Образец графика отпусков: как составить

График отпусков

Ежегодное составление графика отпусков — не право, а обязанность работодателя. В статье расскажем, как правильно составить и утвердить график, какие есть штрафы, кого из работников отпускать первым и можно ли подписывать график электронно.

О чем статья

Кому и зачем нужен график отпусков

Инспекция труда всегда запрашивает график отпусков при проверках. Удивительно, но именно этим документом работодатели часто пренебрегают либо составляют его и забывают на год, до момента, когда надо в следующий раз расписать очередность отдыха. А ведь график отпусков — обязательный локальный документ, и нужен он не только нанимателю, но и работникам в силу ст. 123 ТК РФ. В нем расписывается очередность ухода сотрудников в оплачиваемые отпуска в предстоящем году. Составление такого плана позволяет работодателю своевременно создать условия для выплаты персоналу среднего заработка на время отдыха и обеспечения бесперебойной работы предприятия.

Сроки утверждения графика на 2022 год истекают 17 декабря 2021 года.

Например, при составлении графика отпусков на будущий год выяснилось, что значительная часть персонала запланировала свой отдых на май и июль. Благодаря тому что работодатель заранее узнал о предстоящих крупных расходах по выплате отпускных в эти месяцы, у него есть возможность создать резерв отпусков. Это позволит равномерно распределить расходы на выплату денег персоналу в течение года, то есть работодателю не придется выводить из оборота средства для покрытия временного дефицита ФОТ.

Микропредприятия и НКО

Могут обойтись без графика отпусков микропредприятия и некоммерческие структуры. Это следует из ст. 309.2 Трудового кодекса РФ. Но отказ от составления графика означает, что они должны оговаривать условия предоставления очередных отпусков в трудовых соглашениях. В договоре можно указать, что вместо графика отпусков порядок предоставления дней оплачиваемого отдыха регулируется письменным соглашением между работником и работодателем.

Дистанционные сотрудники

Работодатель обязан учесть в графике отпусков дистанционных сотрудников, работающих на постоянной основе. Это следует из ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ. Иначе инспектор труда вправе привлечь организацию к административной ответственности. Об этом недавно напомнил Роструд в письме ПГ/12255-6-1 от 14.05.21. Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу.

Онлайн-платформа для удаленной работы

Забыли про график отпусков — что будет

Утвердить график отпусков на следующий год по ТК РФ надо за 2 недели до окончания текущего года. Но законодательство не запрещает делать это раньше. За срыв сроков или отсутствие графика к работодателю могут применить штрафные санкции, предусмотренные ст. 5.27 КоАП РФ. При повторном нарушении суммы штрафов возрастают.

Размер штрафа	Для ИП, руб.	Для юридических лиц, руб.
Первое нарушение	1000–5000	30 000–50 000
Повторный проступок	10 000–20 000	50 000–70 000

На применение санкций к работодателю у контролирующих органов есть год. Нарушение графика отпусков чревато для нанимателя административными взысканиями и началом конфликта с работниками (вплоть до жалоб в контролирующие органы и судебных разбирательств). Основные ошибки работодателей при увольнении работников.

Пошаговая инструкция: как составить график отпусков

График отпусков на 2022 год составляйте по новым правилам — при его формировании работодатель не обязан учитывать мнение всех работников, можно ограничиться пожеланиями сотрудников, наделенных правом уходить в отпуск в удобное для них время. В документе должны быть расписаны периоды оплачиваемого отдыха всех категорий работников, которые на дату утверждения документа состоят с работодателем в трудовых отношениях. Правило распространяется и на внешних совместителей, которые должны оформлять отпуск одновременно по основному и дополнительному месту работы и на дистанционных работников (ст. 286 ТК РФ, письмо Минтруда от 26.03.2021 г. № 14-2/ООГ-2680). Если в организации есть профсоюз, работодатель согласовывает проект графика отпусков с ним.

Обратите внимание на судебную практику — в Апелляционном определении Московского горсуда от 04.10.2012 г. по делу № 11-6492 оговаривается необходимость документального подтверждения внешним совместителем периодов планируемого отдыха по основному месту работы.

