Можно ли использовать факсимильную подпись

Что такое факсимиле

Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.

Факсимиле – что это

Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.

Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.

Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.

Срочно нужны деньги? Совкомбанк поможет быстро и без проблем получить кредит без отказа. Заполните заявку на кредит, а наши сотрудники сообщат вам о принятом решении как можно скорее. Деньги привезет курьер, или вы получите их на свою карту «Халва».

Как правильно использовать факсимиле

Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.

Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.

Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.

Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.

Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.

Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:

• назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
• прописать основание, по которому действует каждый субъект;
• прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).

Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.

Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.

Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.

Где можно использовать факсимиле

На каких документах можно ставить штамп:

• договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
• наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
• служебные удостоверения;
• полисы (медицинские и страховые);
• письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).

Какие документы нельзя подписывать факсимиле

Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.

Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.

Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.

Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.

Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи. Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Что такое факсимильная подпись?

Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах.

В российском законодательстве нет точного юридического термина, однако данный штамп на практике широко используется многими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.

Ее наличие очень помогает, когда необходимо подписать большой объем документов, но нет желания тратить на это время. Ведь поставить штамп гораздо быстрее. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Использование факсимильной подписи вместо оригинальной должно быть закреплено в договоре о взаимосотрудничестве. Однако даже в случае договоренности существует ряд документов, которые не обретут юридическую силу при подписании факсимиле.

К ним можно отнести: доверенности, платежные документы, первичную документацию, товарную накладную и счет-фактуру, а также документы, которые направляются в госорганы. Также важно отметить, что на основании факсимильных счет-фактур не получится принять НДС к вычету.

Если, несмотря на вышеперечисленные ограничения, вы считаете, что вам необходим штамп, то мы настоятельно советуем проконсультироваться с профессионалом. Он сориентирует, в каких случаех лучше применять факсимиле.

На каких документах можно ставить факсимиле

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.

Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.

Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?

В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.

Факсимиле на первичных документах

В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.

Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.

Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.

Факсимиле на доверенности

В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.

К сожалению, не получится. В законе указано, что ставить факсимильную подпись на доверенностях нельзя ни при каких условиях, даже если выдается копия документа. Эта законодательная норма отражена в Письме МНС РФ № 18-0-09/[email protected]

Факсимиле и счет на оплату

Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.

Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.

Факсимиле и счета-фактуры

Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

1. Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
2. У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
3. Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Судебная практика относительно факсимиле

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.

Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.

Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.

Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.

Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.

Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Несмотря на очевидные преимущества электронных документов, пока в деловом обороте преобладает все же «бумажная» первичка. Можно ли использовать факсимильную подпись при оформлении первичных документов, какие возникают при этом риски, и как относятся к факсимиле налоговики – читайте в статье эксперта по налогообложению Игоря Кармазина.

Использование собственноручной подписи при оформлении документов сопряжено с известными трудностями. Например, уполномоченное на подпись лицо может отсутствовать на рабочем месте, находиться в длительном отъезде, отпуске и т.п. Электронной цифровой подписью тоже пользуются далеко не все. Все эти причины приводят к тому, что в хозяйственном обороте довольно широко используются документы с факсимильными подписями. Факсимиле (в переводе с латинского – «сделай подобное») – точное, фотографическое изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. А проще говоря, это документ с фотографией подписи уполномоченного лица. Кстати, подделать такой документ обычно не составляет никакого труда.

Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. Согласно данной норме, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.

2. Несмотря на все риски использования, факсимиле в хозяйственном обороте применяется довольно часто.

3. Арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к факсимильной подписи во взаимоотношениях с контрагентами даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон.

4. Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений.

5. Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС.

Это все, что закон может сказать о документах с факсимиле. В законодательстве не содержится ни правил обращения с факсимиле, ни условий действительности его применения для оформления сделки. Такое положение дел приводит к тому, что отношение к подобным документам – весьма неоднозначное.

При всех существующих рисках применения факсимиле в хозяйственном обороте подобный способ оформления документации довольно распространен – многим это удобно. Причем арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к такой «подписи» во взаимоотношениях контрагентов.

Так, если суд придет к выводу, что договор реально исполнялся, по нему производилось выполнение работ (оказание услуг) и их приемка, то подписание документов при помощи факсимиле не сыграет никакой значительной роли для разрешения спора.

