Как составлять график отпусков ключевые моменты

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

При участии Юлия Бусыгина

Работодатели должны ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2022 год, а значит, избежать санкций.

Как правильно составить график отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Организации, созданные в середине года, все равно должны составить график отпусков на этот год. Оформить и дополнять график нужно по мере приема работников (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193, см. « Организация создана в 2021 году: должна ли она утвердить график отпусков на текущий год ?»).

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).

Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо у каждого сотрудника запросить информацию о планируемых датах отдыха. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).

Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит. Кроме того, следует включить в график и тех сотрудников, которые работают дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.21 № ПГ/12255-6-1, см. « Нужно ли включать дистанционных работников в график отпусков: ответ Роструда »).

Заказать электронную подпись для отправки отчета об «удалёнке» через mos.ru Получить через час

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если этот отпуск приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков (ст. 115 ТК РФ) в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 116 — 119 ТК РФ). Кроме этого, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

Отпуска без сохранения заработной платы и учебные отпуска в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно график подписывает руководитель организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. « Как правильно делегировать право подписи гражданско ‑ правовых договоров и кадровых документов ».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1 — 6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывает руководитель кадровой службы, а при его отсутствии — сотрудник, ответственный за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2022 год — пятница, 17 декабря 2021 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда (а на практике такое случае нередко — см. постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.18 № 4а-575/2018 и решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.18 по делу № 7-215/2018), лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14 ‑ дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован и законодательно такая обязанность не установлена. Поэтому оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров нельзя. Однако во избежание ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам мы рекомендуем составлять на них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.

Особенности графика отпусков в 2022 году

При составлении графика на 2022 год нужно учесть постановление Правительства РФ от 16.09.21 № 1564 «О переносе выходных дней в 2022 году». В нем установлено, что в 2022 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 1 января на вторник 3 мая; с воскресенья 2 января на вторник 10 мая и с субботы 5 марта на понедельник 7 марта. Также см. « Определен график переноса выходных в 2022 году ».

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 1 и 2 января являются нерабочими праздничными днями.

Поэтому если отпуск приходится на 1 или 2 января 2022 года, то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически сдвигается. Обоснование следующее: постановлением правительства перенесены не праздничные, а именно выходные дни, на которые выпали праздники. Другими словами, даже с учетом переноса 1 и 2 января остаются праздничными днями.

К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Срок хранения графика отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.

Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря. Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года. Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

График отпусков на 2022 год: особенности составления, форма

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разберемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2022 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря.

Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2022 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

• 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
• 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
• 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
• 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
• 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2022 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Дата начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2022 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2023 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном для ознакомления месте;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

• когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
• когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как работодателю подготовиться к сезону отпусков и спланировать отпуска сотрудников когда все хотят в отпуск

Сезон отпусков в самом разгаре, а значит, ваши сотрудники очень скоро начнут писать заявления на отпуск и разъедутся кто куда. В сегодняшней статье расскажем, как подготовиться к сезону отпусков, не попасть в ситуацию, когда некому работать и научим планировать бюджет. Начинаем!

Немного законодательства

Право на отдых регламентируется конституцией РФ, трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимальная продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска – 28 календарных дней. Больше – пожалуйста, меньше – нельзя. Дополнительные дни к отпуску полагаются отдельными категориям работников, занятых во вредных условиях труда. К интернет-магазину это не относится, поэтому касаться темы не будем.

Отпуск можно делить на несколько частей – это законно. Но есть одно условие: продолжительность одной части не может быть меньше 14 дней. То есть, половину положенного времени сотрудник должен отгулять подряд, а все остальное – на его усмотрение. Хоть по одному дню в течение последующего года может брать – законом это тоже не запрещено.

Право на очередной оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника через 6 месяцев после трудоустройства. Но по прошествии полугода он заработает только 14 дней, а не 28. Полный отпуск можно будет брать только через 11 месяцев. Если во время отпуска сотрудник оформлял больничный лист, то время отдыха продляется на количество дней, которые он проболел. То же самое касается и праздничных нерабочих дней. Если они попали на отпуск – он также увеличивается.

Отпуска нужно правильно оформлять. Во-первых, сотрудник обязан написать соответствующее заявление. Его должен подписать непосредственный руководитель и сам работник. Это делается не позднее, чем за 2 недели до предполагаемой даты ухода в отпуск. На основании заявления издается приказ по организации. Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись. Приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это, например, заместители директора.