Если сотрудник собирается уволиться в следующем году и нанимателю это известно, сведения об отпускном периоде такого специалиста все равно должны фигурировать в графике. Именно так рекомендует поступать Роструд в письме от 09.03.2021 г. № ПГ/03709-6-1. Аналогичное мнение высказано и Минтрудом в письме от 09.04.2020 г. № 14-2/В-395. Также в график вносят информацию об отпусках лиц, работающих по срочным трудовых контрактам. Если работнику положены дополнительные оплачиваемые дни отдыха, эти периоды расписываются в графике по общему правилу — здесь речь может идти, например, об удлиненном отпуске инвалидов, дополнительном отпуске при работе в условиях ненормированного рабочего времени.

В графике не должны отражаться сотрудники, находящиеся на текущий момент в декрете, — очередность их отдыха будет устанавливаться при выходе на работу.

Как знакомить работников с графиком отпусков

Знакомить с графиком отпусков надо «под роспись». Роструд считает график отпусков локальным нормативным актом (письмо от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1, от 31.10.07 № 4414-6). С локальными актами работников знакомят «под роспись», это требование ст. 22 ТК РФ.

Есть работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом и поэтому не знакомят с ним работников вообще или подписывают простой электронной подписью в СБИС. В любом случае при трудовом споре о дате отпуска или проверке ГИТ график с подписью работника пригодится.

Есть несколько способов ознакомления работников с графиком:

выделить для росписи колонку в графике и подписать у каждого работника;
приложить к графику страницу с подписями и собрать подписи работников на ней;
раздать каждому работнику персональные уведомления с проставлением отметок в отдельном журнале;
или электронно в СБИС.

Подписываем график отпусков электронной подписью

Многие до сих пор думают, что кадровые документы запрещено подписывать электронно. Но это не совсем так. Разберем на примере графика отпусков.

Как мы выяснили выше, график отпусков нужно вручать «под роспись». При этом Трудовой кодекс не пишет, что роспись нужна на бумаге. Это добавляет Минтруд в своих письмах и выступлениях.

Что такое роспись? Это составляющая подписи. Так указано в ГОСТ Р7.0.8-2013 (Делопроизводство и архивное дело): «58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица».

А подписанный бумажный документ приравнивается к электронному документу, подписанному электронной подписью. Это написано в ч. 1,2 ст. 6 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная

, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной “подписью“. »

Но только неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная (КЭП) обеспечивают неизменность подписанного документа. Поэтому чтобы не рисковать, для документов категории «под роспись» применяем НЭП или КЭП. Те работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом, при переходе на кадровый электронный документооборот используют простую электронную подпись (ПЭП).

Понятным языком про электронные подписи работников

Как утвердить и хранить график отпусков

Приказ об утверждении графика

Оформлением графика отпусков занимается кадровик или иное должностное лицо, на которое руководство возложило соответствующую обязанность. Запуск кампании по разработке графика очередности ухода в отпуск начинается с приказа руководителя предприятия. Унифицированной формы распоряжения нет. Что должно быть в приказе:

срок подготовки проекта документа;
ответственные лица с указанием их должности и ФИО;
порядок согласования предполагаемых дат отдыха с персоналом;
алгоритм учета мнения профсоюзной организации.

Бланк формы Т-7

Законодательного требования об оформлении графика отпусков всеми работодателями по единому образцу нет. Каждый самостоятельно решает, воспользоваться ему типовым бланком № Т-7 или собственным шаблоном. В последнем случае рекомендуется продублировать набор сведений, представленный в унифицированной форме, это поможет предупредить споры с контролирующими органами.

Как заполнить типовой бланк № Т-7

Образец заполнения графика отпусков

Наименование работодателя.
Дату составления документа, присвоенный ему номер, период его действия.
В табличном блоке данных построчно — информацию о работниках: отдел, должность, ФИО, табельный номер. Напротив каждого сотрудника — количество положенных дней отпуска (основного и дополнительного), планируемые периоды отдыха. При необходимости в последнем столбце добавьте комментарии — например, о наличии дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, о переносе отпуска с прошлого года.
По мере оформления отпусков в таблицу будут заноситься сведения о фактических датах отдыха, документальных основаниях для переноса отпусков.
Подпись руководителя кадрового органа.

Отпуск может оформляться работником частями, в этом случае в графике отражаются даты начала и окончания каждой такой части. Не взятые за прошлый год отпуска также расписываются в текущем графике.

Для минимизации рисков спора с контролирующими органами лучше в графике указывать не просто месяц, в котором работник пойдет в отпуск, а конкретные даты отдыха.