Это подтвердил, например, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 12.12.2016г. №А40-10028/16. Суд указал, что подписание договора, а также актов КС-2, справок КС-3 посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. Частично оплатив работы, в том числе не только авансированием, но и после выполнения и сдачи работ, ответчик фактически одобрил их выполнение. При установленных обстоятельствах одобрения сделок и приемки работ способ оформления документации не имеет значения. При этом даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон документ с факсимильным воспроизведением подписи не перестает являться доказательством по делу. Такой документ подлежит оценке судом наряду с иными доказательствами.

В Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 27.12.2016г. №А60-7397/2016 была рассмотрена ситуация, когда стороны не заключали никакого соглашения о возможности использования сканов. При этом в рамках сотрудничества при заключении договоров-заявок менеджерами проставлялся штамп-факсимиле подписи директора. Суд признал, что подобная практика сама по себе не свидетельствует о фальсификации документов и не влечет исключения такой документации, как не соответствующей требованиям достоверности. В этом случае суд продолжает осуществлять оценку письменного документа с учетом всех представленных участниками спора доказательств. Если свидетели (работники предприятия и его контрагентов) могут подтвердить факт реальности совершенной сделки, оснований для отказа во взыскании задолженности по ней не имеется.

С другой стороны, если сложившаяся практика отношений между компаниями не допускает использования факсимиле, подобным образом подписанные документы будут считаться судом сфальсифицированными. Юридической силы они иметь не будут и подтвердить факт совершения сделки не смогут. На данное обстоятельство обратил внимание Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 14.12.2016г. №А41-56055/14. По условиям представленного в суд договора аренды все изменения к нему должны были совершаться в письменной форме и подписываться уполномоченными представителями сторон. При этом стороны не согласовывали возможность составления документов с использованием факсимиле. Представленный в материалы дела акт приема-передачи не был подписан со стороны истца уполномоченным лицом. Поскольку в материалах дела отсутствовали доказательства передачи спорного помещения, суд пришел к выводу об отсутствии у арендатора оснований для получения арендных платежей.

Ручки в сторону

Если во взаимоотношениях с контрагентами факсимиле может быть использовано без значительных последствий финансового характера (при наличии соглашения), то с контролерами дело обстоит куда сложнее.

И Минфин РФ (письма от 13.04.2015г. №03-03-06/20808, от 27.08.2015г. №03-07-09/49478) и ФНС России (письмо МНС РФ от 01.04.2004г. № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи») сходятся во мнении, что подобное оформление документации не порождает последствий налогового характера.

Ведомства отмечают, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений. В письме Минфина РФ от 13.04.2015г. №03-03-06/20808 приводится следующее обоснование данной позиции.

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Законом установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления;
• содержание сделки;
• наименование должности лиц, совершивших сделку;
• личные подписи указанных лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Таким образом, факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей бухгалтерского и налогового учета.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 18.02.2014 г. №ВАС-15636/13 указал, что при принятии факсимиле в качестве доказательства возникновения денежного обязательства, необходимо различать общие положения ГК РФ и нормы специальных законов. В данном деле спор касался векселей, подписи на которых были воспроизведены с помощью факсимиле. ВАС РФ разъяснил, что обязательства по векселю возникают при выдаче документа, отвечающего формальным требованиям вексельного права. Выполнение какого-либо реквизита векселя способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, следует расценивать как отсутствие реквизита. Использование аналогов собственноручной подписи, в том числе факсимиле, не допускается. Не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства (п. 2 ст. 160 ГК РФ), но не соответствующим требованиям специального законодательства. Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требований к форме вексельного обязательства.

Гладко было на бумаге

Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС. В вопросах получения налоговой выгоды суды документам с факсимиле практически вообще не доверяют. Такая скептическая позиция была закреплена в судебной практике еще Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.09.2011г. № 4134/11.

Спор здесь касался возможности получения вычета по НДС при предоставлении счета-фактуры, подписи руководителя и главбуха на котором были выполнены путем факсимиле. ВАС РФ указал, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст.169 НК РФ). Положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. В связи с этим отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Между тем, в арбитражной практике можно найти и противоположные решения судов, которые не ограничиваются формальным подходом к предоставлению налоговых вычетов. Например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.12.2016г. №А63-12161/2015. Основанием для отказа в применении вычета по НДС здесь послужило то, что подписи руководителя на счетах-фактурах были выполнены как раз путем факсимильного воспроизведения.

Инспекция указала, что действующее законодательство не содержит положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи. На основании этого был сделан вывод, что директор общества счета-фактуры не подписывал, что свидетельствует о наличии в счетах-фактурах недостоверных сведений (подписи).