Пример заявления на отпуск

После этого бухгалтерия должна рассчитать сумму оплаты отпуска – так называемые отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее, чем за три дня до того, как пойдет в отпуск. Отпускные считаются как среднее арифметическое заработных плат за последние 12 месяцев работы. После этого полученное число нужно разделить на 29,3 – так мы получим дневной заработок. (29,3 – среднее количество календарных дней в году)

Если сотрудник увольняется до того, как использовал отпуск, ему необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается по той же формуле. И последнее: отпуск – это не только право, но и обязанность. Нельзя не предоставлять его более 2 лет подряд.

Как правильно подготовиться к сезону отпусков

Составляйте график отпусков

Планирование – это основа основ, а с отпусками тем более. График позволяет распределить рабочие силы и спланировать бюджет. Здесь можно пойти двумя путями: составить график самостоятельно, без учета пожеланий работников, или учесть их предпочтения. На практике обычно делается так: у сотрудников спрашивают их пожелания и составляют предварительный график, а затем корректируют его так, чтобы устраивал все стороны. Но тут нужно проявить дипломатичность вкупе со строгостью: понятно, что все хотят гулять летом.

Опытные руководители вообще следуют принципу: если у меня в компании 12 человек, значит, в отпуске должен находиться 1 человек в месяц, вне зависимости от времени года. Но если можете позволить себе обойтись без нескольких сотрудников, нет смысла лишать их именно летнего отдыха. Очень часто делается так: если работник, в прошлом году, брал отпуск в летние месяцы, значит в этом отдыхает осенью или зимой и наоборот. Но учтите: есть категории работников, которым положен отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от графика или стажа работы в вашем интернет-магазине. Это родители детей-инвалидов, пострадавшие на Чернобыльской АЭС, почетные доноры, ветераны ВОВ и другие. Такие – вне графика. Если у вас есть сотрудники, работающие по совместительству, то закон требует от вас отпустить их в отпуск в то же время, когда они берут его на основной работе. У таких сотрудников тоже свой график, это нужно учитывать.

Образец графика отпусков

Утвержденный график отпусков нужно распечатать и дать сотрудникам на подпись. А еще лучше – развесить в отделах, чтобы сотрудники были в курсе. График составляется в конце каждого года на следующий. Лучше не тянуть до декабря, а решить этот вопрос уже в октябре-ноябре.

Планируйте бюджет

Как мы уже говорили, человеку, идущему в отпуск, положена средняя зарплата. А теперь представьте: у вас уходит несколько человек скопом, и всем им нужно разово выплатить отпускные. Суммы могут получиться внушительными, особенно, если вы платите полностью официальную и белую заработную плату. Одно дело, если бизнес работает сильно в плюс и на ваших счетах всегда есть резервы на этот случай. А вот когда финансы на пределе, это может стать проблемой. А если учесть то, что сотрудник в это время не приносит никакой прибыли, а деньги ему платить нужно, то это проблема вдвойне.

Чтобы не попасть впросак, нужно закладывать эти деньги в годовой бюджет – в фонд заработной платы. Попросите бухгалтерию сделать такой расчет – так вы не попадете в ситуацию, когда человек идет в отпуск, а платить ему нечем. Это особенно важно, когда помимо законных отпускных, вы платите еще и различные пособия. Закон не обязывает этого делать, но многие руководители идут сотрудникам навстречу и подкидывают им дополнительные бонусы к отпуску.

Структура фонда заработной платы

Не отпускайте взаимозаменяемых сотрудников одновременно

Вообще это нужно предусмотреть еще на этапе составления графика. Речь здесь вот о чем: например, у вас есть руководитель отдела продаж и старший менеджер. Они не должны уходить в отпуск в одно и то же время – так у вас провиснет целое направление. Придется брать эту работу на себя, или кому-то ее делегировать. Лучше этого избежать: сделать так, чтобы такие сотрудники гуляли в разное время.

Еще один момент: если один сотрудник заменяет другого на время его отсутствия, ему нужно организовать доплату. Это касается всех должностей, за исключением штатных заместителей. То есть, когда старший менеджер выполняет функции начальника отдела продаж, нужно ему доплатить. Размер доплаты законом не установлен – он определяется по соглашению сторон, как они договорятся. Обычно это разница в окладах: старший менеджер, заменяющий своего руководителя, должен получать зарплату начальника отдела. Но необязательно.

