Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки с 2020 года: пошаговый переход, ведение и образец

Электронные трудовые книжки с 2020 года – новая реальность, которая уже закреплена в законе. Как правильно перейти на ведение электронных трудовых книжек? Как вообще сделать такой переход работодателю и работнику? Нужно ли готовить какое то уведомление о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года? Данный материал является обзором о применении и ведении цифровых трудовых книжек с 2020 года. Новости про цифровизацию стажа уже стали законом

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

Также см:

• Закон о внесении изменений в ТК РФ в части перехода на электронные трудовые книжки (скачать)
• Закон о новой отчетности в ПФР (скачать)
• Сайт ПФР про электронные трудовые книжки
• Новый отчет СЗВ-ТД с 2020 года

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

• у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
• тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

• сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
• работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

Распечатайте уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр отдайте работнику, а второй с его подписью оставьте себе. Это будет подтверждением того, что вы уведомили работника. Использовать для уведомления электронную почту или мессенджеры тоже можно. Но нужно позаботиться о том, чтобы зафиксировать факт уведомления.

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

• заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

• Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
• Даты о приемах, переводах и увольнениях;
• Названия компаний и должностей;
• Наличие печатей;
• Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
• Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
• Наличие записей о переводах;
• Формулировки записей об увольнении.

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

• компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
• сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Организация приняла нового работника в январе 2020 года. В такой ситуации нужно направить сведения о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной, суббота).

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

• на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
• в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

• в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

• наименование работодателя;
• должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
• просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
• адрес электронной почты работника;
• собственноручная подпись работника;
• дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• работодателю (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

1. Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
2. Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
3. Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своем стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.

Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:

Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:

• первые четыре знака — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий.
• последняя цифра — контрольное число, которое указывается в классификаторе рядом с кодом группы занятий.

Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

• Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
• Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Читайте также:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Регистрация электронных трудовых книжек в КУДТК с 1 сентября | Кадровик-практик , Тема №537674

04.10.2021

«К нам трудоустраивается работник с электронной трудовой книжкой (принес СТД-Р). Как это отражать в книге учета движения трудовых книжек после 1 сентября 2021 года? Сказали, что теперь разрабатываем свою форму КУДТК, где регистрируем и бумажные, и электронные трудовые книжки (СТД-Р)».

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируют бумажные трудовые книжки (включая дубликаты) и вкладыши в них. «Электронные трудовые книжки» в КУДТК не регистрируются. Работодатель не обязан, но вправе вести учет и регистрацию форм СТД-Р, выдаваемых работникам при увольнении. При приеме на работу работник, перешедший на электронный формат трудовой книжки, предъявляет, но не обязан сдавать работодателю СТД-Р, о чем мы писали в публикации Работник при приеме на работу предоставил СТД-Р. Работодателю нужно ее посмотреть и вернуть работнику или хранить у себя? (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»).

Нормативно утвержденной формы журнала регистрации форм СТД-Р нет. Такой журнал работодатель разрабатывает сам. Наша редакция разработала несколько форм такого журнала и выложила их на сайте kadrovik-praktik.ru в Интернет-магазине, там Вы можете посмотреть образцы заполнения – Журнал регистрации выдачи СТД-Р (посмотреть образцы заполнения, заказать журнал почтой или курьером).

Возможность регистрировать в одной книге (журнале) учета и бумажные трудовые книжки, и СТД-Р законом не предусмотрена. Поэтому мы рекомендуем не объединять регистрацию этих документов в одной книге (журнале).

Напомним, что в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, установлено следующее:

«39. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:

а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.

40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера…»

Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

Доставка во все регионы РФ.

2786

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

Поделиться в соц сетях

Материалы по теме:

Должен ли работодатель – индивидуальный предприниматель вести книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Или же ведение этих книг – обязанность только работодателей-организаций?

Работодатели регистрируют массу кадровых документов в соответствующих журналах: заявления работников, приказы, уведомления, отправляемые работникам и т.д. Когда следует производить регистрацию?

Как регистрировать кадровые документы и события? Какие журналы регистрации вести? Как они оформляются? Какие графы в них должны быть? В какой момент регистрируются кадровые документы? Как присваиваются регистрационные номера? Кто именно (кто из работников) обязан регистрировать кадровые документы и события? Как оформляется титульная страница журнала регистрации? Как оформить список лиц, ведущих журнал? Что писать на задней “бумажке”, которая клеится на концы прошивки? Образцы самых разных журналов регистрации и учета.

При переезде в новый офис потеряли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжке все на месте. Что делать?

Я завожу журналы регистрации для новой фирмы. Вопрос по количеству журналов регистрации приказов о предоставлении отпусков: сколько их должно быть?

Кто должен заверять КУДТК и ПРК: директор или кадровик?

К нам трудоустраивается работник с электронной трудовой книжкой (принес СТД-Р). Как это отражать в книге учета движения трудовых книжек после 1 сентября 2021 года? Сказали, что теперь разрабатываем свою форму КУДТК, где регистрируем и бумажные, и электронные трудовые книжки (СТД-Р).