Суд установил, что в ходе опроса директор контрагента подтвердил хозяйственные операции с обществом. Операции имели место в действительности. Оплата продукции была подтверждена документально, а товары были приняты на учет. Никаких иных нарушений при оформлении счетов-фактур обнаружено не было. Причем у инспекции отсутствовали сомнения в установлении личности лица, от имени которого было нанесено факсимиле на счетах-фактурах контрагента. Следовательно, заключил суд, отказ в вычете НДС является формальным и не соответствует закону.

Однако здесь нужно отметить, что данное решение суда является скорее исключением из правил. В большинстве случаев судьи не примут первичные документы с факсимиле в качестве основания для получения налоговой выгоды. Поэтому при составлении «первички» все же рекомендуется строго следовать требованиям законодательства к оформлению такой документации.

О поддержке документов с факсимиле в “1С:Бухгалтерии 8” читайте в статье “Документы с факсимиле в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)” .

В связи с многочисленными просьбами пользователей, разработчики «1С:Бухгалтерии 8» рассматривают возможность добавления факсимиле в первичные документы в программе. Обсуждение этой проблемы в настоящее время идет в Центре идей. БУХ.1С также решил спросить своих читателей, полезно ли добавление факсимиле в первичку и зачем пользователям нужна эта функциональность.

Просим вас поучаствовать в опросе, а также мнения и пожелания можно писать в комментариях.

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Как грамотно организовать бизнес

Получите персональную подборку советов и услуг для открытия бизнеса

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Что такое факсимиле

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

Печать с факсимиле. Источник

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

Когда можно использовать факсимиле

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

1. Это предусмотрено договором с контрагентом.
2. Это предусмотрено внутренним документооборотом.

По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Пример пунктов договора об использовании факсимиле

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Диплом об окончании Школы редакторов Бюро Горбунова визируют электронными изображениями подписей

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.

Когда нельзя использовать факсимиле

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

• для первичных учетных документов: накладных, актов приема-сдачи и так далее;
• платежных и других документов, имеющих финансовые последствия;
• бухгалтерской отчетности, счетов-фактур, налоговых деклараций;
• кадровых документов;
• конкурсной, аукционной, тендерной информации;
• деклараций и сертификатов соответствия товара;
• доверенностей;
• заявлений;
• векселей.

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.

Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф

Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.

Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.

Как изготовить факсимильный штамп

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

1. Сканирование и обработка подписи.
2. Выбор оснастки.
3. Изготовление клише.
4. Сборка штампа.

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Слева — оригинал подписи, справа — обработанное изображение для факсимиле. Источник

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Слева — автоматическая оснастка, справа — ручная. Источник 1, источник 2

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Нужно рассчитать габариты подписи, чтобы выбрать оснастку. Источник

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Слева — клише печати из резины, справа — из полимера. Источник

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

• износоустойчивы, срок службы в 4—5 раз больше, чем у полимерных;
• позволяют добиться высокого разрешения для проработки мелких деталей;
• позволяют использовать штемпельную краску на любой основе: водной, спиртовой или масляной.

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

1. Собственноручные подписи отличаются деталями: каждый раз человек использует разный размер, размах, наклон.
2. Факсимильный росчерк не содержит мелких деталей и у него есть утолщения по краям.
3. Факсимиле обычно однотонное, оно не содержит пропусков и равномерно по степени нажатия по всей площади.
4. Использование факсимиле оставляет на бумаге рельефный след от оснастки в виде прямоугольника, квадрата или круга.

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.

Факсимиле

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Что такое факсимиле?

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

На каких документах можно ставить?

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

На первичных документах

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.

На доверенности

Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.

На счете на оплату

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Использование факсимиле на документах, являющихся платежными или имеющих последствия финансового характера, недопустимо

На счетах-фактурах

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Юридическая сила факсимиле

Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:

используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);

при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;

в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.

Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:

бумаги первичного бухучета;

факсимиле на товарной накладной;

иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;

направляемые в государственные органы письма.

Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.

Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Комментарии

Здравствуйте. На данный момент я в рейсе. Открыли ООО с компаньоном в Калининграде. Он остался руководить. Может мой компаньон продать наш бизнес без моего ведома, без моего присутствия? У него есть мое факсимиле. Что я могу сделать в случае если он решит это сделать? Могу ли я получить 50 % с продажи этого бизнеса в случае его продажи? Партнерство у нас 50/50.

нет не может Для этого надо владеть больше половины акции Даже если он остался за руководителя.

Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?

Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.

08 Апреля 2017, 00:26

Антон, Добрый день !