Просите сотрудников делить отпуска

Одно дело, когда человек отсутствует на рабочем месте целый месяц и совсем другое, если это всего лишь 2 недели. Поэтому целесообразно будет просить сотрудников делить отпуска и брать 2 недели, допустим, осенью и 2 недели летом. Да и с оплатой проще – нужно выплачивать отпускные не в полном размере, а частично.

В этом случае в графике каждый сотрудник будет встречаться 2 раза. Но здесь возможны накладки: вряд ли кто-то захочет брать обе половины отпуска в зимние месяцы.

Сдавайте и принимайте дела

Сотрудник уходит в отпуск? В последний день, пока он на работе, пройдитесь по его актуальным задачам, стоящим на повестке. Особенно это касается ключевых работников, на которых завязано множество вопросов. Пусть расскажут, какие вопросы в приоритете, что нужно разрулить и решить в первую очередь. Плохо, если какой-то вопрос повиснет на 2 недели или месяц.

Если задачи не срочные и могут дождаться человека, который предметно ими занимался, есть смысл подождать. А вот неотложные вопросы лучше перепоручить другому исполнителю. Назначьте ответственного работника – пусть тот, кто идет в отпуск введет его в курс дела. Эта простая хитрость позволит избежать многих неудобств.

Основные правила делегирования

Грамотно делегируйте полномочия

Продолжение предыдущего пункта. Работу отсутствующего сотрудника нужно равномерно распределить между остальными работниками. Если это простые менеджеры по продажам – будет проще: работа однотипная и шаблонная, можно без труда перепоручить ее кому угодно. С нестандартными задачами сложнее: часто выполнить их сможет только тот, кто с головой погружен в вопрос. Но и тут есть выход – выше мы писали об этом. Есть еще вариант – требовать от сотрудников перед отпуском закрывать важные задачи и не оставлять их на потом.

Буквально – доделай и иди в отпуск. Очень часто за пару дней до долгожданного отдыха, когда сотрудник уже “одной ногой там”, все начинают немного лениться – такого допускать нельзя. Напротив, перед отпуском сотрудник должен совершить рывок и закрыть текущие задачи.

Если уж совсем не получается, то, как минимум, вы должны знать о таких вещах и быть к ним готовым. Предупредите партнеров и контрагентов, что берете тайм-аут на пару недель, пока не вернется отсутствующий сотрудник. “У нас человек в отпуске” – не является уважительной причиной простоя. Бизнес должен быть построен так, чтобы все функционировало и без одного-двух человек. Если у вас есть незаменимые сотрудники – это плохо.

Просите сотрудников перенести отпуск на другое время

Крайняя мера, прибегать к которой следует только при острой необходимости, когда по-другому никак. Здесь главное все правильно и законно оформить. Учтите: сотрудник не обязан переносить отпуск – это его право. Поэтому перед тем, как вносить изменения в график, закон требует получить письменное согласие сотрудника. Оформляется от руки в свободной форме. Выглядит примерно так:

“Я (фамилия, имя и отчество сотрудника), согласен на перенос очередного оплачиваемого отпуска с июля 2019 года на другое время”. Дата, подпись.

Согласие пишется на имя руководителя организации. Но помните: после этого вы обязаны предоставить человеку отпуск уже в любое удобное для него время.

Пример заявления о переносе отпуска

После получения согласия можно оформлять приказ по организации – с ним работника тоже знакомят под роспись.

А еще сотрудника можно вызвать из отпуска

Но тоже только с его письменного согласия. Без него можно отзывать только для ликвидации последствий аварий, когда есть угроза жизни населению. К интернет-магазинам такое не относится, поэтому согласие придется получить. Кроме этого, требуется весомая причина отзыва: производственная необходимость, болезнь другого сотрудника и тому подобное. Отзыв из отпуска регламентируется статьей 125 ТК РФ.

Помните: сотрудник имеет право отказаться выходить – закон это позволяет. В целом вызов оформляется так же, как и перенос: получаете согласие и оформляете приказ, в котором сотрудник должен расписаться. Лучше, если появится служебная записка непосредственного руководителя. В документе он должен изложить причины ситуации и обосновать необходимость вызова сотрудника.

