Что надо знать про разъездной характер работы сотрудников. Касается не только водителей
Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему‑то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться.
Основные признаки разъездной работы
Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.
Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.
Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т.д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.
Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, что носящей разъездной характер считается работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.
Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209ТЗ.
То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.
Вопрос: распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?
Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.
Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.55596 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, Методическим рекомендациям № 118/24009 «Гигиеническая оценка вредных производственных факторов и производственных процессов, опасных для репродуктивного здоровья человека», утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 12.07.2002 № 118/24009, Гигиеническим рекомендациям к рациональному трудоустройству беременных женщин, утвержденным Госкомсанэпиднадзором 21.12.1993, Минздравом 23.12.1993.
И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше — например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).
Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.
Как устанавливается разъездной характер работы?
Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.
Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
В трудовом договоре с работником может быть указана территория, в пределах которой будет осуществляться работа (например, «в пределах г. Москвы и Московской области»).
Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.
В отношении сотрудников бюджетных учреждений с разъездным характером работы следует заполнять табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Время, проведенное в поездках, будет отражаться буквенным кодом «Ф» — фактически отработанные часы. При этом организация вправе дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.
Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рбочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.
Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?
Требований об оформлении какихлибо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.
Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).
Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.
Приведем примерную форму маршрутного листа.
МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ
служебных поездок работника __________________________
(наименование предприятия)
на __________2019 года
Сотрудник: _______________________________________
Должность: _______________________________________
№ п/п | Наименование организации | Адрес | Цель поездки | Вид транспорта | Подтверждающий документ | Время (ч, мин.) | Подпись принимающей стороны |
1 | |||||||
2 | |||||||
. | . | . | . | . | . | . | . |
Руководитель подразделения Работник
Ф.И. О. _______________________Ф.И. О._______________________
Маршрутный лист получен “__“__________2019 года.
Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?
Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.
Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными.
Порядок оформления документов, подтверждающих расходы
В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.
Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.
При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.
Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы. Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (Письмо Минтрда РФ от 30.09.2014 № 174/В-462).
Эти компенсации освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т.п.
Вопрос: в какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?
Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки”, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.
К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.
Ранее в Указании № 3210У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных.
Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.
При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.
Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.
В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, — то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т.д.
Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.
Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.
При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».
Разъездной характер работы что это такое
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Можно ли установить разъездной характер работы директору организации, который в силу специфики деятельности совершает частые поездки в разные населенные пункты, в таких поездках выполняет свою трудовую функцию? Можно ли в трудовом договоре установить, что территорией для разъездов является не только город Санкт-Петербург, где организация зарегистрирована, но и другие территории Российской Федерации? Как квалифицировать поездки директора за пределы страны? Можно ли их считать служебными поездками работника с разъездным характером работы?
Можно ли установить разъездной характер работы директору организации, который в силу специфики деятельности совершает частые поездки в разные населенные пункты, в таких поездках выполняет свою трудовую функцию? Можно ли в трудовом договоре установить, что территорией для разъездов является не только город Санкт-Петербург, где организация зарегистрирована, но и другие территории Российской Федерации? Как квалифицировать поездки директора за пределы страны? Можно ли их считать служебными поездками работника с разъездным характером работы?
Ст. 57 ТК РФ называет такие разновидности характера работы, как подвижной, разъездной, в пути. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Трудовой кодекс РФ не раскрывает понятия “разъездная работа”*(1). По нашему мнению, разъездная работа характеризуется перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому, когда у работника нет постоянного, стационарного рабочего места. К разъездной работе относится, например, работа курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона, водителя. Вместе с тем, поскольку в трудовом законодательстве понятие “разъездной характер работы” отсутствует, полагаем, что решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе разъездного характера принимается организацией самостоятельно (смотрите, например, решение Кировского районного суда г. Уфы Республики Башкортостан от 12.05.2016 по делу N 2-5952/2016 и решение Советского районного суда г. Тулы Тульской области от 27.03.2019 по делу N 2-623/2019).
Исходя из положений части второй ст. 168.1 ТК РФ, перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Кроме того, согласно абзацу второму части второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно должно быть указано место работы. В ситуации, когда работнику устанавливается разъездной характер работы, если такая работа осуществляется в пределах одного населенного пункта, в трудовом договоре достаточно указать этот населенный пункт. Если же работник выполняет свои обычные трудовые обязанности в том числе за пределами одного населенного пункта, то, по нашему мнению, в трудовом договоре следует указать территорию, в пределах которой работник будет выполнять работу. Тем самым стороны трудового договора адекватно зафиксируют место работы работника, как того требует ст. 57 ТК РФ.
Из ст. 13 ТК РФ следует, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, содержащие нормы трудового права, действуют только на территории России. На основании статей 10, 11 и 13 ТК РФ мы приходим к выводу о том, что выполнение работы по трудовому договору на территории иностранного государства возможно, однако на такие трудовые отношения российское законодательство по умолчанию не распространяется. Полагаем, что условие трудового договора с разъездным характером работы о совершении служебных поездок директора за пределы Российской Федерации не будет противоречить закону в том случае, если в качестве территории, на которой работник будет выполнять свою работу, будет определена территория иностранного государства, с которым Российская Федерация заключила международный договор, позволяющий применять российское трудовое право на его территории*(2). Если международный договор с соответствующим государством не заключен, полагаем, поездки директора за пределы нашей страны следует оформлять как служебные командировки.
Таким образом, мы считаем, что разъездной характер работы может быть установлен в том числе и в отношении руководителя, если в целях выполнения своих должностных обязанностей ему необходимо совершать служебные поездки из одного населенного пункта в другой (смотрите также ответ специалистов Роструда на вопрос, размещенный на портале “Онлайнинспекция.РФ”). Если должность директора отнесена локальным нормативным актом к должностям сотрудников, которым установлен разъездной характер работы, и в трудовом договоре директора закреплено условие об этом, то поездки директора можно считать служебными в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ. Условие о месте работы в рассматриваемой ситуации может выглядеть следующим образом: “Местом работы является город Санкт-Петербург. Разъездная работа осуществляется по городу Санкт-Петербург и другой территории Российской Федерации”.
Согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Соответственно, на такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение). Время служебных поездок работников с разъездным характером работы не делится на дни выезда, приезда, время в пути и другое. Все время служебной поездки такого работника считается временем выполнения им трудовой функции, и работнику начисляется не средний заработок, а заработная плата в обычном размере*(3). Размеры и порядок возмещения указанных в части первой ст. 168.1 ТК РФ расходов, связанных со служебными поездками работников, в том числе расходов на проезд, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Действующее законодательство не содержит правила о том, что работник, которому установлен разъездной характер работы, может совершать служебные поездки только из того населенного пункта, который указан в трудовом договоре в качестве условия о месте работы. Отправление работников в служебную поездку из любого места, где они фактически находятся (проживают), не противоречит характеру разъездной работы, и, по нашему мнению, не может служить основанием для отказа работодателя в возмещении работникам расходов на проезд.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Ответ прошел контроль качества
6 февраля 2020 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Отметим, что в некоторых ведомственных актах изложены определенные указания относительно того, что считать разъездным характером работы. Так, по мнению руководства МЧС России, разъездной характер работы – это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства (Примечание к Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС РФ от 10.01.2008 N 3).
*(2) Смотрите, например, ст. 44 Договора между Российской Федерацией и Республикой Польша о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Варшава, 16.09.1996), ст. 44 Договора между Российской Федерацией и Социалистической Республикой Вьетнам о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Москва, 25 августа 1998 г.), ст. 26 Договора между Российской Федерацией и Монголией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Улан-Батор, 20.04.1999).
*(3) В соответствии со ст. 313 ТК РФ лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, законодательством устанавливаются государственные гарантии и компенсации. Все эти гарантии и компенсации предусмотрены главой 50 ТК РФ. В частности, ст.ст. 315-317 ТК РФ предусмотрено, что оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате. Из преамбулы Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-I “О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях” и ст.ст. 129, 146, 315 ТК РФ можно сделать вывод, что для применения к заработной плате районного коэффициента и выплаты процентной надбавки к заработной плате за стаж работы имеет значение только то, работают ли фактически работники в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Аналогичной позиции придерживается и Верховный Суд РФ (п. 1 Обзора от 26.02.2014). Следовательно, за период времени, когда работник фактически будет осуществлять свою трудовую деятельность в районах Крайнего Севера или приравненной к ним местности, оплата труда осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате (смотрите также ответы Роструда на вопрос 1, вопрос 2, вопрос 3, размещенные на информационном портале “Онлайнинспекция.РФ”).
Понятие разъездного характера работы и его оформление
Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?
В компании часто присутствуют сотрудники, выезжающие по служебным заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие функции по ремонту в офисах клиентов, торговые представители, направляющиеся для проведения переговоров о реализации товаров, водители, курьеры. Согласно Трудовому Кодексу РФ передвижения работников подразделяются на служебные командировки и работы разъездного типа.
Критерии разъездной трудовой деятельности
Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):
- в экспедиции;
- в полевых условиях;
- в пути;
- разъездную работу.
Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:
- Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
- Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
- Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.
Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.
Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.
Различия между поездками и командировками
Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).
Вопрос: Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы?
В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на счет работника в банке. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на счет работника в банке. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе НДС 54 руб.), на наем жилого помещения — 10 620 руб. (в том числе НДС 1 770 руб.), суточные — 5 000 руб. После утверждения авансового отчета перерасход возмещен работнику путем перечисления денежных средств на его счет в банке.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ
За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:
- трат на проезд;
- затрат по оплате места проживания;
- иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
- затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).
Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.
В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).
Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).
Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.
Какие документы надо будет оформить
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):
- трудовое соглашение;
- договор с коллективом;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:
- ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.
Порядок оформления
Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).
Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.
Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).
Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.
Распоряжения в связи с разъездной деятельностью
В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.
Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).
В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.
Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.
Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).
Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):
- номер документа, его наименование;
- время действия документа;
- информация о собственнике автомобиля;
- данные водителя ТС;
- данные транспортного средства.
Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.
Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.
Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.
Пример приказа об утверждении списка должностей
Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)
Приказ № 1001-П
об утверждении должностей работников,
постоянная работа которых носит разъездной характер
Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,
Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
— курьер;
— водитель;
— страховой агент;
— помощник юриста.
Генеральный директор _________/Иванов А.А./
Возмещение расходов на поездки
При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.
- Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
- Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.
Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.
Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.
- Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
- Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.
Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.
Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.
Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).
Размер возмещения
Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.
По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.
Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.
Налогообложение расходов по поездкам
Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).
При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).
Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).
Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.
Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.
Важность корректного оформления документации
Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.
В ситуации, когда вид деятельности не отмечен в трудовом договоре, но предоставлены его документальные подтверждения, судебное решение может признать его таковым.
Пример
Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.
Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.
Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, 25.10.2011).
Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.
Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.
Судебная коллегия решение областного суда не изменила.
Преимущества занятости с разъездами
Характер труда сотрудника разъездами имеет определенные преимущества для компании, выражаемые в следующих моментах:
- Уменьшения документооборота по служебным поездкам сокращает их администрирование.
- Облегчается учет рабочего времени и расчет оплаты, так как отсутствует необходимость ведения авансовых отчетов. Получается более точная оценка предстоящих в целом трат по оплате труда.
- Затраты на оплату труда уменьшаются. Вместо среднего заработка, начисляемого при командировках, трудящемуся выплачивают должностной оклад. При наличии дополнительных выплат к окладу, его величина будет ниже размера среднего заработка.
Предприятие получает налоговые преимущества из-за отсутствия необходимости создания обособленного подразделения в местности (территории), где занят сотрудник компании.
Без страховых взносов и НДФЛ
Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.
Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?
Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:
в пути (напр., водители);
имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);
в полевых условиях (геологи);
в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).
Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.
! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», – уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ.
Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.
Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).
Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:
перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;
локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).
! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами – постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).
Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?
Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:
расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);
найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).
Никаких страховых взносов и НДФЛ
На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).
«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».
Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.
Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, – делают выводы сотрудники Департамента.
Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).
Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя – компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.
Экономим на практике
Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.
Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.
Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:
работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);
работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;
в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.
Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов – около 140 000 руб. При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было. И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.
Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.
В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:
140 000 руб. на страховых взносах;
58 500 руб. на НДФЛ.
ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:
установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);
установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).
осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.
1 Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).
Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор
Что такое разъездной характер работы с точки зрения трудового законодательства и как правильно отразить его в кадровых документах? Объясняют эксперты.
Как правильно заключить трудовой договор
Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства
В силу абзаца 8. ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на разъездной характер работы. Одновременно следует в трудовом договоре разделить понятия «разъездная работа» и «командировка», указать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной, например, в пределах г. Москвы и Московской области. Закон не запрещает установить территорию разъездной работы в пределах всей Российской Федерации.
В договоре необходимо указать сотрудников или должности, чья работа носит разъездной характер, а также соответствующий перечень работ и профессий.
Работодателю следует издать журнал регистрации поездок, который помогает контролировать служебные перемещения работников, а работникам, в случае возникновения конфликта, доказать факт отсутствия прогула на рабочем месте.
Александр Янюшкин, старший юрисконсульт центра правового обслуживания
Более предпочтительным для работодателя является определение условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах, так как внесение изменений в коллективный договор или соглашение — более сложная процедура: должно быть достигнуто соглашение между представителями работников и работодателя (ст. 44, ст. 49 ТК РФ).
Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники при приеме на работу должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, коллективным договором.
Условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор (п. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В локальном нормативном акте о разъездном характере работы целесообразно фиксировать порядок направления работника в служебную поездку: в какой форме оформляется поручение работодателя, каким образом оно доводится до сведения работника, в какой форме и в какой срок работник отчитывается о результатах служебной поездки.
Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.
Александр Тарасов, генеральный директор компании «АВТ Консалтинг»
Существует два вида условий, которые включаются в трудовой договор: обязательные и дополнительные. Условие о разъездном характере работы является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если данное условие не отражено в трудовом договоре, оно должно определяться дополнительным соглашением либо приложением к трудовому договору. Конкретные работы, профессии и должности закрепляются в локальных актах либо коллективных договорах и соглашениях (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). По сути, проще разработать локальный акт, который будет регулировать все вопросы, связанные с разъездной работой.
Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.
Если говорить о плюсах для обеих сторон, при разъездной работе работодателю не нужно оформлять командировочные документы и платить средний заработок. Освобождение от бумажной волокиты и лишних выплат — существенный плюс. С точки зрения положенных выплат работнику лучше отправиться в служебную командировку.
Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ
Разъездной характер работы отдельных должностей работников оформляется следующим образом:
- в коллективном договоре (при его наличии) или в локальном нормативном акте организации (приказе руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определяются формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников;
- в трудовом договоре с работником.
Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — процедура довольно длительная.
В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.
Плюсы и минусы для работника и работодателя
Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания
Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.
Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.
Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.
Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD
Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.
В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.
Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.
Какие расходы нужно возместить работнику
Юлия Жижерина, эксперт Русской Школы Управления по трудовому праву
При возмещении расходов можно использовать два варианта:
1. Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома (ст. 168.1 ТК РФ). Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты).
2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами. Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора (ст. 168.1 ТК РФ).
Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ
Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор (ст. 168.1 ТК РФ).
Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает. Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин. Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником.
В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты. В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок. При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.
Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.
Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.
В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как правильно установить разъездной характер работы
Трудовое законодательство разделяет командировку и служебную поездку работника с разъездным характером работы, а также устанавливает различный способ их правового регулирования.
Рассмотрим, в чем разница между обычной служебной командировкой и служебной поездкой работника с разъездным характером работы (Таблица).
Таким образом, разъездной характер работы не является командировкой, имеет другое правовое регулирование, а значит, требует других способов оформления.
КОМУ УСТАНОВИТЬ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?
В ТК РФ положения о разъездном характере работы можно найти лишь в ст. 168.1. Однако здесь нет ни определения разъездного характера работы, ни указания на то, каким работникам его можно установить.
Обратимся к другим нормативным правовым актам. Например, согласно п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и п. 2.2 Порядка и условий направления (командирования) военнослужащих и лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющих специальные звания полиции, войск национальной гвардии Российской Федерации в служебные командировки к работникам с разъездным характером работы относят тех, кто совершает регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков) и имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
Роструд отмечает, что разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.
Трудовое законодательство не содержит перечней должностей или видов выполняемых работ, согласно которым можно установить работнику разъездной характер работы. Из этого следует, что организации имеют право самостоятельно решать, каким именно работникам следует его устанавливать.
Часто разъездной характер работы устанавливают менеджерам по продажам, водителям, курьерам. Бывает, что график помощника руководителя забит служебными поездками: встречи, конференции, посещение подразделений организаций или госорганов по поручению руководителя.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ организация должна установить перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте (далее – ЛНА).
КАК УСТАНОВИТЬ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?
Чтобы у проверяющих не возникло вопросов по учету расходов, связанных с разъездным характером работы, Роструд рекомендует:
- утвердить перечень работ, профессий и должностей, работа которых носит разъездной характер, в коллективном договоре, соглашении, ЛНА;
- прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ);
- отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с сотрудником (ст. 57 ТК РФ).
Ю.Ю. Жижерина, директор компании «Мир трудовых отношений»
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2019.