После составления проекта графика отпусков его надо согласовать с профсоюзом (если он есть). Профсоюзной структуре на ознакомление с документом и подготовку решения по нему дается 5 рабочих дней в соответствии со ст. 372 ТК РФ. При положительном результате в документе проставляется дата выражения мнения профсоюзного органа. Если решение отрицательное, у работодателя есть 3 дня на проведение консультаций и достижение компромисса.

График утверждается руководителем предприятия, но отдельным распоряжением такая функция может быть делегирована другому должностному лицу. Дата утверждения документа должна быть не ранее дня принятия решения профсоюзом. Приказ о согласовании графика отпусков не требуется, но руководитель вправе издать распоряжение об утверждении графика с введением обязательства для кадрового органа заблаговременно уведомлять работников о предстоящем отпуске.

В течение года в график вносятся сведения о фактически отгулянных отпусках, переносах. Данные по новопринятым специалистам оформляются в виде дополнений к графику. Если работник уходит в отпуск и выходит из него строго по графику, столбец о фактических периодах отдыха может быть оформлен двумя способами:

остается пустым;
дублируются плановые показатели.

Срок хранения графика отпусков — 3 года в соответствии с Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236. Отсчет ведется с 1 января года, следующего за годом закрытия документа.

Например, график отпусков на 2021 год считается закрытым 31 декабря 2021 года. С января 2022 начинается отсчет срока хранения документа — закончится этот период 31 декабря 2024 года.

А если график надо изменить?

Приказ об изменении графика отпусков

При появлении в штате новых сотрудников рекомендуется составлять дополнения к графику отпусков. Документ может дублировать структуру типового шаблона № Т-7, но не запрещено разработать собственный образец. Алгоритм утверждения дополнений аналогичен механизму действий с основным графиком. Приказ о внесении изменений в график отпусков не обязателен, но если первоначально очередность отдыха персонала фиксировалась не только графиком, но и внутренним распоряжением, лучше при внесении корректировок издавать соответствующие приказы.

Законодательно алгоритм действий работодателя при правках графика отпусков проработан недостаточно подробно. Это позволяет нанимателю закрепить в локальных актах удобный для него механизм корректировки данных.

Если причина изменения графика отпусков кроется в переносе периода отдыха, это должно быть подтверждено письменным заявлением работника. В заявительном бланке указываются новые даты отпуска. Обновленные данные целесообразно фиксировать в графике в колонке «Примечания».

В заявлении о переносе отпуска отражаются следующие сведения:

ФИО и должность работника;
просьба об изменении периода оплачиваемого отпуска с обозначением причин;
желаемые даты отпуска вместо тех, что зафиксированы графиком;
даты составления и подачи заявления, подпись.

Заявление на перенос отпуска по графику — образец

При рассмотрении заявления об изменении периода отпуска надо оценить законность такого шага. Например, в отношении несовершеннолетних нельзя переносить отпуск на следующий год. Аналогичное правило действует в отношении лиц, занятых на вредных работах. Также нельзя допустить, чтобы работник трудился 2 года подряд без отдыха (ст. 124 ТК РФ).

Отпуск по графику — действия работодателя

После утверждения графика отпусков работодатель должен контролировать очередность отдыха. Накануне отпуска за 2 недели он напоминает сотруднику о дате начала периода оплачиваемого отдыха.

Реализуется это через письменное уведомление, адресуемое отдельно каждому работнику. Извещения о дате начала отпуска доводятся до работников под роспись (Письмо Роструда от 30.07.2014 г. № 1693-6-1). Такие уведомления можно вручать на бумаге каждому работнику, а можно электронно в СБИС. Программа сама отправит уведомление за 2 недели, соберет с работника подпись об ознакомлении и отправит в бухгалтерию приказ на отпуск.

Уведомление о начале ежегодного отпуска

Унифицированного бланка оповещения о предстоящем отпуске нет, каждый разрабатывает свой образец.

Уведомлять надо как тех, кто собирается уходить в очередной отпуск, так и работников, планирующих отдых за счет дополнительного отпуска. После этого издается приказ на предоставление отпуска, бухгалтерия начисляет отпускные и выплачивает их работнику за 3 дня до начала отдыха. Если работодатель по объективным причинам не может отпустить сотрудника в отпуск в обозначенный графиком период, перенос дней отдыха допускается, но только при наличии письменного согласия работника.