ЖУРНАЛ “КАДРОВИК-ПРАКТИК”

+ доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсу и другим ресурсам

• Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
• Анализ сложных вопросов – в доступной форме.
• Изменения в законе – рассказываем как применять

ОТКРЫВАЕТСЯ ДОСТУП В ЗАКРЫТЫЕ РАЗДЕЛЫ САЙТА
Подписчикам доступны: новые журналы и архив, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (150 пошаговых инструкций, тысячи консультаций, статей, образцов кадровых документов и др.), “Книжная полка” по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все тесты
Подписка ~ 7-8 руб./день >> Доступ открывается сразу после оплаты

Работник запросил копию определенных страниц журнала регистрации приказов. Обязан ли работодатель выполнить его просьбу?

Работнику заводим и вшиваем вкладыш в трудовую книжку. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно серию и номер этого вкладыша вписать в строку, где сама трудовая книжка зарегистрирована, или отдельной строкой?

В журнале регистрации трудовых договоров забыли зарегистрировать несколько договоров. Хватились сейчас, перед проверкой Гострудинспекции. После забытых договоров уже зарегистрировали следующие. Что делать и как исправлять? Что будет, если ГИТ заметит это? У нас обычная небюджетная организация.

Если работодатель не сделал запись о трудовой книжке в книге учета движения трудовых книжке и вкладышей в них, чем это грозит?

Уважаемые коллеги!
Напоминаем о необходимости выдавать работникам запрошенные ими документы под роспись и хранить почтовые документы, подтверждающие отправку работнику запрошенных документов (если он не пришел за документами лично) в сроки, установленные ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Работник собрался увольняться и тут обнаружили, что в книге учета движения трудовых книжек не внесены сведения о его трудовой книжке, когда он ее сдавал работодателю при приеме на работу. Что теперь делать?

Нужно ли в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заносить сведения о выдаче трудовых книжек работникам, когда они выдаются им в процессе работы по их заявлению для предоставления в пенсионные органы, а не при увольнении?

Порядок внесения исправлений в журналы регистрации приказов законом не установлен. Он устанавливается работодателем самостоятельно на локальном уровне. Что греха таить, далеко не все такой порядок устанавливают…

Кто именно из работников должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (кадровик, бухгалтер, директор)?

ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Всё о журналах регистрации

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о журналах регистрации и книгах учета. Возможно, Вы не обо всех запасах ресурса знаете. Но все они могут Вам пригодиться в работе!

Вопрос достаточно спорный, поскольку на законодательном уровне он не урегулирован. Такой журнал, смеем надеяться, явление временное, но всё-таки стоит определиться со сроком его хранения. Можно рассматривать разные варианты: рекомендуемый Роскомнадзором, установленный федеральным законом, по аналогии со сроком хранения подобных документов. И, конечно, нельзя забывать о сохранении документального подтверждения выполнения установленной законом обязанности в целях избегания ответственности.
Итак, какие варианты существуют и чем руководствуются, принимая тот или другой?

Измерение температуры тела работников и ведение журнала: рекомендовано или обязательно?

Обычно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – КУДТК) заменяют, когда заканчивается предыдущая, когда она исписана до последней строки. Но бывает, что замену приходится производить раньше. Так, нередко, устроившись на новую работу, кадровик обнаруживает, что КУДТК ведется в компании не по утвержденной форме.
Гострудинспекция при проверках зачастую обнаруживает, что КУДТК ведется работодателем по «своей» форме или после утверждения новой формы в 2003 г (Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) работодатель завёл КУДТК по старой форме, действовавшей прежде, – видимо, взял книгу из старых запасов.
Если КУДТК ведется работодателем по своей собственной форме, то к этому претензии при проверке со стороны инспектора будут однозначно. К старой форме КУДТК проверяющие могут быть еще не так строги.
Сегодня мы рассмотрим порядок замены старой книги учета трудовых книжек (которая велась «не по форме») на новую утвержденной формы.

ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Рукописные книги учета

В организации ведутся книга учета трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков трудовых книжек. Графы в этих книгах соответствуют требованиям законодательства. Но эти книги не типографские, а самодельные, шапки граф написаны от руки. Это допускается?

Если в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель допустил ошибку, описку, то в каком порядке исправлять?

Должны ли быть на свинцовой или сургучной пломбе, которой скрепляются книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, какие-то сведения, например, название организации?

Можно ли, чтобы книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вели ответственные лица в структурных подразделениях работодателя (например, в филиалах)? Или у работодателя должна быть только одна книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на всех работников организации, включая все филиалы?

Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них)? Мы уже несколько страниц заполнили черной капиллярной ручкой, а новая сотрудница сказала, что КУДТК надо заполнять как и трудовые книжки синей шариковой ручкой

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск про КУДТК И ПРК.

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал. Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников. Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ). Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.). Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю. В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается. Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

• внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
• технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
• письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют. Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г. должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись. Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером. Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

• Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
• Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
• Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить. Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

• полное и краткое наименование организации или ИП;
• название документа;
• дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
• отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
• подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
• дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
• Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

• Документ нужно прошнуровать.
• Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
• Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
• Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
• В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила перехода на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки в 2021 году осуществляется по строгому алгоритму:

1. Работники пишут заявление о выборе ЭТК.
2. Отдел кадров сдает новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.
3. Бумажный документ о стаже с соответствующей записью выдают сотруднику.

В электронные ТК включили полные сведения о стаже из бумажных

Принятый в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Его нормами установлен перенос данных о стаже граждан из бумажных книжек в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК). Первоначально сведения внесли только начиная с 01.01.2020, но с 14.12.2020 Пенсионный фонд России начал вносить в СТД-ПФР информацию о работе за период до 31.12.2019 включительно. Основные сведения о стаже доступны с 2002 года, но только в том случае, если они есть в распоряжении ПФР.

Все граждане вправе обращаться в ПФР с заявлением о переносе недостающих сведений о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. ПФР внесет информацию за период до 2020 года. При необходимости стаж уточнят у работодателей. Если у заявителя в отчете СТД-Р, поданном работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК необязательно. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2021 году проходит не массово, а в индивидуальном порядке.

Желающих применять электронные трудовые книжки работников всего 30%. Это следует из уведомлений о желающих заменить бумажную на электронную и данных опросов. Большинство россиян намерены продолжить ведение бумажного документа о стаже.

Законодательные нормы

Новая статья 66.1 ТК РФ регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.

Чем ЭТК отличается от бумажной версии

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2021 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотр данных доступен в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя или возможно получить их в виде выписки от работодателя (СТД-Р) или от Пенсионного фонда (СТД-ПФР).

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта и напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный документ выдадут на руки в течение 3 дней. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

Что-то не получается?

Разобраться в правилах перехода и работы с электронными трудкнижками поможет видеосеминар от эксперта КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ, чтобы посмотреть.

Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работники до конца декабря определились с видом учета и написали соответствующее заявление. Но некоторые решили подумать подольше — они вправе изменить первоначальное мнение и выбрать ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2021 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Написание работниками заявлений

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР.

Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.

Шаг 2. Проверка бумажных бланков

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантами не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет ПФР.

Шаг 3. Сдача отчетности в ПФР

Впервые отчет СЗВ-ТД отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2021 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД. Когда работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам с данными о его трудовой деятельности.

В 2021 г. отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Шаг 4. Изменение внутренних кадровых документов

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК .

Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек в 2020 г., в них делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданин получит сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

• в отделе кадров;
• в ПФР;
• в местном МФЦ.

Обратите внимание, что увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

Переходим на электронные трудовые книжки: алгоритм действий

В декабре 2019 года приняты законы о введении электронных трудовых книжек:

• Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

• основные тезисы комментируемых законов;
• памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.

Основные тезисы

• с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
• в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
• начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
• перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
• тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

Пошаговая инструкция

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

• об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
• о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

• внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
• скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
• дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

4. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости — внести новые записи или исправить ошибки.

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

• в ПФР — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
• работникам — по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);

2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:

• прием на работу (службу);
• перевод на другую работу;
• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации — класс, категория, классный чин и т. п.);
• увольнение с работы;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

8. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.

Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

При ведении электронной трудовой книжки 1 оформление каких-либо журналов учета движения трудовых книжек не требуется.

С 01.01.2020 работодатели начали внедрять электронный формат ведения трудовых книжек. Так работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

В течение 2020 года каждый работник должен был принять решение и подать работодателю заявление о продолжении ведения последним трудовой книжки в привычном бумажном формате или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если сотрудник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном формате (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» 2 ). За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве в другие организации (ч. 4 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). На сотрудников, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются. Вся информация об их трудовой деятельности ведется в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Вместе с тем не предусмотрены какие-либо дополнительные журналы или книги учета для сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Таким образом, в отношении сотрудников, которые изъявили желание оставить бумажные трудовые книжки или не подали никакого заявления, кадровики продолжают вносить сведения в книгу учета движения трудовых книжек. Это касается и ситуации, когда работодатель выдает подчиненному трудовую книжку после того, как получил от него заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Приведем пример формулировки внесения сведений в книгу учета движения трудовых книжек.

В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». А также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Что касается работников, которые перешли на электронные трудовые книжки, а также впервые трудоустраивающихся после 30.12.2020, никакие дополнительные записи в книгу учета движения трудовых книжек не вносятся. Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек будут завершены, все учтенные в ней бумажные трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учета и хранения подлежит прекращению, а книга передается в архив.

Обращаем внимание, что с 01.09.2021 года вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н 3 . Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков бумажной трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения бумажных трудовых книжек. Это правило касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).