А что Вы имеете в виду под продажей ООО.

Если продажу вашей доли, то Договор купли-продажи доли подлежит обязательному нотариальному удостоверению, там необходимо ваше личное присутствие т.е продать Ваши 50 % в Уставном капитале ООО без Вас он никак не сможет.

Ст. 21 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Сделка, направленная на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, подлежит нотариальному удостоверению путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение нотариальной формы влечет за собой недействительность этой сделки.

Нотариус, удостоверивший договор об отчуждении доли или части доли в уставном капитале общества, в течение двух рабочих дней со дня данного удостоверения, если больший срок не предусмотрен договором, подает в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, заявление о внесении соответствующих изменений в единый государственный реестр юридических ли

Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?

Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.

Антон, Добрый день!

Продажа бизнеса может происходить разыми способами:

1) Путем продажи 100 доли в Уставном капитале ООО-самый простой способ… Продать Вашу долю без Вас он не может, при всем желании, договор подлежит нотариальному удостоверению. Вы можете продать свою долю за одну цену, он за другую. Не забывайте о соблюдении преимщественного поава покупки доли. Продать его долю он может, но у вас преимущественное право покупки его доли.

2) второй способ продажи бизнеса- это продажа предприятия как имущественного комплекса.это сложный процесс. Для этого право собственности на имущественный комплекс должно быть зарегистрировано. Договор подлежит госудрственной регистрации. Это крупная сделка для совешения которой необходимо получить согласие общего собрания участников ООО. Если согласие не будет получено, Вы можете признать сделку недействительной.

Спасибо за ответ.

Как мне лучше контролировать финансовую ситуацию удаленно?

На данный момент не хватает денег на приобретение онлайн кассы и оплаты товара, я хотел бы внести некую сумму удаленно. Как мне это правильно сделать? Хотелось бы перестраховаться. Знаете говорят, “доверяй, но проверяй”, а особенно в бизнесе.

p.s. Ген директором остался он и глав бух тоже он. Я числюсь как секретарь и состою в совете учредителей с долей 50%. Также он имеет мою факсимиле.

Как контролировать?
1) Контролировать состав участников ООО, можете на сайте
налоговой, там совершенно бесплатно можете получать актуальную выписку из ЕГРЮЛ. egrul.nalog.ru
2) Если у ООО есть недвижимость в собтвенности, то контролировать, что она не продана, можно получая Выписку из ЕГРН. https://rosreestr.ru/wps/portal/p/cc_present/EGRN_13)

Я Вам не сказала в предыдущем ответе про третий вариант продажи бизнеса: это продажа недвижимости и пр. имущества ООО, переоформление договора аренды и пр.

3) Контролировать поступление и расходование денег, можно через онлайн-банк (если его нет запрашивать выписки по счету), подключить онлайн-кассу или запрашивая кассовые документы.

Если Вы хотите внести деньги на покупку онлайн-кассы и контролировать это, то можно сделать это через целевой заем- Договор займа между вами и обществом ( ст. 814 ГК), в договоре предусмотреть обязанность предоставить копию договора купли-продажи онлайн-кассы, счет на оплату, документы об оплате и пр.)

Возможные варианты передачи денег участником в качестве финансовой помощи Обществу:
1) Передать деньги Обществу по договору беспроцентного займа между ООО и Вами. Но, при этом, размер вашей доли в Уставном капитале не изменится и порядок распределения прибыли соответственно тоже
2) Подарить деньги Обществу- безвозмездная финансовая помощь учредителя. Но, при этом, размер вашей доли в Уставном капитале не изменится и порядок распределения прибыли соответственно тоже.
3) Внести вклад деньгами в Имущество общества. Но, при этом, размер вашей
доли в Уставном капитале не изменится ираспределения прибыли соответственно тоже. Решение о внесении дополнительных вкладов в имущество общества принимается Общим собранием участников большинством не мене 2/3. Вклады в имущество общества вносятся всеми участниками общества пропорционально их долям в уставном капитале общества.
4) Увеличить уставный капитал за счет дополнительных вкладов участников Общества или вклада участника. Решение об увеличении уставного капитала за счет дополнительного вклада участника принимается единогласно, должно быть нотариально удостоверено. При этом, размер вашей доли в
Уставном капитале изменится и порядок распределения прибыли соответственно тоже (подробнее можете почитать в ст. 19 ФЗ об обществах с ограниченной .) При увеличении уставного капитала изменения в учредительные документы и ЕГРЮЛ.