Кадровый электронный документооборот

Отпуск не по графику — когда и кому можно

Основное правило — работники оформляют отпуск в соответствии с утвержденным графиком. Но некоторые сотрудники могут пренебречь таким постулатом и уйти на отдых в удобное для них время.

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика

Работники с тремя и более несовершеннолетними детьми (преференция сохраняется до момента достижения младшим ребенком 14-летнего возраста в соответствии со ст. 262.2 ТК РФ).
Ветераны боевых действий.
Несовершеннолетние работники.
Женщины, уходящие вне плана на отдых перед декретом, сразу после отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
Один из родителей несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью.
Почетные доноры, Герои РФ, Герои труда.
Супруги военнослужащих вправе оформлять отпуск одновременно с супругом.
Лица, которых отозвали из очередного отпуска.

Смена периода отпуска возможна при условии предварительной подачи соответствующего заявления работником. Работодатель не может отказать в одностороннем порядке (Письмо Минтруда от 08.12.2020 г. № 14-2/ООГ-17786).

Инструменты для составления графика отпусков

Ведете график отпусков только для проверок или используете для управления работниками? В любом случае придется считать число накопленных дней отпуска, продлевать отпуска на время больничного и отзывать из отпуска. Можно скачать бесплатно шаблон для составления графика отпусков в Excel, Word. А можно использовать систему СБИС:

Инструкция: как заполнить и утвердить график отпусков

График отпусков — это обязательный документ, который определяет, кто и когда отдыхает в течение года. Он утверждается приказом руководителя на календарный год максимум за две недели до начала нового отчетного периода.

Когда оформить график отпусков

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

Утверждается документ на следующий период за две недели до его наступления: на 2022 год — до 17.12.2021. Унифицированный шаблон таблицы графика отпусков выглядит так:

Как его составить

Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. До конца 2012 года форма была обязательная для применения. А теперь у работодателей есть возможность построить график отпусков в excel с календарем на 2022 год в произвольной форме или применять унифицированный вариант.

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

Шаг 4. В таблице заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

Шаг 5. Заполните отпускные периоды. Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т. д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с плановой, если сотрудник отдыхает, как и первоначально планировал.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит образец заполнения графика отпусков по форме Т-7, согласованный работодателем на 2022 год.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить график отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как утвердить

Для утверждения необходимо издать приказ по организации. Он составляется в свободной форме. Обязательно укажите:

полное наименование организации;
реквизиты приказа (название, номер и дата);
какой документ и на какой период утверждает;
Ф.И.О. руководителя и ответственных за исполнение сотрудников.

Как вносить изменения

Запланированные даты отдыха часто не совпадают с фактическими, поэтому в течение года в график вносят изменения. Для корректировки сведений необходимо получить от работника письменное заявление, в котором он указывает дату начала нового периода и причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами корректировки оформляют таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае от работника потребуется заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

Оба заявления составляются в свободной форме.

Отдых вне плана

Сотрудник вправе просить об отдыхе вне плана, для этого он пишет заявление в свободной форме. Работодатель принимает решение, согласиться или отказать. Согласие является правом, а не обязанностью нанимателя. Существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

Работник вправе попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель вправе отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

Можно ли вызвать сотрудника на работу

Работника по инициативе работодателя разрешается отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие — нельзя), но только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

По правилам, работодатель сначала предлагает работнику прервать отдых в связи с производственной необходимостью.

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.

Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):

Особенности данного формата:

1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:

Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.

В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска:

У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:

Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.

Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее. », в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!?

Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:

1-я строка — “=График!G5”
2-я строка — “=График!K5”
3-я строка — “=График!O5”
4-я строка — “=График!S5”
5-я строка — “=График!W5”

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).

Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).

Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу “=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)” (на примере 2-й строки).

Как составить график отпусков в 2021 году

Ежегодно каждому работодателю нужно составлять график отпусков. В данном материале разберем, когда составляют как утверждают график отпусков на следующий год. Также рассмотрим образец 2021 заполнения графика отпусков, который можно скачать.

Что нужно знать про отпуск за свой счет в 2021 году
Срок выплаты отпускных по новым правилам: сколько дней?

Что нужно знать про график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (скачать бланк графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.

Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.

Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.

Также, имея график отпусков:

недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
своевременно выплачиваются отпускные.

В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).

Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.

Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.

Как предоставить отпуск

Итак, отпуска предоставляют в соответствии с ТК РФ и графиком отпусков.

