Получение командировочных

Сотрудника — в командировку

В фильмах спецагенты угоняют вертолет, отстреливаются от бандитов и летят в Мексику бороться с мафией. Но сначала они оформляют командировку и требуют от бухгалтера выдать аванс.

Читатель Михаил спрашивает:

Хочу отправить маркетолога в соседний город на день, чтобы он сделал фотографии магазина конкурента. Нужно ли оформлять командировку?

Отвечаем: да, придется оформить командировку

О командировках — 166-я статья Трудового кодекса

Командировка — поездка сотрудника по заданию работодателя. Задание может быть любым: встретиться с клиентом, выступить на семинаре или купить кофе. В законе ограничений нет.

Не каждая поездка считается командировкой, есть условия:

поездка на определенное время. Сотрудника можно отправить в командировку на месяц, но нельзя с условием «пока не выполнишь задание»;
на удаленное расстояние от постоянного места работы. В законе нет расстояния в километрах, но это должно быть достаточно далеко от постоянного места работы. Постоянное место — то, что написано в договоре. Допустим, Мария — оператор колцентра, отвечает на звонки из дома в Волгограде. Если руководитель попросит ее приехать в Москву на общую встречу, поездка — командировка. Если встреча в кафе Волгограда, то нет;
работа сотрудника не связана с постоянными разъездами. Вот проводник, суть его работы в поездке, поэтому они не считаются командировками. А вот если аналитик по качеству поездок поедет в качестве проводника, для него поездка станет командировкой;
сотрудник работает в штате. Если Мария из колцентра работает по договору оказания услуг, у нее не может быть командировок.

В командировку можно отправлять не всех сотрудников, есть исключения: беременные, несовершеннолетние, сотрудники на больничном и с ученическим договором.

Документы для командировки

По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.

Правила командировок — в постановлении правительства

Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.

Примерный список вопросов, на которые можно ответить:

какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;

Вернуть деньги за обучение сотрудников

У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.

Каждый сотрудник при трудоустройстве подписывает положение о командировках. Шаблон положения о командировках на сайте Роструда

Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:

цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.

У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.

В какое время делать приказ, решает работодатель: можно за месяц или в день командировки. Шаблон приказа о командировке на сайте Роструда

Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.

Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.

Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:

На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.

У авансового отчета есть срок — три рабочих дня со дня приезда из командировки. Шаблон авансового отчета на сайте Роструда

Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.

На что обращает внимание налоговая

Если компания работает на упрощенке «Доходы минус расходы» или общей системе налогообложения, она вправе сократить налоги на сумму расходов для командировки. Правда, налоговая может заинтересоваться, если сделать что-то не так. Вот на что обратите внимание.

Расходы для упрощенки

Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.

Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.

Чем рискует работодатель без документов на командировку

Если работодатель оформил командировку, риска нет. Проблемы начинаются, когда документов нет. С командировками без документов работодатель рискует получить штраф, разбирательства с трудовой инспекцией и с сотрудниками.

Нельзя выплатить за несчастный случай. Вот сотрудник идет на конференцию, а там на него падает стенд и ранит. По Трудовому кодексу, сотрудник получает травму на работе — значит, ему полагается компенсация. При этом нельзя выплатить компенсацию, если сотрудник официально не в командировке. А если денег нет, работодателя ждет жалоба в трудовую инспекцию.

Не получится наказать за прогул. Допустим, директор магазина отправил менеджера в другой город — встретиться с клиентом в субботу. Менеджер встретил старых друзей с Сельмаша и гулял по городу вместо работы. Даже если директор захочет его наказать — уволить или взять штраф, не получится. Формально сотрудник не работал и не был в командировке.

Есть риск недоплатить сотруднику. За дни командировки работодатель выдает не зарплату, а средний заработок, который может быть больше зарплаты. Если заплатить меньше, есть риск, что сотрудник пойдет жаловаться, а работодатель получит штраф.

За неправильные документы для командировки или неправильный расчет выплат есть штрафы:

для индивидуального предпринимателя — от 5000 до 30 000 рублей;
компании — от 50 000 до 100 000 рублей.

Штрафы, как обычно, — это еще не всё: никому не хочется, чтобы инспектор задавал вопросы об условиях работы сотрудников и просил отчитаться. У меня простой совет: не экономить время и оформлять все документы для командировки.

Получение командировочных

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Как правильно оформить командировку

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

сохранение места работы (должности);
сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

работник досрочно выполнил служебное поручение;
работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

фамилию, имя, отчество командированного работника;
должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
причину изменения срока командировки;
новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
выполнение работником дополнительного служебного поручения;
временная нетрудоспособность работника в период командировки;
вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

фамилию, имя, отчество командированного работника;
должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
причину продления командировки;
новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Нюансы в оформлении командировочных

Процесс оформления командировочных подразумевает работу с несколькими документами. Заполнение некоторых из них имеет свои особенности. На что нужно обращать внимание?

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

ФИО работника
подразделение
дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

наименования первичных документов или наименования расходов
сумму, указанную в документе
итоговую величину по совершенным расходам
подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

На что следует обращать внимание в части расходов?

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Оформление служебной командировки

Оформление командировочных документов — это обязанность отдела кадров и бухгалтерии, определенная Трудовым кодексом и законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверная подготовка документации может повлечь претензии со стороны контролирующих органов.

Командировки в 2020 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

по проезду;
по найму жилья;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
подготовить авансовый отчет;
выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

в шапке указывается полное наименование организации;
вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
определяются сроки служебной поездки;
указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по П остановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Первичная документация

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.

Как оформить командировку

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур