Правила отправки трудовой книжки по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении – ситуации и практика

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий наличие отношений между организацией (индивидуальным предпринимателем) и сотрудником в лице гражданина. Она хранится у работодателя, но после увольнения должна быть передана работнику, она является его собственностью. Если сотрудник не забирает книжку лично, при определенных обстоятельствах происходит отправка трудовой книжки по почте при увольнении.

Возможность отправки книжки почтой

Любой работодатель обязан вести учет сотрудников, трудовые отношения с которыми длятся более чем пять дней. На данный момент документом, который используется для такого учета, считается трудовая книжка. Существующие правовые нормы четко определяют данную обязанность, ровно, как и порядок заполнения книжек, их приобретения, хранения и возврата сотрудникам.

Статья 84.1 Трудового кодекса РФ устанавливает, что любой сотрудник, который увольняется с работы, должен получить назад свою трудовую книжку тогда, когда расторгается его трудовое соглашение. В документ вносится условие о прекращении отношений, основании, после чего он возвращается уже бывшему сотруднику.

Работодатель, который не выполнит все зависящие от него действия, должен будет выплачивать заработную плату в полном объеме до момента ее выдачи. Но если работник просто отказывается принимать документ, не ставит свою подпись или попросту не является на рабочее место, работодателю остается лишь воспользоваться услугами почтовой связи. Эту возможность прямо предусматривает законодатель.

Просто направить книжку не получится. Сначала придется направить ему соответствующее уведомление, которое будет содержать указание на необходимость вручения документа. Работник может забрать ее либо передать согласие на отправление почтой, после чего работодатель сможет воспользоваться почтой для выполнения своего обязательства.

Действия работодателя

Существует несколько действий, которые обязательно должен выполнить работодатель:

Прекращение имеющихся трудовых отношений по одной из законных причин. Например, увольнение производится по соглашению работника и работодателя, из-за совершения дисциплинарного проступка и так далее, в данном случае не будет никакой разницы для последующей процедуры.
Попытка передать документ лично в руки. Сделать это нужно в первые сутки после увольнения. Отказ в получении на практике возникает, преимущественно, при несогласии с фактом увольнения или с его причинами.
Высылка уведомления о получении книжки работнику. Если данный шаг не будет выполнен, работодателя ждут существенные последствия, например, в виде необходимости выплаты зарплаты до фактического вручения документа сотруднику.
Получение выраженного документально согласия на пересылку. Без такого согласия процедура не может быть осуществлена и книжка остается на хранении у работодателя.
Направление книжки посредством почты. Производится в соответствии с установленными требованиями. Направление простым письмом недопустимо.

Направление уведомления фактически освобождает работодателя, которым может быть как организация, так и индивидуальный предприниматель, от выплаты заработной платы до фактической передачи документа. Считается, что соблюдение установленной процедуры выгодно самому работодателю, а уже потом – его бывшему работнику.

Книжка направляется почтой, если работник согласился на подобные действия. Оно могло быть подано и заранее. Отдел кадров должен выслать документ в срок, не превышающий три рабочих дня.

Шаги работника для получения трудовой книжки почтой

Несомненно, сотрудник заинтересован в получении своей трудовой книжки. Вариантов у него два – забрать ее самостоятельно или дать свое согласие на получение книжки через почту. Второй вариант используется, например, если сотрудник избегает личного контакта с бывшим руководством (чаще всего встречается в небольших организациях, где имеют место личные отношения) или если фактически работник уже находится в ином городе/селе. Но возможны и иные случаи.

Главное, что нужно сделать лицу – подать свое согласие на получение книжки почтой. Сделать это можно заранее, например, еще во время работы или уже после увольнения. Такой документ подается как лично, так и через почту.

В согласии должны быть указаны следующие моменты:

Полные реквизиты сотрудника, а также данные его трудового договора. Указывается его полное имя, в соответствии с официальной документацией, адрес регистрации, а также дата и номер его договора с работодателем.
Дата расторжения договора (когда согласие подается уже после).
Выраженное согласие на получение документа почтовым отправлением.
Адрес для направления письма. Это не обязательно будет место по регистрации, допускается направление и по иным реквизитам.
Дата заявления и подпись. Без подписи бумага не рассматривается вовсе.

Строгой формы не существует. Документ составляется как угодно, главное, чтобы в нем четко прослеживалось согласие от конкретного сотрудника.

Если заявление будет отсутствовать у работодателя, то книжка будет храниться у него, пока такое согласие не будет получено или пока бывший работник не заберет книжку собственноручно.

Требования к процедуре направления книжки

Законодательство содержит некоторые правила, которые должны соблюдаться работодателем. Их нарушение может повлечь ряд негативных последствий. Следует учесть факторы:

Направление книжки без выраженного согласия бывшего работника на совершение такого действия не допускается. В такой ситуации она передается на хранение в отдел кадров, а впоследствии в архив.
В данном случае, для направления документации используется процедура отправки ценных писем, а также опись вложения. Желательно дополнительно использовать уведомление о вручении. Работодатель сможет отслеживать движение письма по трек-номеру, через официальный сайт Почты России.
Уведомление об обращении в отдел кадров за получением документации направляется в адрес сотрудника в обязательном порядке. Устного предупреждения будет недостаточно.

Действующее законодательство, а именно статья 84.1 Трудового кодекса РФ, содержит перечень к документу, которым выражается требование к сотруднику о явке в отдел кадров за трудовой книжкой:

Полные реквизиты сотрудника, то есть его фамилия, имя и отчество. Указывать нужно строго так, как имеется в документации, например, в трудовом договоре.
Адрес регистрации или места жительства гражданина.
Реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, направляющего уведомление: название (ФИО для ИП), адрес и так далее.
Исходящий номер уведомления, а также дата заполнения документа.
Дата, когда соответствующее трудовое соглашение было расторгнуто.
Сведения о том, что документ не вручался до этого момента ни одним из способов.
Указание на необходимость вручения бумаги собственноручно или на выражение работником согласия на ее пересылку почтой. У сотрудника должен быть выбор между двумя этими вариантами.
Адрес, по которому может быть произведена передача документа, например, адрес отдела кадров.
Реквизиты сотрудника, который подписывает письмо, а также печать организации или ИП, если имеется.

Отсутствие каких-либо реквизитов говорит о несоблюдении установленного порядка. Уведомление будет считаться ненаправленным.

Трудовая книжка должна быть обязательно возвращена сотруднику после его увольнения, независимо от причины. В случае отказа работника в получении или отсутствии такой фактической возможности, работодатель обязан уведомить его о необходимости получения документа, в противном случае он получает обязанность по выплате заработной платы до момента вручения документа.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как отправить трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

Когда трудовую книжку отправляют по почте

Последний рабочий день — это день, когда с работником полностью рассчитываются и выдают трудовую книжку и иные документы по его заявлению. Об этом говорится в в части 4 статьи 84.1, части 1 статьи 140 ТК РФ и в п. 35 правил, которые утверждены постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

Если служащий отказывается ее забрать или отсутствует на рабочем месте в день увольнения, работодатель вправе отправить трудовую книжку почтой при увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ ). Но следует действовать по правилам: отправить работнику уведомление о том, чтобы он пришел за документами или дал согласие на их почтовое отправление.

Некоторые работники сами уведомляют руководство, что не смогут получить ТК в последний день работы, и пишут заявление об отправке по почте. В таком случае дополнительно уведомлять сотрудника не требуется. Работодатель направляет документы почтовым отправлением в течение трех рабочих дней после получения такой заявки (ч. 6 ст. 84.1).

Незаконное хранение и невыдача ТК работнику повлечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей;
на ИП — от 1000 до 5000 рублей;
на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если сотрудник не получит ТК вовремя, ему возместят средний заработок за дни просрочки. Основание для возмещения — невозможность трудиться из-за отсутствия необходимых документов ( ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда по делу № 33-36584 от 24.11.2010). Чтобы избежать штрафов и излишних расходов, необходимо действовать по закону — передать работнику уведомление о получении ТК или направлении согласия о почтовой отправке. С момента подачи такого уведомления работодатель не несет ответственности за невыдачу рабочих документов (ч. 6 ст. 84.1, п. 36 правил из ПП РФ № 225).

В законодательных нормативах строго прописано, можно ли отправить трудовую книжку по почте за границу, — нет, это запрещено. Если граждане выезжают на ПМЖ в другую страну, то ТК, военные билеты и удостоверения личности они не вывозят, а сдают по последнему месту работы (Закон СССР № 2261-1 от 24.06.1991). Советский закон продолжает действовать и сейчас в тех положениях, которые не противоречат российскому законодательству.

Как ее отправить

Есть четкая инструкция, как отправить трудовую книжку по почте уволившемуся сотруднику:

Шаг 1. Получить законное основание для направления. Если работник сам заинтересован в почтовой отправке, он пишет заявление. Унифицированной формы не предусмотрено, обращение составляется в свободной форме. В заявлении указывают:

кому и от кого подается заявка;
по какой причине составляется;
на какой адрес выслать документы.

Под обращением ставится дата и подпись.

Работодатель обязан переслать ТК по указанному адресу в течение трех рабочих дней после получения заявки. Это заявление необходимо приложить к личному делу бывшего сотрудника и сдать в архив.

Если работник отказывается забрать ТК или отсутствует на работе, руководитель направляет ему официальное уведомление. В уведомлении предлагают:

прийти за ТК в организацию;
дать согласие на получение ТК в письменной форме.

Уведомление пересылают почтовым отправлением: заказным письмом с описью вложений и отметкой о вручении.

Шаг 2. Отправить трудовую книжку. Если работник написал заявление или дал письменное согласие на почтовое отправление (если согласия нет, придется хранить документ), необходимо отправить документы указанным способом.

ТК отправляют ценным письмом с описью вложений в двух экземплярах. В ПП РФ № 225 о ТК и иных правовых актах нет информации, сколько весит трудовая книжка в граммах, — около 50 грамм, но точный вес назовет работник почты при отправке ценного письма. К письму обязательно прикладывают уведомление о вручении.

Перед отправкой сделайте копию ТК. Если письмо потеряется, у работодателя останется заверенная копия документа.

Шаг 3. Заполнить книгу учета. В реестре указывают факт отправки документов по почте, дату направления и реквизиты уведомления о вручении письма бывшему сотруднику.

Какие ошибки допускают при отправке

Основные ошибки, с которыми сталкиваются при передаче трудовой книжки по почте при увольнении, — сроки отправки. ТК необходимо отправить в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления или согласия от служащего, не позже.

Если сотрудник отсутствовал на работе в день увольнения, и руководитель решил отправить ему документы в этот же день по почте, это грубая ошибка. Работодатель нарушает законодательство тем, что отправляет ТК без уведомления и дальнейшего согласия служащего.

Трудовая книжка Можно ли отправлять трудовую по почте

Согласно действующему закону любой работодатель при увольнении сотрудника обязан оформить расторжение рабочего контракта и произвести расчет. На практике же часто возникает ситуация, когда подчиненный по ряду обстоятельств не смог явиться и собственноручно забрать полагающиеся бумаги в последний рабочий день. В подобных случаях запускается такая процедура, как отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Она имеет ряд нюансов, которые требуют особого внимания.

Основные понятия

Право на увольнение и смену места работы имеет каждый трудоустроенный гражданин РФ. Порядок оформления и возврата документов регламентируется Постановлением за № 225 от 16. 04.2003 и за № 69 от 10.10.2003. Юридическая процедура требует соблюдения порядка расторжения трудового договора. Поэтому основания для прекращения правоотношений между работодателем и подчиненным изложены в главе 13 ТК РФ. К ним относятся:

соглашение сторон и обстоятельства, не зависящие от их волеизъявления;
окончание срока рабочего контракта;
уход сотрудника по собственной инициативе;
отказ трудиться в связи с изменением служебных функций либо по состоянию здоровья;
нарушение пунктов трудового соглашения.

Согласно п.1 статьи 84, регламентирующей общий порядок прекращения трудового договора, увольнение оформляется приказом руководителя. По требованию подчиненного он обязан выдать все необходимые расчетные бумаги, а также выплатить положенные денежные компенсации. Эта же статья допускает пересылку документа о трудовом стаже почтой, но только, если ее владелец оформит письменное согласие.

Многие недобросовестные граждане намеренно не приходят за расчетом в последний день работы, надеясь таким способом получить от организации дополнительное денежное возмещение за задержку документов. Это описано в п. 4 Постановления Правительства «О трудовых книжках». Однако если директор правильно проведет процедуру увольнения, он может избавить компанию от ненужных расходов и избежать административного наказания.

Основной порядок увольнения сотрудника

Процедура расторжения трудового договора состоит из нескольких этапов, каждый из которых оформляется документально.

Издается приказ об увольнении, в котором указывается основание такого действия (статья ТК РФ).
Документ направляется подчиненному для ознакомления письменно под роспись (указывается также дата), а затем в кадровую службу для его регистрации в специальном журнале учета.
Составляется акт, если работник отказался признавать приказ действительным.
Производится перерасчет заработка, компенсационных выплат за отпуск, бюллетень, выходного пособия.

Внимание! В последний день работы выдаются: трудовая книжка, копии справок и других документов, необходимых для устройства на новое место, начисленные денежные средства.

Пересылка трудовой книжки по почте

Законодатель допускает вероятность отказа увольняющегося от получения расчета по разным обстоятельствам, и четко разъясняет действия руководства предприятия. За несоблюдение предписанных требований его могут привлечь к административной ответственности. Меру наказания определяют на основании КоАП, ч. 1 ст. 5.27:

по ст. 234 ТК РФ – за несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки;
по ст. 84.1ТК РФ – за отправку документа, определяющего стаж, при отсутствии согласия его владельца.

Для подтверждения намерений руководства по поводу высылки ТК, бывший работник обязан дать свое согласие в письменной форме.

Причины пересылки

Чтобы разобраться, как отправить трудовую книжку по почте, целесообразно рассмотреть факторы, влияющие на возникновение подобных ситуаций.

Сотрудник работает в одном из филиалов компании, который расположен в другом городе, тогда как администрация и руководство находятся в головном офисе.
Специалист был направлен в служебную командировку, на практику или стажировку, где и принял решение уволиться. В связи с этим он составил и послал заявление с просьбой выслать его расчетные документы по почте.
Работник планировал уход с работы сразу по окончании отпуска, и в ходатайстве содержалась просьба считать датой увольнения последний день отдыха.
Разрыв производственных отношений обусловлен приговором суда либо инициативой администрации вследствие нарушения подчиненным правил трудового договора.
Увольнение сотрудницы, находящейся в декрете, на основании ее собственного заявления.

Отправить трудовую книжку увольняющемуся гражданину разрешается, если он сам просит об этом. Следует учитывать, что основание для подобного действия должно быть веским, в противном случае оно расценивается, как способ скрыть задержку выдачи документов из-за собственной халатности со всеми вытекающими последствиями.

Обязательные условия

Если сотрудник после увольнения не забрал из отдела кадров свою трудовую книжку, работодатель обязан действовать в соответствии с нормативами ТК РФ и правилами ведения и хранения формуляров. Не стоит бежать в ближайшее почтовое отделение и отсылать его в срочном порядке. Целесообразно поступать последовательно.

Удостовериться, что формуляр принадлежит уволившемуся подчиненному.
Выяснить, находится ли он в городе, а также располагает ли он временем, чтобы забрать трудовую книжку собственноручно.
При отсутствии возможности найти бывшего работника, можно связаться с его родственниками.

Важно знать! И только если при выполнении всех условий войти в контакт с уволившимся гражданином не удалось, следует переслать документ о трудовом стаже и другие расчетные бумаги через почтовую службу России. Сделать это необходимо в течение нескольких дней, так как он может подать в суд, и работодателю придется выплачивать штраф и моральный ущерб.

В каком случае отправлять нельзя

Законодательством предусмотрен ряд правил, которые руководство обязано соблюдать, намереваясь отправлять трудовую книжку через почтовую связь. При этом он должен учесть тот факт, что направление формуляра без письменно подтвержденного согласия уволившегося сотрудника категорически недопустимо. Нельзя пересылать документ о стаже и в случае смерти работника. При возникновении подобных ситуаций трудовая передается в кадровую службу для хранения, где находится в течение двух лет. Далее его перемещают в архив, где срок содержания бланков составляет 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Основные этапы процедуры увольнения выполняет кадровая служба. Ее представители несут ответственность за своевременную выдачу документа о трудовом стаже, копий справок и других бланков. Если сотрудник не получил полный расчет в день ухода из компании, или не пожелал забрать формуляр, возникает необходимость пересылки по почте. Законодательством предусмотрен порядок выполнения этой процедуры.

Уведомление

Чтобы воспользоваться услугами почтовой связи и доставить трудовую книжку ее владельцу, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с рекомендацией явиться за документами в назначенный срок. Текст письма составляется произвольно, однако, в ст. 84.1 ТК РФ предъявляет определенные требования к его оформлению. Документ должен содержать следующие данные.

ФИО работника в том виде, как они указаны в трудовом договоре и прочих бланках.
Адрес места жительства или регистрации.
Реквизиты организации или ИП, которая направляет уведомление.
Регистрационный номер (исходящий) и дата составления.

Здесь же должна содержаться информация, что ранее документ не был получен ни одним из доступных способов, а также необходимость:

лично явиться в кадровую службу за трудовой;
дать согласие на пересылку, если прийти не представляется возможным.

Руководитель организации должен поставить свою подпись, дату и печать. Далее в присутствии трех лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать формуляр и не оформил письменное согласие на отправку другим способом.

Заявление и согласие сотрудника

Сотрудник в свою очередь также должен быть заинтересован в получении документа, ведь в нем отражается его трудовой стаж, позволяющий оформить достойную пенсию по старости. Поэтому у него есть два варианта:

забрать формуляр собственноручно, явившись в кадровую службу компании;
дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае использования второго пункта, документ должен отражать следующие моменты.

ФИО сотрудника в том виде, как они указаны в официальной документации.
Адрес места проживания или регистрации.
Номер и дата составления, а позже расторжения трудового договора.
Текст согласия на пересылку трудовой книжки по указанному адресу (прописывается полностью).
Подпись заявителя с расшифровкой, дата составления.

Внимание! Поскольку установленного образца для оформления данного документа не существует, может быть использована произвольная форма.

Сопроводительное письмо с описью

Чтобы быть уверенным, что трудовая книжка дошла до адресата, необходимо отправить конверт с официальными бумагами заказным или ценным письмом. Такую услугу предоставляет почта России. Для сохранности внутреннего содержимого должна быть оформлена опись вложения.

Сопроводительное письмо содержит реквизиты, позволяющие отследить путь и судьбу пересылаемых бланков. Поскольку унифицированной формы также не существует, составлять его можно в произвольном виде. Основным требованием является внесение определенного перечня данных.

Реквизиты работодателя и его уполномоченного представителя в лице директора.
Его контактные данные для оперативной связи.
Текст письма, в котором содержится цель отправки документов и указание на наличие их в описи.
Подпись фактического исполнителя с расшифровкой и дата составления.

К письму прилагается перечень бумаг, который оформляется самостоятельным документом по форме № 107, утвержденной ФГУП «Почта России» 10. 05.2012. Он фиксируется штампом отделения-отправителя и запечатывается в индивидуальный конверт.

Варианты пересылки

На сегодняшний день самым надежным вариантом передачи информации считается почта России. Благодаря четкому внутреннему распорядку, который позволяет справляться с возникновением внештатных ситуаций, любой высланный документ доходит до адресата. В противном случае он возвращается обратно отправителю. При использовании такого варианта риски утери сводятся к минимуму, а почтовые уведомления и все необходимые отметки являются доказательством того, что работодатель выполнил свои функции в соответствии с установленными требованиями.

Однако отправка почтой России – не единственный вариант передачи формуляра. Получатель может самостоятельно определить, как забрать трудовую книжку – по почте или другим удобным способом.

Доступный почтовый оператор. Условия отправки пересылки и оплаты согласовываются письменно. Поскольку не исключена возможность утери документа, заявитель не должен предъявлять претензий при возникновении подобной ситуации.
Курьерская служба. Отправка таким способом возможна при согласии бывшего сотрудника. Условия пересылки также фиксируются в письменном виде. Однако все риски, связанные с утерей официальных бланков ложатся на получателя.
Сторонний представитель. Уволившийся работник должен оформить у нотариуса доверенность на любого человека, которому он доверяет. Отдел кадров вправе выдать трудовую книжку только после предъявления документа уполномоченным лицом.

Внимание! Независимо от выбранного способа отправки формуляра, обе стороны обязаны сохранить все квитанции, бланки уведомлений, отчетов, подтверждающих факт пересылки и получения документа. Это позволит избежать недоразумений и предотвратит судебные разбирательства.

В каком случае трудовая книжка отправляется без согласия

Несмотря на установленный законом порядок выдачи трудовой книжки при увольнении, в жизни возникают ситуации, когда от работодателя требуется проявить собственную инициативу и отправить этот документ по почте на домашний адрес уволившегося подчиненного. Это необходимо в следующих случаях.

Работник категорически не желает получать расчет в последний день пребывания на предприятии, забирать трудовую книжку и копии справок, а также причитающиеся выплаты.
Увольнение произошло по инициативе работодателя, и обиженный подчиненный решил выразить протест, отказавшись участвовать в процедуре: не ставит подписи на расчетных бланках (приказе, согласии и пр.) и не забирает документ о трудовом стаже.
Сотрудник не вышел на работу в день увольнения, но руководителю известно место его проживания. Если адресат проигнорировал необходимость поставить свою подпись на полученном бланке уведомления, директор вправе выслать ему расчетные документы.

Совет! Следует помнить, что трудовая книжка – официальный бланк, поэтому пересылка должна осуществляться ценным письмом, в которое вкладывается составленная заранее опись содержимого конверта. Это позволит избежать жалоб со стороны уволившегося сотрудника.

Ошибки работодателя при отправке трудовой по почте

Нередко даже опытные руководители способны совершать грубые ошибки при выдаче трудовой книжки, если уволившийся сотрудник не смог (или не захотел) забрать ее лично.

Документ о трудовом стаже решено было передать через близкого родственника, который работает в этой же компании. В случае ее утери владелец вправе обратиться в трудовую инспекцию, и работодателю будет грозить солидный штраф.
Работник не получил расчет, поскольку отсутствовал на работе, поэтому трудовая была отправлена почтой на следующий день. Здесь налицо нарушение процедуры увольнения. Вначале нужно было направить уведомление, получить письменное согласие и договориться о способе передачи основного документа.
Бланк о рабочем стаже был отправлен его владельцу на основании согласительного письма, полученного по электронной почте. Такая форма деловой переписки не признается официальной, поэтому суд может квалифицировать это как отсутствие согласия.
Трудовая книжка была выслана обычным письмом, а не заказным. Отсутствие уведомления и отметки об отправке также считается поводом для обращения в ГИТ.
Документ был вручен представителю уволившегося сотрудника на основании его письменного ходатайства. Поскольку оно не подтверждается оформленной нотариально доверенностью, то не может иметь юридической силы. Следовательно, работодатель вновь нарушил процедуру.
Отправка трудовой книжки за рубеж. Согласно указаниям Роструда запрещено пересылать по почте не только этот документ, но также военный билет и удостоверение личности. При выезде гражданина на ПМЖ в другую страну, он обязан сдать все указанные бланки, получив взамен справки соответствующего образца.

Чтобы избежать недоразумений и не нарушать закон, рекомендуется передавать трудовую книжку непосредственно в руки ее владельца либо высылать по почте при наличии его письменного согласия.

Одной из обязанностей администрации, подтвержденных законодательно, считается выдача подчиненному трудовой книжки не позднее дня увольнения. Если же он по каким-либо причинам отсутствовал на производстве либо намеренно отказался от получения бланка, директор обязан направить по почте письменное уведомление и заручиться согласием сотрудника (а в случае смерти – его родных). С этого момента работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу документа. Владелец книжки должен понимать важность ее получения, и знать, что без согласия ее пересылка запрещена.

Как уволиться по почте

Увольнение по почте — это процедура расторжения трудового договора, к которой прибегает работник, не имеющий возможности подать заявление лично. Возможно, он находится в отпуске или на больничном. В таком случае важно правильно определить дату увольнения.

Способы подачи заявления

В соответствии со статьей 80 ТК РФ , работник, который решил уволиться, обязан письменно предупредить о своем намерении работодателя не менее чем за две недели. Существует несколько способов сделать это:

Отнести соответствующее обращение лично руководителю или в отдел кадров.
Отправить заявление об увольнении по почте работодателю. В таком случае его необходимо направить в адрес организации заказным письмом с уведомлением. Ж елательно, чтобы заявитель оформил опись вложения во избежание разногласий по поводу содержимого письма. Порядок получения, обработки и доставки заказных писем определяется приказом Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 № 234.
Направить телеграмму. В соответствии с приказом Мининформсвязи РФ от 11.09.2007 № 108, для ее составления потребуется:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность отправителя и образец его подписи;
- бланк заявления, содержание которого должно полностью соответствовать тексту телеграммы.
Принимающий телеграмму оператор проставляет на ней отметку «Заверено», тем самым подтверждая соответствие текста и подписи отправителя.
Написать на электронный адрес, обязательно заверив письмо электронной цифровой подписью. В соответствии с содержанием Федерального закона от 06.04.2011 № 63, электронный документ, оформленный надлежащим образом, имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный эквивалент.

Образец заявления

О том, что работник вправе уволиться дистанционно, свидетельствует не только отсутствие прямого запрета в трудовом законодательстве, но и содержание письма Роструда от 05.09.2006 № 1551-6 и судебная практика: Апелляционное определение Московского городского суда от 18.10.2016 № 33–41424/2016 и Ростовского областного суда от 01.07.2014 № 33-8091/2014).

Когда увольнять

В случае дистанционного уведомления работодателя об уходе имеет значение дата получения письма организацией, а не число его отправки, поэтому отвечая работнику на вопрос, как отправить заявление об увольнении по почте, обратите его внимание на это обстоятельство. Так, двухнедельная «отработка» начинается на следующий календарный день после получения работодателем заявления. Если письмо было отправлено 1 декабря, а пришло в компанию лишь 15-го, то отсчет двухнедельного срока начнется с 16 декабря, а датой увольнения станет 29 декабря.

Трудовое законодательство предусматривает и ситуации, когда работник вправе уволиться в удобное для него время. В частности, к таким случаям относится поступление в высшее учебное заведение, выход на пенсию, выявление нарушений законодательства со стороны работодателя и др.

Рассмотрим конкретные случаи определения даты увольнения.

14-й календарный день после получения заявления.

Вы не можете уволить сотрудника до истечения двухнедельного срока, даже если письмо было отправлено месяц назад. Таким способом государство защищает интересы трудящихся, в том числе их право пересмотреть свое решение.

Если письмо пришло в организацию раньше чем за 2 недели до указанного числа, то увольнение должно произойти в день, выбранный сотрудником. На протяжении всего этого времени он может передумать увольняться, и закон на его стороне (абзац. 4 ст. 80 ТК РФ).

Если письмо пришло в организацию позже чем за 2 недели до указанного числа, то расторгнуть договор разрешается и той датой, которую выбрал он, и по истечении установленных законом 14 дней — все зависит от решения руководства.

В случае, если вы выберете первый вариант и издадите приказ об увольнении работника указанным в его письме числом, то тем самым вы согласитесь с его просьбой расторгнуть договор до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении. С юридической точки зрения это выглядит как письменное соглашение между работником и работодателем. О тозвать свое заявление сотрудник сможет только до того дня, которое он указал в своем заявлении.

Если же вы пойдете по пути сохранения двухнедельной «отработки» и не согласитесь расторгать договор до истечения 14 дней, то работник сохранит свое право передумать в течение всего этого времени.

Если письмо пришло позже указанной в нем даты, то увольнять сотрудника надо по истечении установленного законом двухнедельного срока после его получения. Издавать приказ задним числом недопустимо. Также вы не имеете права оформить увольнение в день получения бумаги, поскольку в таком случае дата расторжения договора не считается согласованной между работником и работодателем.

Как поступить с расчетом и трудовой книжкой

Если сотрудник не смог присутствовать лично и отправил заявление на увольнение по почте, то не исключено, что и прийти за трудовой он тоже не сможет. В таком случае необходимо отправить на его адрес уведомление, в котором следует указать:

сведения о расторжении трудового договора: причина и реквизиты;
предложение направить трудовую книжку по почте;
просьба написать письменное согласие на отправку и почтовый адрес;
сведения о режиме работы кадровой службы, если уволенный сотрудник все же захочет забрать трудовую книжку лично.

Также в последний день работы компания должна произвести с работником расчет, выплатив ему:

заработную плату за отработанные дни;
компенсацию за неиспользованный отпуск;
премии, выходное пособие и иные выплаты, предусмотренные коллективным или трудовым договором, либо иными внутренними актами компании.

Если вы выдавали заработную плату наличными деньгами, то в указанном выше уведомлении добавьте пункт о том, что работнику необходимо приехать в рабочее время и получить деньги в кассе.

Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
записи формулируются в установленной законом форме;
последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
отдана родственнику увольняемого;
переслана с помощью почты;
сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
- заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
- вписывание формулировки об увольнении.
Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

Порядковый номер записи.
Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
Реквизиты приказа без сокращений.
Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.

Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.

В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

Отправление трудовой книжки через почтовое отделение

Содержание

Стандарты трудовой книжки
В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?
Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение
Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?
Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения
Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению
Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение
Ответы на часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.

Стандарты трудовой книжки

Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним;

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ).

Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

отсутствует или не подписан обходной лист;
не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:

грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:

отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.

Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.

Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.

Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?

Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.

отправку по почте с указанием даты пересылки;

До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.

Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения

Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.

Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.

Еще одна распространенная ошибка — когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.

Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению

Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:

невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
причину неявки;
просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
свой адрес для пересылки;
дату увольнения и написания заявления.

Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.

Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение

Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.

Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.

Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Как высчитать период, за который предусмотрено взыскание при задержке выдачи документа?

Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?

Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).

Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?

Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?

Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.

Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?

Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).