Если работника по какой-то причине не устраивают даты отпуска (изменились планы, семейные обстоятельства и др.), он может попросить работодателя о переносе отпуска. Для этого сотрудник должен написать заявление на перенос отпуска и предоставить его в отдел кадров. Однако согласовать перенос отпуска – скорее право, нежели обязанность работодателя.

По производственной необходимости или при отсутствии веских оснований руководитель компании может и отказать в переносе времени отпуска. Так, например, многие компании, которые вынуждены были распустить по домам своих работников в период эпидемии коронавируса 2021, не разрешали работникам переносить свои отпуска. И сотрудники брали ежегодные отпуска по графику, находясь на самоизоляции. В данном случае это не было нарушением трудового законодательства.

По соглашению с руководителем ежегодный отпуск может быть разделен на части. Главное условие, чтобы одна часть отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Минтруд отмечает, что количество частей второй половины отпуска не ограничено. Однако если чрезмерно дробить отпуск на дни, это негативно отразится на работоспособности. За короткий отпуск работник не сможет полностью восстановиться и отдохнуть. Такая позиция изложена в письме Минтруда от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958.

Утвержденный график отпусков доводят до сведения всех работников посредством электронного документооборота или выдают на ознакомление под роспись. Также график отпусков может быть размещен на доске объявлений.

Кроме обязательного ознакомления с графиком отпусков, работодатель должен уведомить каждого работника о начале отпуска. Это делают в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ – не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска. Ознакомиться с уведомлением работник должен письменно.

Отпуск авансом

Напомним, что право на отпуск возникает у нового сотрудника через 6 месяцев работы у данного нанимателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Если человек устроился на работу до утверждения графика отпусков, его дни отпуска внесут в данный документ. Если же работник пришел незадолго до начала нового года, то в приказ могут внести изменения. Однако может возникнуть ситуация, когда работник просит отпустить его в отпуск до истечения 6-месячного срока работы.

По общим правилам за каждый месяц работы сотрудник имеет право на отпуск из расчета 2,33 дня.

Сотрудник отработал в компании всего 3 месяца и просит предоставить ему оплачиваемый отпуск на 14 дней. По соглашению сторон такой отпуск может быть оформлен. В этом нет нарушения трудового законодательства.

За 3 месяца непрерывной работы работнику положен отпуск в количестве 6,99 дней (3 месяца × 2,33 дня). Значит, при согласовании руководителя отпуск в количестве 7,01 дней (14 дней – 6,99 дней) работник получит авансом.

Также отпуск предоставляют авансом, когда работник берет большее количество дней оплачиваемого отпуска, чем то, которое он заработал.

В случае авансового отпуска работодатель может удержать излишне выплаченную сумму отпускных при увольнении работника.

С информацией по расчету отпуска вы можете ознакомиться в нашей статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2021 году».

Отпуск вне графика отпусков

Есть категории сотрудников, которые могут идти в отпуск до истечения 6-месячного периода работы или вне зависимости от утвержденного графика отпусков.

женщины – перед декретным отпуском или сразу после него;
сотрудники, которые усыновили младенцев возрастом до 3-х месяцев;
молодые сотрудники, младше 18 лет;
мужья, чьи жены находятся в декретном отпуске;
родитель (или приемный родитель/опекун), который воспитывает ребенка-инвалида младше 18 лет;
сотрудники, имеющие награды «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР»;
совместители;
чернобыльцы;
ветераны боевых действий;
герои труда;
другие категории работников.

Данные категории работников имеют право на ежегодный отпуск в то время, когда им удобно. Данное право необходимо учитывать перед тем, как составить график отпусков.

Как правильно составить график отпусков, если невозможно планировать отпуска льготных категорий сотрудников? В таком случае целесообразно предложить работнику-льготнику написать заявление на удобные для него даты отпуска.

Когда график отпусков сформирован на основе письменного пожелания работника (заявления), изменить даты отпуска льготнику можно только по согласованию сторон.

Если работник льготной категории считает, что его право на предоставление отпуска в удобное для него время нарушено, он имеет право обратиться за защитой своих интересов в суд.

График отпусков: правила составления и внесение изменений

График отпусков утверждают по форме Т-7. Этот бланк графика отпусков скачать бесплатно с нашего сайта вы можете по прямой ссылке здесь:

Это унифицированная форма (Т-7) графика отпусков. Данный бланк готов для использования в работе. Допустимо утвердить и свою форму данного кадрового документа и закрепить ее в локальном акте компании.