После этого человек имеет право отгулять отработанные дни в любое удобное время, или приплюсовать их к следующему отпуску.

Отзывать из отпуска можно не всех. Запрещается прерывать отдых у беременных женщин, лиц, не достигших 18-летия, а также работников вредных условий труда.

Заключение

Резюмируем: всегда проще и удобнее составить адекватный график отпусков, спланировать работы и распределить обязанности среди сотрудников, чем потом переносить отпуска и вызывать работников. Планируйте время отдыха, закрывайте задачи до отпуска и тогда проблем не будет. Удачи!

Правила составления графика отпусков на 2021 год

График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами. За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.

Коротко о графике отпусков-2021

К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.

Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.

За что штрафуют трудовые инспекторы по всем кадровым вопросам, рассказываем в онлайн-курсе «Клерка» — «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок». Курс полностью дистанционный, по окончании получите сертификат на 40 часов ИПБ России. Записывайтесь, пока скидка 30 %.

Оставляйте контакты ниже, менеджеры предоставят скидку:

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года

Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:

Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).

Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

• самостоятельно разработанную форму;
• унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.

Особые категории работников в графике отпусков

В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.

Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:

• женщин перед началом декретного отпуска (абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• многодетных родителей с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• лиц, награжденных знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ, Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 № 246) и некоторых других категорий работников.

Период отпуска таких сотрудников и конкретная дата определяются по их желанию (Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).

Если работодатель отказывается предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время или нарушает график отпусков, работники имеют полное право пожаловаться в комиссию по трудовым спорам или направить заявление в суд (ст. 382, 391 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

По нормам ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.

Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.

Работодателю не следует забывать про процедуру ознакомления с графиком отпусков, считая ее необязательной. За это нарушение может последовать наказание в виде штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).

Сколько лет работодателю хранить график отпусков

График отпусков надлежит хранить 3 года (п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как помогает работодателю график отпусков

У графика отпусков несколько важных полезных функций:

• он упорядочивает работу бухгалтерии и кадровой службы по заблаговременному оформлению отпуска и выплате отпускных. Напомним, что по. ч. 9 ст. 136 ТК РФ работник должен получить причитающиеся ему отпускные суммы не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1);
• позволяет обеспечивать ритмичность технологических процессов на предприятии благодаря равномерному распределению отпускных периодов в течение года;
• дает возможность заблаговременно найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
• наглядно демонстрирует отпускные периоды работников.

Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.

Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков

Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).

Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного ст. 123 ТК РФ срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).

Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники

Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска

Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.

Несмотря на отсутствие в ст. 123 ТК РФ требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).

А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.

Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска

Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.

Не следует забывать, что одна часть отпуска при его разделении на части не может быть меньше 14 календарных дней (с. 125 ТК РФ).

Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска

Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать (ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков

Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).

Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Размеры штрафов за просчеты с графиком отпусков

График отпусков находится под пристальным вниманием трудовых инспекторов. Если у работодателя его не окажется или контролеры обнаружат в нем нарушения, может последовать наказание — штраф или приостановление деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ, Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399):

Чтобы оштрафовать работодателя за график отпусков, у контролеров есть всего лишь год, так как данное правонарушение не считается длящимся (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14).

Подводим итоги

• Составить и утвердить график отпусков на 2021 год нужно не позднее 17 декабря 2021 года.
• Сразу после утверждения графика отпусков с ним необходимо ознакомить сотрудников.
• При составлении графика отпусков следует учесть законодательные ограничения по разделению отпуска на части и праве отдельных категорий работников на отпуск в удобное для них время.
• За нарушения, допущенные работодателем при составлении графика отпусков, а также за его отсутствие, предусмотрены штрафы и/или приостановление деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Т-7 График отпусков: образец заполнения

График помогает решить сразу несколько задач:

1. Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
2. Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
3. Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
4. Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.

Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.

Шаг 1. Заполнение формы Т-7

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:

• визирование непосредственно в шапке документа;
• создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

• специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
• бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.

Перенос отпусков

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

• наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
• появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
• сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
• потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков. В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки. В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Нюансы составления графика

Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

• отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
• планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

доктора наук — 48 рабочих дней;

кандидаты наук — 36 рабочих дней

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• работающим ненормированный день;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время

Сколько хранить график отпусков?

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы: