центру

3) место проведения заседания, совещания — указывается при оформлении протоколов совеща­ния в том случае, если оно происходило не на обыч­ном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита вид заседания, сове­щания, отделяется от него линейкой и выравни­вается по центру

4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и пе­чатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через пол­тора межстрочных интервала. Каждый вопрос нуме­руется арабской цифрой, а его наименование начи­нается с предлога О (Об), которое печатается центрованным способом другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней стро­ки. Под чертой в скобках указываются фамилии дол­жностных лиц, выступавших на заседании (совеща­нии), и краткое содержание выступлений при рас­смотрении соответствующего вопроса.

Фамилии печатаются через межстрочный интер­вал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста тремя меж­строчными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего на засе­

Дании (совещании), его личную подпись, расшиф­ровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный вал и центрируется относительно самой длинной стро­ки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без про­бела между инициалами и фамилией. Положение по­следней буквы в расшифровке подписи ограничива­ется правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к докумен­ту) печатается в правом верхнем углу первого ли­ста протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных ин­тервала и центрируется по отношению к ним. Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству[56] при­веден в приложении 42, а пример оформления про­токола общего собрания акционеров — в приложе­нии 43.

Номера постановлений решений , принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и поряд кового номера постановления решения в пределах вопроса.

Протокол совещания — образец

> Протокол совещания – документ, предусматривающий фиксацию всех событий, которые происходят на собрании сотрудников производственной компании. Акт не является общепринятым, но в ряде случаев необходим. Унифицированной формы не существует, поэтому можно скачать заполненный образец.

Руководитель решает, будет ли проводиться персональное оформление бланка на совещании отдела.

Для оперативного составления документа должен быть назначен человек, обладающий минимальными навыками этого рабочего процесса. Составитель должен поставить свою роспись.

Содержание По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться.

Протокол совещания — образец

Деловые переговоры, беседы, собрания, дискуссии – все это виды совещательной деятельности организации, которые позволяют достичь результата, направленного на развитие. Во время совещания ведется документирование его хода, определяются ответственные по ведению протокола, его оформлению и назначаются сроки хранения. Чтобы все данные были оформлены верно, ответственный сотрудник использует образец формы протокола совещания.

стратегического планирования деятельности;.

Вводная часть

Во вводной части надо указать председателя, секретаря. Там же нужно перечислить работников, которые присутствуют, приглашенных людей и указать повестку дня. Чтобы указать председателя, напишите фамилию и инициалы работника, который ведет заседание. Секретарь – работник, который составляет протокол. Напишите его фамилию и инициалы.

Чтобы отметить присутствующих, надо написать фамилии и инициалы работников, которые участвуют в заседании. Если их больше 15 человек, то отметьте общее количество участников и составьте отдельный список. Оформите его как приложение к протоколу. Например: «Присутствовали: 42 человека (список прилагается)».

Если есть приглашенные лица, то напишите должности, фамилии и инициалы людей, которые не работают в образовательной организации, но участвуют в обсуждении повестки дня. Приглашенными также могут быть работники, которые не входят в состав, например, коллегиального органа, который проводит заседание.

Повестка дня – это перечень вопросов для обсуждения, должность, фамилия и инициалы докладчика по каждому вопросу, при необходимости – время на обсуждение вопроса.

В этом случае после краткого содержания выступления отметьте Презентация прилагается или Текст выступления прилагается.