Если есть вопросы по заполнению графика, то мы подготовили образец заполнения графика отпусков, который можно скачать:

Обычно перед тем, как составляют график отпусков, со всех работников запрашивают информацию о планируемых датах отпуска. Сотрудники могут сами между собой договориться, кто и когда пойдет в отпуск с учетом взаимозаменяемости. Либо начальник отдела (иного структурного подразделения) корректирует сводную информацию по отпускам сотрудников своего отдела. На основании этих сведений и формируют график отпусков.

Обратимся к образцу заполнения графика отпусков.

В графике отпусков должны быть заполнены сведения обо всех сотрудниках, с которыми в компании в данный момент есть трудовые отношения. В график включают даже тех, с кем в новом году будет расторгнут трудовой договор.

В образце заполнения графика отпусков видно, что данный документ не содержит информации об отпусках за свой счет. В нем указывают сведения только об оплачиваемых отпусках работников – основных и дополнительных. Также в форме графика отпусков могут быть указаны даты отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить у работника информацию об отпуске на основном месте работы.

Если рассматривать образец заполнения графика отпусков (форма Т-7), то в первой графе нужно указать наименование структурного подразделения. Все отделы, блоки, службы без исключения должны быть включены в график отпусков.

Во второй графе необходимо указать должность сотрудника. В четвертой – его табельный номер. Данные графы заполняют в точном соответствии со штатным расписанием. В третьей графе указывают Ф.И.О. работника. В пятой и шестой – количество дней отпуска и даты соответственно.

При необходимости в график отпусков могут быть внесены коррективы. Это делают в случаях изменения графика по производственной необходимости или отзыва сотрудников с их согласия из отпусков. В этом случае заполняют графы 8 – 9. Также график может быть изменен в связи с принятием новых сотрудников в конце прошлого или начале текущего года.

График отпусков на новых сотрудников

Как было отмечено выше, при приеме новых сотрудников можно внести дополнения в уже утвержденный график. В законодательстве не прописан порядок действий в этом случае.

Разберем 2 практических варианта, которые можно использовать без нарушения ТК РФ.

Первый и самый простой способ – это к ранее утвержденному графику сделать приложение. В данное приложение добавить новых сотрудников. И делать так можно в течение года несколько раз – при приеме новых сотрудников, у которых возникнет право на отпуск.

Второй способ не предполагает внесение изменений в ранее утвержденный график отпусков. Если у работника, принятого в данную компанию и у которого не утверждены даты отпуска в графике, возникает желание отдохнуть, он пишет заявление. Если с работодателем удается договориться, работник идет в отпуск. Если нет – продолжает работать, т. к. отсутствие на рабочем месте может быть расценено как прогул.

Для избежания конфликтных ситуаций, нарушений трудовой дисциплины и микроклимата в коллективе рекомендуем принять локальный нормативный акт. В нем пропишите, каким образом вносятся изменения в утвержденный график отпусков и новые сотрудники идут в отпуск.

Итоги

График отпусков – очень важный документ, регламентирующий порядок отпусков в компании. Его должны соблюдать все работники (за исключением льготных категорий) и работодатель. В этой статье размещён образец заполнения графика отпусков, который можно скачать для использования в работе.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
несовершеннолетние сотрудники;
работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Как составить график отпусков

Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.

Кто обязан составлять график отпусков

График отпусков составляют все работодатели, кроме микропредприятий. К микропредприятиям относятся организации и ИП, у которых за прошлый календарный год:

среднесписочная численность — до 15 человек;
доходы — до 120 млн рублей.

У них есть право полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописать всё в типовых трудовых договорах с работниками. В частности, микропредприятия могут не вести график отпусков, а предоставлять отпуск по письменным соглашениям с каждым работником. Это нужно указать в типовом договоре. Но любое изменение придётся оформлять допсоглашениями, поэтому удобнее составлять график даже если такой обязанности нет.

Сроки составления

График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день утверждения графика выпадает на выходные, срок переносится на ближайший рабочий день.

График отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2021 года включительно. Сервис «Моё дело» напомнит вам о том, что пора составлять график отпусков. В личном кабинете вы сможете сформировать и скачать график.

Какие отпуска и каких работников включают в график

В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:

Основной — у большинства его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников, у которых он удлинённый, например, у инвалидов и несовершеннолетних — по 30 дней.
Дополнительный — добавляется к основному отпуску. Предоставляется за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, в особых климатических условиях и в других случаях.

В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.

График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.

У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:

несовершеннолетние ( ст. 267 ТК РФ );
воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет ( ст. 262.1 ТК РФ );
воспитывающие троих и более детей до 18 лет, если младшему ещё не исполнилось 14 лет ( ст. 262.2 ТК РФ );
награждённых знаком «Почётный донор» ( п. 1 ч. 1 ст. 23 № 125-ФЗ от 20 июля 2012 г. ).

Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление.

Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:

женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ );
усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев ( абз. 3 ст. 122 ТК РФ );
мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам ( абз. 4 ст. 123 ТК РФ );
жёны военнослужащих — они могут брать отпуск одновременно с мужьями ( п. 11 ст. 11 № 76-ФЗ от 27 мая 1998 г. );
работник, которому нужен отпуск для сопровождения своего ребёнка до 18 лет, поступающего в учебное заведение среднего или высшего образования в другой местности ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ );
внешним и внутренним совместителям — им положен отпуск одновременно с основным местом работы ( ч. 1 ст. 286 ТК РФ ).

Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.

В график не нужно включать:

работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает.

Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.

Как оформить график отпусков

Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель.

Порядок оформления

Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части.

На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.

При составлении нужно проанализировать:

не пересекаются ли отпуска работников, выполняющих аналогичные трудовые обязанности;
не совпадают ли большинство отпусков с периодом повышенной загруженности на предприятии.

То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.

Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней.

В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.

Форма документа

Для оформления графика отпусков есть унифицированная форма № Т-7 , утверждённая Госкомстатом. Но для удобства можно разработать и использовать свой бланк. Обычно его делают на основе унифицированной формы — удаляют из неё ненужные реквизиты, дополняют новыми.

Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта.

Заполнение формы № Т-7

В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.

В табличной части указывают сведения по каждому работнику:

графа 1 — название структурного подразделения (отдела);
графа 2 — должность работника по штатному расписанию;
графа 3 — его ФИО;
графа 4 — табельный номер;
графа 5 — продолжительность запланированного отпуска в календарных днях;
графа 6 — предполагаемая дата начала отпуска.

Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.

Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.

Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.

Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.

Кто подписывает

Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.

Подписанный график отпусков передают на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу, например, его заместителю. В правой верхней части заполняют гриф «Утверждаю»: вписывают должность руководителя, ставят подпись с расшифровкой и дату. Вместо этого можно издать приказ об утверждении графика отпусков. Можно сделать и гриф, и приказ, при этом их даты должны совпадать.

Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.

Как ознакомить работников с графиком отпусков

В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:

сделать отдельный лист ознакомления и приложить его к графику отпусков;
в самостоятельно разработанной форме предусмотреть графу «С графиком ознакомлен», в которой работники поставят подпись и дату;
вести специальный журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

Если работник откажется ознакомиться с графиком отпусков, лучше подстраховаться и зафиксировать это документально. Например, оформить акт в присутствии как минимум двух свидетелей. Это будет подтверждением, что график отпусков был предоставлен работнику для ознакомления.

Можно ли менять график в течение года

Переносить даты отпусков в уже утверждённом графике не запрещено. Например, это бывает нужно, когда:

отпуск с согласия работника переносят на другие даты, потому что в текущем году отсутствие работника плохо скажется на рабочем процессе. Но этот отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего периода, за который его предоставляют;
работник относится к тем, кто может брать отпуск авансом или в любое удобное время и решил воспользоваться таким правом;
отпускник во время отдыха заболел и хочет перенести неиспользованную часть на другие даты, а не продлить его на дни болезни.

При переносе сроков отпуска в графике делают дополнительные записи. Так, в унифицированной форме № Т-7 заполняют раздел «Перенесение отпуска»:

графу 8 «Основание (документ)»;
графа 9 «Дата предполагаемого отпуска».

В графе «Примечание» вписывают причину переноса.

В самостоятельно разработанном бланке графика отпусков нужны подобные графы для отражения такой же информации.

Штрафы за отсутствие и неправильное ведение графика отпусков

За отсутствие графика отпусков и неправильное его ведение работодателю грозит административная ответственность:

штраф от 1 000 руб. до 5 000 руб. — для должностного лица (например, руководителя организации) или ИП;
штраф от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.

Если нарушение выявлено впервые, работодатель может отделаться только предупреждением.